Учет доходов и НДФЛ при межрасчетных выплатах

Нормативная база

Датой фактического получения дохода признается день его выплаты, в том числе день перечисления дохода на банковские счета налогоплательщика (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Особенности для отдельных видов доходов

При получении дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах по заемным (кредитным) средствам датой фактического получения дохода для целей исчисления НДФЛ признается последнее число каждого месяца в течение всего срока пользования заемными (кредитными) средствами.

В отношении командировочных расходов (суточные сверх установленных лимитов, а также неподтвержденные документально расходы) датой фактического получения дохода считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.

При получении дохода в натуральной форме датой фактического получения дохода признается день его передачи налогоплательщику (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).

В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны произвести удержание исчисленной суммы налога непосредственно из доходов налогоплательщика в момент их фактической выплаты.

В случаях, когда доход выплачивается в натуральной форме либо в виде материальной выгоды, удержание налога осуществляется налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых данному налогоплательщику в денежной форме. При этом предельный размер удержания не может превышать 50 процентов суммы денежного дохода (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

 

Сроки перечисления удержанного НДФЛ в бюджет

Установлены следующие сроки уплаты налога:

• при удержании налога в период с 1-го по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца;
• при удержании налога в период с 23-го по последнее число месяца – не позднее 5-го числа следующего месяца;
• при удержании налога в период с 23 декабря по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня текущего года.

В случае если последний день срока уплаты налога приходится на нерабочий (выходной или праздничный) день, перечисление налога допускается произвести в ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Доходы, выплачиваемые сотрудникам в период между датами плановых выплат заработной платы (межрасчетные выплаты), оформляются в учетной системе с использованием следующих документов:

• Разовое начисление;
• Премия;
• Простой, отстранение от работы;
• Командировка;
• Отпуск;
• Больничный лист;
• Материальная помощь;
• Оплата дней по уходу за детьми-инвалидами;
• Отсутствие с сохранением оплаты;
• Увольнение;
• Выплата бывшим сотрудникам;
• Начисление прочих доходов;
• Начисление по договорам;
• Дивиденды;
• Доход в натуральной форме;
• Приз, подарок.

 

Определение даты фактического получения дохода

В общем порядке датой фактического получения дохода признается день его выплаты, в том числе день перечисления дохода на банковские счета налогоплательщика (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

В документах, предназначенных для регистрации межрасчетных начислений, дата фактического получения дохода автоматически определяется исходя из планируемой даты выплаты, указываемой в соответствующем документе.

 

 

В документе «Отпуск» по умолчанию предусмотрено, что выплата отпускных сумм осуществляется в межрасчетный период. Поле «Планируемая дата выплаты» автоматически заполняется датой, определяемой как три календарных дня до даты начала отпуска.

Важно: при необходимости дата выплаты может быть скорректирована вручную. При изменении даты начала отпуска значение в поле «Планируемая дата выплаты» пересчитывается системой автоматически.

В остальных документах, используемых для оформления межрасчетных начислений, плановая дата выплаты по умолчанию проставляется как дата, следующая за текущей системной датой компьютера.

 

 

При оформлении выплаты зарплаты (через банк, кассу или раздатчика), программа сама уточняет дату фактического получения дохода. Для этого в нижней части документа есть поле «Дата выплаты» – оно автоматически заполняется датой из ведомости.

Это сделано для того, чтобы не приходилось вручную править документы начисления, если реальная дата выплаты отличается от запланированной. Программа подставляет дату ведомости, и всё отражается автоматически.

Но бывает, что и дата в ведомости не совпадает с реальной датой выплаты, а менять ведомость уже поздно (например, она проведена). В таких случаях можно использовать документ «Подтверждение выплаты доходов». Его создают на основании ведомости и указывают в нём фактическую дату, когда деньги были реально выплачены. Эта дата и станет считаться датой получения дохода. Если есть подтверждение из банка, то дата берётся из него.

В программе отдельно учитывается, сколько налога исчислено и сколько фактически удержано. По закону (п. 4 ст. 226 НК РФ) налоговый агент должен удержать НДФЛ непосредственно при выплате дохода. В программе удержание происходит в момент проведения документа выплаты, и дата удержания совпадает с датой выплаты, указанной в документе.

 

 

Документ на выплату дохода, начисленного в межрасчетный период, может быть создан непосредственно из документа начисления с использованием кнопки «Выплатить». При ее активации открывается окно «Выплата начисленной зарплаты», в табличной части которого автоматически отображается сформированная на основании документа ведомость. Указанная ведомость доступна для просмотра и при необходимости редактирования.

После завершения проверки и корректировки данных с помощью кнопки «Провести и закрыть» можно зарегистрировать факт оплаты по ведомости. Сумма к выплате рассчитывается автоматически с учетом исчисленного налога и иных удержаний, зафиксированных в документе начисления.