Справочник «Подразделения»

Правовое обоснование

В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является место работы, а при работе в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении — место работы с указанием этого подразделения и его местонахождения. Согласно ст. 11 НК РФ обособленным подразделением признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Для правильного ведения кадрового учета, расчета заработной платы и формирования отчетности в программе "1С:ЗКГУ" используется справочник "Подразделения".

 

Назначение подразделений в программе

В программе можно описать структуру предприятия, состоящую из разных организаций, которые, в свою очередь, могут иметь разнообразные подразделения, включая те, что являются обособленными согласно НК РФ (и зарегистрированы в отдельных ИФНС). Подразделения в первую очередь нужны для кадрового учета: для каждого сотрудника необходимо указывать подразделение, в котором он работает, куда он переводится и т. д. Подразделения также используются в штатном расписании. Кроме того, подразделения учитываются при регистрации (учете) зарплаты сотрудников. Соответственно, подразделения отображаются в печатных формах, отчетах, которые создаются на основе введенных данных и проведенных расчетов.

 

Создание подразделения

Для того, чтобы добавить новое подразделение в справочник "Подразделения", нажмите кнопку "Создать" (раздел "Настройка" – "Подразделения").

 

 

В карточке подразделения необходимо заполнить данные.

На закладке "Главное":

• Поле "Наименование" – название подразделения. При создании печатных форм текст может быть сформирован так, что в нем требуется использовать наименование подразделения в разных падежах, для этой возможности есть ссылка "Склонения", по которой можно посмотреть, как программа предлагает просклонять наименование подразделения.
• Поле "Наименование для записей о трудовой деятельности" введите наименование подразделения, если наименование подразделения в базе отличается от того, которое нужно указать в сведениях о трудовой деятельности сотрудников;
• Поле "Организация" – организация, которой принадлежит подразделение (появляется в случае учета в программе нескольких организаций);
• Поле "Вышестоящее подразделение" при необходимости укажите вышестоящее подразделение для данного подразделения. Структура подразделений может быть описана иерархически. Это дает дополнительные удобства при группировке данных в разных отчетах;
• Поле "График работы" можно указать график работы сотрудников, которые работают в этом подразделении. Этот график будет использоваться для подстановки в разные документы по умолчанию; На расчет зарплаты, указанный для подразделения, график не влияет
• Флажок "Подразделение сформировано" указывается автоматически при проведении приказа на утверждение штатного расписания. При необходимости дату можно проставить вручную.
• Флажок "Подразделение расформировано и больше не используется после" установите его и укажите дату расформирования, если подразделение больше не используется в учете

 

 

Для подразделения можно задать способ выплаты зарплаты на вкладке "Бухучет и выплата зарплаты", выбрав один из вариантов переключателя: "Через кассу", "В рамках зарплатного проекта", "Через раздатчика". Это означает, что способ выплаты зарплаты для этого подразделения отличается от того, который используется для всей организации. По умолчанию переключатель стоит в положении "Как всей организации".

На вкладке "Бухучет зарплаты сотрудников" можно задать способ учета зарплаты сотрудников подразделения в бухгалтерии, например, выбрав переключатель "Отражается на указанном счете, субконто" и указав в поле "Счет, субконто" нужный способ учета расходов на оплату труда или выбрав переключатель "Распределяется по счетам, субконто", если требуется распределить расходы на оплату труда по нескольким способам учета в определенных пропорциях. По умолчанию переключатель стоит в положении "Как указано для организации". Эти настройки стоит изменять, если они не совпадают с настройками, которые действуют для организации в целом.

 

 

Обособленные подразделения

Для подразделений организации, которые являются обособленными согласно НК РФ, но не имеют своего баланса, необходимо выполнить следующие действия:

• Откройте справочник "Организации" (раздел "Настройка" – "Организации") и выберите организацию, к которой относятся подразделения, затем на вкладке "Главное" поставьте галочку напротив "У организации есть филиалы (обособленные подразделения)";
• Откройте справочник "Подразделения" (раздел "Настройка" – "Подразделения") и найдите (или создайте) подразделение, которое нужно обособить, после чего на вкладке "Главное" в разделе "Обособленное подразделение" поставьте галочку напротив "Это – обособленное подразделение".

 

 

Затем введите следующие данные по мере необходимости:

• В поле "ОКВЭД ред. 2" введите код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) (утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст);
• В поле "Районный коэффициент (фед.)" введите значение коэффициента, установленного федеральными органами власти и применяемого при расчете государственных пособий. Это поле появляется, если в карточке организации на вкладке "Основные сведения" стоит галочка "В организации начисляется надбавка по районному коэффициенту";
• В поле "Районный коэффициент" введите значение коэффициента, установленного местными органами власти и применяемого в качестве надбавок к заработной плате;
• В поле "% северной надбавки" автоматически отображается процент северной надбавки для данного подразделения, который будет учитываться при оценке планового фонда заработной платы по штатному расписанию (поле появляется, если в карточке организации на вкладке "Основные сведения" стоит галочка "В организации начисляется северная надбавка", заполнено поле % северной надбавки, а также заполнено поле "Территориальные условия" в карточке подразделения).

 

! Обратите внимание, что этот процент не влияет на заработную плату сотрудников данного подразделения, т. к. процент северной надбавки определяется для каждого сотрудника индивидуально в зависимости от его "северного" стажа;

 

• В поле "Территориальные условия" выберите значение территориальных условий, а в поле "действуют с" введите дату, с которой сотрудники подразделения работают в этих территориальных условиях. По ссылке "История изменения" можно посмотреть историю изменения сведений о территориальных условиях;
• Введите данные регистрации подразделения в налоговой службе (раздел "Регистрация в налоговом органе");
• В поле "Льготный тариф страховых взносов" введите при необходимости льготный тариф для расчета страховых взносов (поле появляется, если в карточке организации на вкладке "Учетная политика и другие настройки" по ссылке "Учетная политика" в одноименной форме на вкладке "Страховые взносы" стоят галочки "льготных" профессий).
• Поставьте галочку "Территориальным органом Росстата присвоен номер" и введите код территориального органа Росстата и идентификационный номер, если нужно для подразделения подать отчетность в Росстат в электронном виде.

 

 

Дополнительные настройки подразделений

Когда подразделения медицинской организации введены в ФРМО, необходимо осуществить их привязку к подразделениям этой организации в информационной базе. Раздел появляется, если в настройках кадрового учета отмечена галочкой "Работа в медицинской организации".

 

 

Флажок "Работа в сфере растениеводства, животноводства или рыболовства" появляется, если в карточке организации на закладке "Учетная политика и другие настройки" по ссылке "Учетная политика" в одноименной форме установлен флажок "Организация занимается растениеводством, животноводством или рыболовством". Если флажок установлен, то при заполнении сведений о стаже автоматически будет указан код территориальных условий "СЕЛО" (работа в сельском хозяйстве). В соответствии с ч. 14 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях" лицам, отработавшим не менее 30 календарных лет в сельском хозяйстве, устанавливается повышение фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности. Код "СЕЛО" указывается на основании списка соответствующих работ, производств, профессий, должностей, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440.

 

 

Поле "Самостоятельная квалификационная единица" появляется, если в карточке организации на вкладке "Учетная политика и другие настройки" по ссылке "Учетная политика" в одноименной форме стоит галочка "Подразделения регистрируются в ФСС как самостоятельные классификационные единицы (СКЕ)". Для обособленного подразделения, которое выделено как самостоятельная классификационная единица (СКЕ), введите ставку страховых взносов в ФСС на НС и ПЗ. Регистрация СКЕ в подразделении производится так же, как регистрация в налоговой службе и автоматически распространяется на все подчиненные ей подразделения.

 

 

Режим отображения списка подразделений настраивается по ссылке "Ещё" – "Режим просмотра". Для того, чтобы переместить подразделение в списке вверх или вниз, можно воспользоваться стрелками в шапке справочника.