Правовое обоснование

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Согласно ч. 4 ст. 91 и ст. 129 ТК РФ заработная плата выплачивается за фактически отработанное время, поэтому периоды отсутствия на работе без уважительной причины оплате не подлежат. Трудовой кодекс РФ не содержит перечня уважительных причин для отсутствия, поэтому в каждом случае работодатель оценивает обстоятельства самостоятельно (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56975-6-1). Факт отсутствия необходимо зафиксировать актом и в табеле учёта рабочего времени, где до выяснения причин ставится отметка "НН" (неявка по невыясненным причинам). Если впоследствии причина признана уважительной (например, сдача крови, болезнь), табель корректируется и производятся соответствующие выплаты.

 

Понятие отсутствия по невыясненной причине и его фиксация

Отсутствием по невыясненной причине называют неявку, по которой пока не выяснены обстоятельства отсутствия. Пока работодатель не узнает, почему сотрудник не вышел на работу, он не может квалифицировать это как прогул. При этом работодателю обязательно нужно зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Для этого составляется акт в произвольной форме (предусмотренный коллективным договором и/или иными локальными правовыми актами учреждения), который подписывается несколькими свидетелями. Оформить такой акт можно в любой день невыхода сотрудника.

Кроме того, факт отсутствия фиксируется в табеле учёта рабочего времени отметкой "неявка по невыясненным причинам" (НН). Когда станет известно, что уважительных причин не было, отметка меняется на "прогул" (ПР), а при уважительной причине – на соответствующий код (например, "больничный" (Б)).

Если сотрудник отсутствовал не весь день, но больше 4 часов в течение смены, в табеле указываются две кодировки: буквенный код "Я" и количество фактически отработанных часов, затем через дробь буквенный код "НН". Аналогично заполняются собственные коды, используемые в учреждении.

С момента фиксации отсутствия в кадровых документах у работодателя имеются все основания не начислять отсутствующему сотруднику заработную плату.

 

Настройка программы для регистрации отсутствий

Для отражения отсутствия по невыясненной причине в 1С:ЗКГУ сначала необходимо выполнить настройки. Переходим в "Настройки" – "Расчет зарплаты", далее "Настройка состава начислений и удержаний". На закладке "Почасовая оплата" устанавливаем соответствующую отметку. Теперь в программе появилась опция регистрации и оплаты пропусков не только в днях, но и в часах.

 

 

 

 

Теперь переходим в закладку "Учет отсутствий". Установите отметки для тех оснований, которые вам требуются. Для регистрации отсутствия по невыясненной причине в 1С:ЗиКГУ нужно установить отметки в ячейках "Прогулы и неявки". Если необходимо отразить отсутствие сотрудника на рабочем месте не полный день, а часть рабочего дня/смены (в часах) ставим отметку "В том числе внутрисменные", данную отметку можно также, проставить если в сотрудник может быть направлен в командировку не только на полные дни, но и на определенные часы. Соответственно такую же отметку выбираем для учета отсутствий простоя, не только в днях, но и в часах. Нажимаем "Применить и закрыть". 

 

 

Создание документа "Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)"

После настройки создаём специализированный документ "Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)".

 

 

При необходимости, можно создать отсутствие на список сотрудников.

 

 

В открывшемся окне документа, заполняем все необходимые поля. Указываем месяц и дату регистрации сведений, выбираем из списка сотрудника. При необходимости, ставим отметку об отсутствии в течение части смены - указываем дату и часы пропуска. Также, в данном документе можно освободить ставку на время неявки сотрудника. Для этого нужно поставить отметку "Освободить ставку". Указываем причину отсутствия. До тех пор, пока неизвестны обстоятельства пропуска, в программе рекомендуем оставить код (НН)-отсутствие по невыясненной причине. Сохраняем и проводим документ "Провести и закрыть" или "Записать" – "Провести".

 

 

Если позже подтвердится неявка по болезни, сможем создать в программе "Больничный лист" или "Совмещение должностей" прямо из этого же документа.

 

 

Помним, что при регистрации документа "Больничный лист" и его проведении, программа автоматически сторнирует документ "Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)". Таким образом, отменять проведение документа "Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)" не нужно.