Отгул сотрудника

В российском трудовом законодательстве отсутствует прямое определение термина «отгул». На практике под ним понимается дополнительное время отдыха (другой день отдыха), предоставляемое работнику в качестве компенсации в различных ситуациях, регламентированных законом.

Основные ситуации предоставления отгула

• Работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ);
• Сдача крови и её компонентов (ст. 186 ТК РФ);
• Компенсация за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ);
• Иные случаи, установленные трудовым законодательством или локальными актами организации.

Конкретная дата использования отгула определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 153 ТК РФ, ст. 152 ТК РФ).

С 01.03.2025 вступили в силу изменения, внесённые в ст. 153 ТК РФ Федеральным законом от 30.09.2024 № 339-ФЗ.

 

 

Учет отгулов в программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения»

Для отображения в программе отгулов, в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» на вкладке «Учет отсутствий» необходимо установить флажок «Отгулы» (при надобности «В том числе внутрисменные»).

 

 

Отгулы накапливаются автоматически, когда в документах «Работа в выходные и праздники», «Сверхурочная работа» или «Регистрация переработок» сотрудник выбирает способ компенсации «Отгул». Работа при этом оплачивается в одинарном размере.

 

 

 

 

Просмотреть количество неиспользованных дней/часов отгулов можно в отчете «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты»).

 

 

Предоставление отгула

Для оформления дня отдыха используется документ «Отгул» (разделы «Кадры» или «Зарплата» – «Отгулы»).

В документе необходимо заполнить следующие поля:

1. Поле «Месяц» (период, в котором учитывается день отдыха);
2. Поле «Организация»;
3. Поле «Дата» (дата приказа о предоставлении отгула);
4. Поле «Сотрудник»;
5. Поля «Предоставить отгул (дней» … в период с: … по … (указывается период (дата) предоставления отгула);
6. В табличной части «В счет отработанных ранее дней и часов» программа автоматически подтянет все накопленные отгулы. Пользователь вручную указывает, в счет какого количества из этих часов/дней предоставляется текущий отдых;
7. Поле «Основание» (необходимо указать документ-основание (например, «Заявление сотрудника»).

 

 

После проведения документа по кнопке «Отгул» можно сформировать «Приказ (распоряжение) о предоставлении дополнительного времени отдыха».

 

 

Важно!

Присоединение отгулов к ежегодному отпуску оформляется не документом «Отгул», а документом «Отпуск». На вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы» нужно указать количество дней отгулов, присоединяемых к отпуску.

 

 

Варианты отражения отгула в расчете заработной платы

В программе возможны три основных подхода, которые по-разному влияют на расчет заработной платы. Выбор зависит от закрепленного в компании порядка.

1. Стандартный метод: уменьшение оклада за дни отгула

В данном подходе отгул приравнивается к отпуску за свой счёт. Заработная плата сотрудника рассчитывается пропорционально фактически отработанному времени, исключая дни отгула. Это приводит к прямому уменьшению суммы оклада. В табеле такие дни отмечаются специальным кодом (например, «НВ»), а в отчётах они учитываются как неотработанное время. Дополнительная настройка программы не требуется.

Отображение в 1С:

1. Оформляется документ «Отгул», день отмечается в табеле кодом «НВ».

 

 

 

2. При расчете зарплаты за месяц оклад уменьшается пропорционально:

 

Оклад / Норма дней * (Норма дней – Дни отгула)

 

 

3. Влияние на средний заработок

• Для отпускных дни отгула не исключаются из расчетного периода. Весь месяц (включая дни «НВ») засчитывается как 29,3 календарных для расчета отпускных.

 

 

• Для командировок и прочих отсутствий, рассчитанных по среднему заработку, дни отгулов не включаются в базу для расчета среднедневного заработка. Фактически, средний заработок равен ситуации, если бы отгула не было.

 

 

2. Оплата отгулов как рабочих дней

При этом варианте дни отгула включаются в оплачиваемое время и компенсируются полным окладом. Влияние на итоговую сумму заработка отсутствует: сотрудник получает оклад в полном размере, независимо от использования отгулов. В табеле дни также фиксируются кодом «НВ», но в отчётах они отражаются как отработанные, что может повлиять на статистику по выработке.

Отображение в 1С:

1. Требуется специальная настройка начисления «Оплата по окладу» для включения дней с кодом «НВ» в оплачиваемое время. А также настройка начисления «Отгул».

В начислении «Оплата по окладу» на вкладке «Учет времени» необходимо выбрать дополнительный вид времени «Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)».

 

 

На вкладке «Приоритет» необходимо удалить начисление «Отгул» из колонки «Начисления, приоритет которых выше».

 

 

Для начисления «Отгул необходимо на вкладке «Учет времени» установить настройку «Дополнительно оплачиваемое время в пределах нормы времени».

 

 

2. В табеле по отгулу будет стоять «НВ», но при начислении программа считает этот день отработанным. Сотрудник получает полный оклад.

 

 

3. Влияние на средний заработок:

• Для отпускных месяц с отгулом также включается полностью (29,3 дня);
• Для командировок и прочих отсутствий, рассчитанных по среднему заработку, дни отгулов включаются в расчетный период как рабочий, а сумма оклада за этот день – в общий заработок. Среднедневной заработок остается таким же, как если бы сотрудник работал в этот день. Ключевое отличие от первого способа заключается в том, что база доходов выше.

 

 

Важно! 

При такой настройке отгул нельзя будет присоединить к отпуску, при попытке будет высвечиваться ошибка «Значение не является значением объектного типа (Разбивать)».

 

 

3. Корректировка нормы рабочего времени

Способ предполагает изменение индивидуального графика работы сотрудника. С помощью специального документа норма рабочего времени на месяц уменьшается на количество дней отгула, при этом оклад сохраняется в полном объёме. В табеле такие дни могут быть обозначены как обычные выходные (код «В»).

! Однако важно учитывать, что этот метод повышает расчётный средний заработок и может приводить к нестандартным ситуациям, например, полному отсутствию рабочих дней в месяце при использовании всех отгулов.

 Отображение в 1С:

1. Создается документ «Индивидуальный график», где день отгула объявляется выходным (код «В»). Норма времени по графику снижается.

 

 

2. Программа видит, что новый график отработан полностью, и начисляет полный оклад.

 

 

3. Влияние на средний заработок:

• Для отпускных месяц также включается полностью (29,3дня);
• Для командировок и прочих отсутствий, рассчитанных по среднему заработку, день отгула исключается из нормы, но оклад выплачен полный. Поэтому при расчете среднедневного заработка его размер увеличивается.

 

Среднедневной заработок = Доход за период / норма дней без учета отгулов

 

Знаменатель меньше, результат – больше.

 

 

Важно!

Данный способ не подходит для сотрудников, оплата труда которых рассчитывается по часам. При уменьшении нормы времени по таким сотрудникам уменьшится и количество часов для оплаты.