Настройка универсального отчета

Создание отчета

Универсальный отчёт в 1С БГУ — это инструмент, который позволяет формировать различные виды отчётов по данным бухгалтерского учёта. Отчёт может быть настроен под конкретные потребности пользователя и содержать информацию о различных объектах учёта. Также с его помощью можно формировать реестры документов.

 «Универсальный отчёт» в 1С: БГУ находится в разделе «Учет и отчетность», в пункте «Стандартные отчёты»:

 

 

Далее выбираем вкладку «Универсальный отчет»:

 

 

• Выбираем нужный период;
• Тип документа – «Документ», если нужно вывести информацию из документов или «Справочник» (номенклатура, основные средства, сотрудники, контрагенты и так далее);
• Имя объекта – выбирается необходимый документ или справочник для формирования отчета.

Для примера выбререм документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА».

 

 

Имя таблицы – по умолчанию «Основные данные», однако, при необходимости можно выбрать другие пункты для дополнения таблицы. В «Основные данные» обычно включается шапка документа: Контрагент, Договор, МОЛ, Организация, а также Сумма документа и другие реквизиты.

Из других таблиц можно взять информацию о других объектах, в нашем случае – об основных средствах.

 

 

Далее наживаем на кнопку «Сформировать». У нас формируется отчет с определённым списком полей, и при желании мы можем его редактировать.

 

Редактирование отчета

Чтобы редактировать отчет, нажимаем на кнопку «Настройки»

 

 

Во вкладке «Поля и сортировки» необходимо выбрать нужные для вывода в отчет поля. Если нам необходимо выбрать только несколько пунктов, мы можем снять все флажки через кнопку «ЕЩЕ» - «Снять флажки».

 

 

Далее выбираем нужные нам поля. Если необходимо поля поменять местами, это можно сделать, зажав левую кнопку мыши на поле и перетащить его в нужное место. После выбора полей нажимаем. Закрыть и сформировать.

 

 

Отборы в отчёте

В универсальном отчёте по умолчанию выводятся все документы: проведённые, записанные, помеченные на удаление, по всем организациям и ответственным. Чтобы вывести только нужные нам документы, мы можем установить отбор.

Функция «Отборы» находится в настройках, во вкладке «Фильтры». Нажимаем «Добавить фильтр».

 

 

В нашем случае устанавливаем отбор по Организации, Материально-ответственному лицу, а также по проведённым документам.

Для этого в выборе поля раскрываем наш документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» (в вашем случае это может быть другой документ или справочник), и выбираем интересующие нас отборы. Для отбора устанавливаем условие (равно, не равно, в списке, в группе и т.д.)

В таком случае вкладка фильтры приобретает следующий вид:

 

 

Отборы так же можно перемещать, зажав левой кнопкой мыши. После выбора нажимаем на кнопку «Закрыть и сформировать».

Приступим к добавлению даты документа и ее редактированию.

 

Дата документа и ее редактирование

Для того, чтобы в отдельной колонке вывести дату документа, заходим в настройки, во вкладку «Поля и сортировки» и нажимаем «Добавить»:

 

 

В выборе поля, для нашего примера, ищем наш документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА», нажимаем на маленький плюс рядом с полем и выбираем строку «Дата». Нажимаем Выбрать, и после – Закрыть и сформировать.

 

 

По умолчанию дата выводится в формате полной даты с указанием времени. Для редактирования формата даты в настройках заходим во вкладку «Структура», нажимаем на кнопку «ЕЩЕ» - «Настройки для технического специалиста».

 

 

В открывшемся окне выбираем вкладку «Условное оформление», нажимаем на «Добавить», далее выбираем Формат и элемент, для которого этот формат нужно задать.

 

 

Таким образом можно вывести сумму без копеек или с одним знаком после запятой, установить представление нуля или в нашем примере – выбрать удобный формат даты.

 

 

Нажимаем Ок.

По умолчанию реквизиты выводятся вместе с владельцем, например, Контрагент и договор, Документ и его дата будут выводиться в одном столбце через запятую.

Чтобы вывести их отдельно, заходим на вкладку «Дополнительные настройки» и выбираем «Расположение реквизитов», в значении выставляем «Отдельно».

 

 

В результате отчет преобретает вид (в данном примере формировали реестр документов принятия к учету ОС) :

 

 

Сохранение отчета

Чтобы сохранить отчет, нажимаем на иконку рядом с настройками, и выбираем «Сохранить как»:

 

 

После чего нам необходимо написать наименование и выбрать, кому будет доступен отчет, через кнопку «Подобрать»:

 

 

После того, как мы выбрали пользователей, которым будет доступен отчёт, нажимаем на кнопку «Сохранить», после чего мы сможем его увидеть в «Универсальных отчетах», которые находятся в разделе «Учет и отчетность», «Стандартные отчеты»: