Контроль версий файлов в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0

При совместной работе над документами нередко возникает необходимость определить, кто внес изменения в файл, когда это произошло и при необходимости восстановить предыдущую редакцию.

Для этого в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 предусмотрен механизм версий файлов, который сохраняет историю изменений и позволяет просматривать предыдущие редакции документа.

 

Когда может понадобиться

Механизм версий файлов помогает решить множество практических задач:

• определить, кто последним изменял файл;
• посмотреть дату и время внесения изменений;
• открыть предыдущую редакцию документа;
• сравнить разные версии файла;
• восстановить предыдущую версию при ошибочном редактировании;
• проверить, какие изменения были внесены после согласования документа.

 

Как открыть историю версий файла

Для просмотра истории изменений:

1. Откройте карточку документа.
2. На вкладку Обзор выберите нужный файл.
3. Нажмите Еще → Открыть карточку.

После этого откроется список всех сохраненных редакций файла.

 

 

 

Какие сведения отображаются

Для каждой версии можно увидеть:

• номер версии;
• дату и время создания;
• пользователя, создавшего версию;
• комментарий к версии (если он был указан).

Это позволяет быстро определить, кто и когда изменял документ.

 

 

Как открыть предыдущую версию

Чтобы посмотреть содержимое старой редакции:

1. Выберите необходимую версию.
2. Нажмите Открыть версию.

Файл откроется только для просмотра и позволит проверить его содержимое без восстановления.

 

 

Как сравнить версии файла

Для поддерживаемых форматов (например, Microsoft Word) можно сравнить две редакции документа.

Для этого:

1. Выделите нужную версию.
2. Выберите команду Показать отличия.
3. Система откроет документ в Microsoft Word и отобразит отличия между выбранными версиями в режиме сравнения документов.

 

 

Такой способ особенно удобен при проверке изменений после согласования или совместного редактирования.

 

 

Как восстановить предыдущую версию

Если последняя редакция была изменена ошибочно:

1. Откройте список версий.
2. Выберите необходимую редакцию.
3. Выполните команду Сделать активной.

После восстановления выбранная версия станет актуальной, при этом история изменений сохранится.

 

 

Просмотр протокола работы сотрудников с файлом

Помимо истории версий, в 1С:ДГУ 3.0 можно использовать протокол работы сотрудников, который фиксирует все действия пользователей с файлом.

 

 

В протоколе отображаются:

• создание файла;
• просмотр;
• получение файла;
• изменение файла;
• загрузка новой версии;
• другие зарегистрированные действия.

Для каждого события фиксируются:

• дата;
• время;
• пользователь;
• выполненное действие.

Используя протокол работы, можно быстро определить, кто, когда и какие действия выполнял с файлом, что особенно полезно при анализе спорных ситуаций, проверке соблюдения внутренних регламентов и контроле действий пользователей.

 

Как включить протокол работы

Важно!

Перед использованием протокола работы необходимо включить протоколирование действий пользователей.

Для этого:

1. Перейдите в раздел Настройка.
2. Откройте Права доступа.
3. Выберите пункт Протокол работы.
4. Установите флажок «Протоколировать работу пользователей».
5. Сохраните изменения.

Обратите внимание

После включения настройки система начнет регистрировать действия пользователей с документами и файлами.

Протокол содержит только те события, которые произошли после включения протоколирования. Действия, выполненные ранее, в журнал не попадут.

 

Итоги

Механизм версий файлов в 1С:ДГУ 3.0 позволяет полностью контролировать историю изменений документов.

С его помощью можно:

• определить, кто изменил файл;
• узнать дату и время создания каждой версии;
• сравнить разные редакции документа;
• восстановить предыдущую версию файла при необходимости.

Использование версий файлов значительно упрощает совместную работу с документами, помогает быстро находить причины изменений и снижает риск потери важных данных.