Использование документов «Шаблоны ввода исходных данных» и «Данные для расчета зарплаты»

Введение

В программе 1С зарплата и кадры государственного учреждения документы «Шаблоны ввода исходных данных» и «Данные для расчета зарплаты» предназначены для упрощения и автоматизации ввода значений показателей начислений.

Документ «Шаблоны ввода исходных данных» позволяет определить вид и функциональность документов «Данные для расчета зарплаты».

Документ «Данные для расчета зарплаты» позволяет вводить данные значений показателей расчета зарплаты.

Последовательность создания документов:

 

 

Настройки показателей расчета зарплаты

Рассмотрим доступные функции при настройке показателей, используемых в формулах начислений/удержаний.

Для создания показателей необходимо перейти в раздел «Настройка» – «Показатели расчета зарплаты».

 

 

Показатель расчета зарплаты – это числовое значение, которое применяется при начислении работнику заработной платы или при удержании из нее. Оно является компонентом математической формулы, используемой для этих расчетов.

Виды настроек показателя:

• Наименование и краткое наименование служат для отображения показателя в документах, отчетах и других отчетных формах;
• Идентификатор используется в формулах расчета для ссылки на конкретный показатель;
• Назначение показателя определяет, к каким объектам (сотрудник, подразделение, вся организация) привязываются значения показателя. Это позволяет ограничить выбор показателей для определенных форм, установить допустимые настройки для показателя.
• Тип показателя – настройка, определяющая поведение и способ ввода значения показателя.

 

 

Способы ввода и последующего использования значений показателей

• Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование): Введенное значение используется постоянно в течение неограниченного числа месяцев, пока оно не будет изменено (или отменено). Примеры: оклад, процент ежемесячной надбавки.
• Вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты: Значение вводится и сохраняется только для использования при окончательном расчете определенного месяца. Примеры: процент разовой премии, которая начисляется при окончательном расчете месяца, или сумма разового удержания.
• Накапливается по отдельным значениям документами ввода данных для расчета зарплаты: За месяц может быть введено несколько значений, и в итоге при расчете за месяц будет использоваться сумма этих значений. Пример: количество заключенных договоров, которое фиксируется несколько раз в месяц. На заполнение этого показателя при начислении зарплаты также влияет настройка «Значения накапливаемых показателей подбираются», задаваемая в карточке начисления.

 

 

• Вводится при расчете, непосредственно в документе начисления: Значение показателя для сотрудника может вводиться непосредственно при расчете начисления и не сохраняться для последующего использования. Такие показатели удобно использовать в формулах начислений, выполняемых по отдельному документу. Пример: процент разовой премии, которая начисляется в межрасчетный период.

Для подразделения, организации или разового использования (кроме вводимых непосредственно при расчете) предполагается вводить с помощью универсального документа «Данные для расчета зарплаты». В соответствии с тем, значения каких показателей требуется вводить, предварительно настраивается «Шаблон ввода исходных данных».

 

 

Настройки документа «Шаблон ввода исходных данных»

Рассмотрим возможности и значения настроек документа.

• Шапка документа:

• • Наименование шаблона - необходимо для обозначения разных шаблонов в их списке;
  • Представление документа – то название шаблона, которое будет отображаться при создании документа «Данные для расчета зарплаты»;
  • Подсказка – текст, помогающий понять значение шаблона, будет отображаться в документе «Данные для расчета зарплаты»

Документ «Шаблон ввода исходных данных»

 

 

Документ «Данные для расчета зарплаты»

 

• Настройка данных на закладках

То, какие данные предполагается вводить документами по настраиваемому шаблону, указывается на отдельных закладках.

При этом имеется возможность настраивать шаблоны для ввода данных в различных комбинациях, например, одним документом регистрировать как значение показателей расчета зарплаты, так и данные о времени.

• Печатные формы

Имеется возможность разработать печатные формы и подключить их к шаблону. Тогда их можно будет распечатать из документов, создаваемых по этому шаблону.

Подключение производится в отдельной форме, открываемой по одноименной кнопке.

 

 

• Закладка «Показатели зарплаты»

Если документ предполагается использовать для ввода значений показателей расчета зарплаты, то следует заполнить закладку «Показатели зарплаты».

Одним видом документа предполагается регистрировать либо разовые числовые и денежные показатели (любого назначения) либо постоянные для подразделения и/или организации.

! Значения постоянных показателей для сотрудников регистрируются кадровыми документами.

Флажками следует отметить показатели, значения которых предполагается вводить. Создать при необходимости новый показатель можно непосредственно отсюда по кнопке «Добавить показатель».

Ввод единовременно вводимых разовых показателей впоследствии предполагается с указанием целого месяца, к которому они относятся. Например, процент премии за май.

Накапливаемые разовые показатели будут вводиться с указанием конкретной даты (дня), на которую учитывается вводимое значение. Например, количество заключенных договоров, заключенных 15 мая.

Постоянные показатели буду вводиться также с указанием конкретной даты (дня), с которой действует их значение. Например, процент премии по подразделению с 1 мая.

 

 

При использовании в шаблоне накапливаемых и постоянных видов показателей имеется возможность установить флажок «Значения показателей вводятся на разные даты». Тогда одним документом можно будет регистрировать значения:

• накапливаемых разовых показателей на несколько разных дат. Например, для последовательного заполнения одного документа в течение месяца;
• постоянных показателей, действующих с нескольких разных дат. Например, для установки значений для нескольких подразделений или организаций одним документом с разных дат.

При использовании постоянных показателей также имеется возможность установить флажок «Использовать дату окончания». Это позволит указать дату, начиная с которой вводимое значение показателя перестанет использоваться.

 

 

• Закладка «Виды времени»

В программе имеется возможность регистрировать фактическое время не только специально предусмотренным документом «Табель учета рабочего времени», но и документом «Данные для расчета зарплаты».

Эту возможность удобно использовать, например, если предполагается ввод данных о времени пользователем, ответственным за учет определенного вида времени. Например, начальник отдела вводит данные о времени работы сотрудников в офисе и на выезде.

Для задействования этой возможности следует заполнить закладку «Виды времени» – отметить в ней те виды времени, которые предполагается вводить отдельным документом.

 

 

Тогда документ «Данные для расчета зарплаты» будет выглядеть аналогично табелю – появится возможность вводить на каждый день месяца часы по выбранным видам времени.

---

Документ «Данные для расчета зарплаты»

 

 

Если установить переключатель в разделе «Время вводится» в положение «отдельными документами на разные даты», то в один документ можно будет ввести количество часов только в один выбранный день.

Имеется возможность сводного ввода времени. Для этого следует установить флажок «В целом за период». В таком случае в документе можно будет вводить количество дней и часов в целом за выбранный месяц, без детализации по дням.

 

 

• Закладка «Виды работ»

Закладка доступна, если в настройках расчета зарплаты указано, что используется сдельная оплата труда.

В этом случае для ввода данных о выполненных работах программой создается шаблон «Сдельные работы». Возможна как его донастройка, так создание других шаблонов для ввода данных о выполненных работах.

 

 

При настройке шаблона можно выбрать заранее виды работ, объем которых в последующем будет вводиться в документе.

В этом случае в самом документе достаточно будет указать сотрудника (сотрудников) и объем выполненных им работ заранее выбранного вида.

 

 

Если выполняемые работы заранее неизвестны, либо постоянно меняются, следует указать, что виды работ заполняются в документе. В этом случае виды работы необходимо будет выбирать при вводе документа.

 

 

Объем выполненных работ можно вводить по каждому сотруднику, так и распределять по списку сотрудников.

В шаблоне предусмотрена гибкая настройка распределения общего начисления за выполненный объем работ между сотрудниками. По умолчанию, если не указано иное, сумма делится между всеми участниками процесса в равных долях. Однако, для более точного отражения трудового вклада, существует возможность применять различные механизмы распределения:

• Персональный коэффициент участия: Вы можете самостоятельно задать для каждого сотрудника значимость его вклада, указав индивидуальный коэффициент. Этот параметр вносится в документ вручную.
• Привязка к тарифной ставке: Система автоматически подтянет тарифные ставки сотрудников из их личных данных. Начисление будет пропорционально этим ставкам.
• Учет фактически отработанного времени: Программа автоматически заполнит данные об отработанном времени, используя информацию из существующих графиков работы, документов, фиксирующих отклонения (например, больничные, командировки) и табелей учета рабочего времени.

Указанное в документе время используется исключительно для целей распределения суммы по данному начислению. Оно не влияет на последующий расчет общего рабочего времени сотрудника.

• Распределять только заработок сверх тарифа: Настройка позволяет распределять «приработок» поровну между сотрудниками.

! Механизмы распределения можно сочетать

В шаблоне следует указать, как предполагается регистрировать сдельные работы:

• за один день – документом можно будет зарегистрировать работы, выполненные только в один определенный день;
• за произвольный интервал (сводно) – все зарегистрированные документом работы будут отнесены к некоторому периоду.

• Закладка «Дополнительно»

Настройки на данной закладке позволяют определить наиболее эффективный алгоритм заполнения документов по шаблону. Доступность настроек напрямую зависит от типа регистрируемых показателей (например, данные о времени, сдельные расчеты).

Одним документом может вводиться значение как для одного объекта (сотрудника, подразделения или организации), так сразу для нескольких. В этом случае в документе будет доступно не поле для ввода одного значения, а таблица для ввода нескольких значений.

Настройка «Заполнять список автоматически» позволяет настроить документ так, чтобы таблица сразу же автоматически заполнялась всеми объектами (сотрудниками, подразделениями или организациями).

 

 

Также предусмотрены настройки для определения порядка выбора организации и подразделения, по которым вводятся значения.

 

 

Если шаблон настраивается для учета сдельных работ, то на вкладке «Дополнительно» появится возможность выбора регистрации сведений о бухучете.

 

 

Если ранее применявшийся шаблон ввода исходных данных перестал соответствовать новому порядку начисления выплат в вашей организации, рекомендуется пометить действующий шаблон как устаревший, отметив пункт «Шаблон документа больше не используется» на вкладке «Дополнительно». Затем следует создать новый шаблон, соответствующий актуальным требованиям расчетов.

 

 

Данные для расчета зарплаты

После настройки документа «Шаблон ввода исходных данных» в программе на вкладке «Зарплата» – «Данные для расчета зарплаты» появится возможность ввода показателей отдельным документом.

! Вид документа определяется тем, как настроен соответствующий шаблон