Правовое обоснование

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Отпуска без сохранения заработной платы в график не включаются.

 

Общие положения о графике отпусков

Обычно сотрудникам организации предоставляют отпуска в соответствии с графиком, который составляется ежегодно на следующий календарный год. Он обязателен как для работодателя, так и для сотрудника.

В графике отпусков указываются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей (для этого нужно запросить информацию о датах отпуска по основному месту работы), а также отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике.

В график отпусков следует вносить всех сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на день утверждения графика, включая сотрудников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (согласно письму Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321).

 

Создание документа "График отпусков"

Рассмотрим составление документа "График отпусков" (Кадры – Графики, переносы отпусков) в программе 1С ЗКГУ.

Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы Т-7.

В таблице перечислены ежегодные отпуска, которые требуется запланировать. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка, в которой указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Таблица заполняется по кнопке "Подбор" или "Заполнить", а также есть возможность заполнить таблицу данными, загрузив их из файла.

 

 

Если в настройках кадрового учета (Настройка - Кадровый учет) установить флажок "Использовать общий период отпуска в документах", то появится кнопка "Периоды отпусков". При использовании этой кнопки в документе "График отпусков" откроется специальная форма "Ввод общего периода отпуска". В этой форме можно указать общий период отпуска, а программа (если сотрудник имеет право на несколько видов отпусков) сама анализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подбирает их в документе "График отпусков".

 

 

Оформление отпуска из графика

Непосредственно из графика можно оформить документы "Отпуск" в соответствии с запланированными условиями. Для этого перейдите по ссылке "Оформить отпуск" из строки таблицы, чтобы оформить указанный в этой строке отпуск.

 

 

Контроль остатков отпусков

Чтобы проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков, можно перейти по ссылке "Контроль остатков отпусков":

• Комментарий "Не найдено остатков отпуска" - сотруднику не назначен вид отпуска;
• Комментарий "По данным учета остаток дней отпуска на … больше" - фактический остаток отпуска сотрудника превышает количества дней, которое назначают в документе "График отпусков";
• Комментарий "Предоставляется отпуск на … больше, чем осталось по данным учета" - фактический остаток отпуска сотрудника меньше количества дней, которое назначают в документе "График отпусков".

 

 

Печатная форма Т-7 и подписи

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7.

 

 

Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, и по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными. По ссылке "Подписи" открываются поля "Руководитель" и "Руководитель кадровой службы". При смене подписи, программа предлагает выбрать один из трех пунктов:

• "Да, теперь …", т.е. теперь все документы будет подписывать выбранный человек;
• "Да, теперь …, но только для документа …", т.е. только выбранный человек будет подписывать только текущий вид документа;
• "Нет, не запоминать", т.е. выбранный человек будет подписывать текущий документ только в этот раз, и при формировании нового документа все вернется к базовым настройкам.

 

 

Перенос отпуска

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом "Перенос отпуска", который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском, перейдя по ссылке "Оформить перенос".

 

 

Перенос отпуска также можно оформить по кнопке "Создать" из справочника "Графики и переносы отпусков". Создается точно такой же документ, что и в документе "График отпусков":

• "Вид отпуска" - вид запланированного отпуска, который нужно перенести;
• "Дата начала" - дата начала отпуска, который запланирован в документе "График отпусков" по данному сотруднику;

В табличной форме указываются новые даты, на которые переноситься отпуск. Если перенос по инициативе сотрудника, то отмечаем это соответствующей галочкой.

 

 

При отсутствии галочки "Перенос по инициативе сотрудника" на печать выводится "Уведомление о переносе отпуска".

 

 

Если галочка "Перенос по инициативе сотрудника" установлена, на печать выводится "Заявление".

 

 

Для отпусков, на которые был оформлен перенос, в графике отпусков Т-7 заполняются предусмотренные для этого колонки.