Нормативная база

В соответствии с пунктом 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У), хранение в кассе наличных денежных средств в суммах, превышающих установленный лимит остатка кассы, допускается только в следующих случаях:

• в дни выплат заработной платы, стипендий и иных выплат, включаемых в фонд заработной платы и выплаты социального характера согласно методологии, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, включая день получения наличных денег с банковского счёта на указанные выплаты;
• в выходные и нерабочие праздничные дни при осуществлении организацией кассовых операций в эти дни.

В иных случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка не допускается.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счёта на указанные выплаты (пункт 6.5 Указания № 3210-У).

В случае если заработная плата не была получена сотрудниками в установленные ведомостью сроки, кассир обязан выполнить следующие действия (пункт 6.5 Указания № 3210-У):

• В расчётно-платёжной ведомости или платёжной ведомости (форма № Т-53) проставить оттиск печати (штампа) либо сделать запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым выплата не произведена
• В итоговой строке подсчитать и записать сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверив их с итоговой суммой ведомости
• Поставить свою подпись на ведомости и передать её для подписания главному бухгалтеру, бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю)
• На фактически выданные суммы оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

Суммы неполученной заработной платы депонируются и подлежат зачислению на расчётный счёт организации в банке.

Депонированная заработная плата может быть востребована сотрудником в течение трёх лет. По истечении указанного срока невостребованная сумма признаётся внереализационным доходом организации и подлежит включению в состав налоговой базы в установленном порядке.

В программе предусмотрена функциональная возможность ведения учёта депонированных сумм, позволяющая отражать следу   ющие хозяйственные операции:

• депонирование сумм заработной платы, своевременно не полученных сотрудниками;
• выплата депонированной заработной платы;
• списание депонированной заработной платы в доход учреждения.

 

Депонирование своевременно неполученных сумм зарплаты

Фиксация факта депонирования заработной платы осуществляется с помощью документа «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты» – «Депоненты»).

Данный документ удобно вводить на основании ведомости в кассу или ведомости выплат через раздатчика. Для этого необходимо перейти по ссылке «Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ» и нажать на ссылку «Ввести сведения о депонировании зарплаты».

В документе заполняются поля:

• Организация – указывается по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, выберите то, в котором оформлен сотрудник;
• Дата – укажите дату депонирования заработной платы. По умолчанию заполняется текущей датой;
• Номер – недоступен для ручного редактирования. Присваивается программой автоматически после записи документа;
• Ведомость – укажите ведомость, по которой сотрудник не получил денежные средства;
• Табличная часть – выберите сотрудника (сотрудников), заработную плату которых необходимо депонировать по указанной ведомости, с помощью кнопки «Добавить».

 

 

 

При оформлении депонирования заработной платы необходимо учитывать следующие методологические особенности:

• Депонирование заработной платы не изменяет сумму задолженности учреждения перед сотрудником по основным «зарплатным» взаиморасчётам. При отражении факта депонирования в программе не происходит увеличения кредиторской задолженности учреждения перед работником. Учёт депонированных сумм ведётся обособленно от основного учёта расчётов по оплате труда.
• Факт депонирования не влияет на учёт налога на доходы физических лиц. Налог считается удержанным и перечисленным в бюджет независимо от того, получил ли сотрудник денежные средства фактически через кассу или они были депонированы.

Таким образом, депонирование является исключительно учётной операцией, фиксирующей факт неполучения сотрудником причитающихся ему сумм в установленный срок, и не оказывает влияния ни на обязательства учреждения по оплате труда, ни на налоговые обязательства по НДФЛ.

 

Выплата депонированной зарплаты

Регистрация факта выплаты сотруднику ранее депонированной заработной платы осуществляется с помощью документа «Выплата депонированной зарплаты» (раздел «Выплаты» – «Депоненты» – «Выплата депонированной зарплаты»).

В документе заполняются поля:

• Организация – указывается по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, выберите то, сотруднику которого производится выплата;
• Дата – укажите дату выплаты депонированной заработной платы;
• Номер – недоступен для ручного редактирования. Присваивается программой автоматически после записи документа;
• Сотрудник – укажите сотрудника, которому выплачивается депонированная заработная плата;
• Табличная часть – заполняется автоматически по кнопке «Заполнить непогашенными суммами» по выбранному сотруднику на основании ранее зарегистрированных фактов депонирования;
• Форма расчётов – выберите способ выплаты: «Наличный» (через кассу) или «Безналичная» (перечислением на банковский счёт);
• Платежный документ – укажите реквизиты соответствующего платёжного документа. Данные используются при синхронизации с бухгалтерской программой;
• Ответственный – заполняется по умолчанию – подставляется значение из настроек текущего пользователя.

 

 

Списание депонированной зарплаты в доходы учреждения

Списание задолженности по депонированным суммам, не востребованным сотрудниками в течение трёх лет, осуществляется с помощью документа «Списание зарплаты депонента» (раздел «Выплаты» – «Депоненты» – «Списание зарплаты депонента»).

В документе заполняются поля:

• Организация – указывается по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, выберите то, в доход которого списывается невостребованная сумма;
• Дата – укажите дату списания депонированной заработной платы;
• Номер – недоступен для ручного редактирования. Присваивается программой автоматически после записи документа;
• Табличная часть – заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» на основании ранее зарегистрированных по выбранному учреждению депонированных сумм, срок исковой давности по которым истёк на дату документа;
• Исполнитель – заполняется вручную при первом использовании; в дальнейшем подставляются значения, указанные в ранее созданных документах;
• Должность – заполняется аналогично полю «Исполнитель».