Аттестация сотрудников

Общая информация

Аттестация персонала – это комплексная оценка деловых качеств, уровня квалификации и результатов труда сотрудников. Для работодателя она служит не только инструментом контроля, но и механизмом для принятия обоснованных кадровых решений, от оптимизации штата до планирования карьерного роста.

Чтобы процедура была законной, а ее результаты – юридически значимыми, необходимо строгое соблюдение требований трудового законодательства и внутренних регламентов компании.

 

Основные цели проведения аттестации:

• Оценка соответствия: Определение уровня квалификации сотрудника и его соответствия занимаемой должности или выполняемой работе.
• Стимулирование роста: Выявление потребности в профессиональном развитии, переподготовке или повышении квалификации.
• Оптимизация штата: Формирование кадрового резерва, планирование карьерного роста, а также обоснование кадровых перестановок при сокращении штата.
• Материальное стимулирование: Установление дифференцированных надбавок, премий или изменение условий оплаты труда на основе объективных критериев.

Законодательством РФ установлена плановая и внеплановая аттестация для ряда профессий и должностей, связанных с повышенной ответственностью или особыми условиями труда.

Таблица 1. Примеры обязательной аттестации по законодательству РФ

Для работников, не указанных в отраслевых законах, работодатель вправе установить процедуру аттестации по собственной инициативе. В этом случае ее порядок регулируется исключительно локальными нормативными актами организации.

 

Ключевой документ: «Положение об аттестации»

Основой для проведения легитимной аттестации является внутренний документ компании – «Положение об аттестации сотрудников». Его отсутствие или неполнота – наиболее частая причина признания процедуры и последующих увольнений незаконными (см., например, Апелляционное определение Московского областного суда от 15.12.2014 № 33-27388/2014).

Структура и содержание «Положения об аттестации»:

1. Общие положения: Цели, задачи и принципы аттестации.

2. Периодичность и виды: График плановой аттестации (например, раз в 3 года) и перечень оснований для внеплановой (ненадлежащее исполнение обязанностей, предстоящее сокращение штата и т.д.).

3. Состав и полномочия аттестационной комиссии. Комиссия должна включать председателя, секретаря и членов. Важно включить в ее состав представителя первичной профсоюзной организации (при ее наличии), если итогом аттестации может стать увольнение (ч. 3 ст. 82 Трудового кодекса РФ).

4. Процедура проведения: Этапы подготовки (издание приказа, уведомление сотрудников), формы проведения (собеседование, тестирование, экзамен) и критерии оценки.

5. Оформление результатов: Протокол заседания комиссии и аттестационные листы, с которыми сотрудник знакомится под подпись.

6. Итоги аттестации: Возможные решения комиссии и дальнейшие действия работодателя.

Важно! Все сотрудники, подлежащие аттестации, должны быть ознакомлены с Положением под подпись до начала процедуры. Несоблюдение этого требования является грубым нарушением (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

 

Категории сотрудников, не подлежащие аттестации

Работодатель в своем Положении может и должен закрепить перечень сотрудников, освобождаемых от аттестации. Это позволяет избежать дискриминационных обвинений и упорядочить процесс.

Рекомендуется освободить от аттестации:

• Беременных женщин;
• Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
• Сотрудников, проработавших в занимаемой должности менее года;
• Сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком или длительном больничном (более 4 месяцев);
• Основные кормильцы в многодетных семьях или воспитывающие ребенка-инвалида

Увольнение по итогам аттестации для некоторых из этих категорий (например, беременных) прямо запрещено законом.

 

Управленческие решения по итогам аттестации

Результаты аттестации дают работодателю правомерные основания для принятия кадровых решений.

Таблица 2. Возможные решения по итогам аттестации

Ключевой момент: Увольнение как крайняя мера возможно лишь при одновременном соблюдении двух условий: сотрудник не соответствует должности и невозможно перевести его на другую имеющуюся работу. Работодатель обязан доказать оба этих обстоятельства в случае судебного спора.

 

Проведение аттестации сотрудников в программе 1С ЗКГУ

Для ведения аттестации сотрудников в программе 1С ЗКГУ необходимо в настройках кадрового учета (раздел «Настройки» – «Кадровый учет») включить функцию «Проводятся аттестации сотрудников». Далее отметить переключатель на одном из значений, в зависимости от того, как планируется вести график аттестации и утверждать комиссию в программе: 

• одним документом;
• разными документами.

 

 

При выборе переключателя «Одним документом» формирование аттестационной комиссии будет доступно в документе «Приказ об аттестации сотрудников».

 

 

При выборе переключателя «разными документами» в разделе «Кадры» – «Аттестации» появиться подраздел «Формирование аттестационных комиссий».

 

 

Формирование аттестационной комиссии отдельным документом

Для создания документа «Формирование аттестационной комиссии» необходимо перейти в раздел «Кадры» – «Аттестация».

При создании документа заполняются следующие поля:

• Организация;
• Вид аттестации (для выбора доступны только внутренние виды аттестаций);
• По кнопке «Подбор» из списка физических лиц выбираются члены комиссии;
• В поле «Роль в комиссии» выбирается одна из четырех доступных ролей (Председатель, заместитель председателя, секретарь, член комиссии).

 

 

На вкладке «Сведения для формирования приказа» необходимо указать:

• Год, на который формируется комиссия;
• Вид акта, утверждающего комиссию.

 

 

После записи документа по кнопке «Печать» можно вывести печатную форму приказа «Об утверждении состава аттестационной комиссии».

 

 

Формирование графика аттестации

Для создания графика аттестации в программе необходимо открыть документ «Приказ об аттестации сотрудников» (раздел «Кадры» – «Аттестация»).

В документе заполняются следующие поля:

• Организация;
• Вид аттестации (для выбора доступны только внутренние виды аттестаций);
• Дата формирование приказа;
• Комиссия (подбирается из списка созданных);
• В разделе «Заседания комиссии» по кнопке «Добавить» необходимо указать дату, время, место проведения и продолжительность аттестации (в минутах);

---

! С версии (3.1.36.45)  в документе "Приказ об аттестации сотрудников" добавлена возможность выбирать место проведения заседания комиссии из справочника "Территории и помещения".

---

 

 

• В разделе «Список сотрудников на аттестацию» необходимо добавить сотрудников, проходящих аттестацию в выбранный день.

Сведения о начале аттестации для сотрудника, подразделение и должность заполняются автоматически. Для редактирования порядка аттестации сотрудников можно воспользоваться кнопками в виде стрелок вверх/вниз или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + Shift + Up / Ctrl + Shift + Down.

 

 

На вкладке «График предоставления документов» по кнопке «Добавить» выставляется ответственный за предоставление документов сотрудников для проведения аттестации, а также заполняется «Дата предоставления документов». Ответственный заполняется для каждого подразделения.

 

 

После записи документа для печати будут доступны следующие формы:

• График аттестации сотрудников;
• Извещения ответственных о предоставлении документов;
• Извещения сотрудников о дате и месте аттестации;
• Приказ о проведении аттестации;
• Аттестационный лист.

 

 

Направление на внешнюю аттестацию

Для создания документа «Направление на внешнюю аттестацию» необходимо перейти в раздел «Кадры» – «Аттестация».

В созданном документе необходимо заполнить следующие поля:

• Организация;
• Вид аттестации (для выбора доступны только внешние виды аттестаций);
• Период аттестации;
• По кнопке «Добавить» выбрать сотрудников, подлежащих аттестации.

---

! Если у работника несколько специальностей с категориями, срок которых заканчивается в указанное время, в список включаются все эти специальности отдельными строками.

---

 

 

После записи документа для печати будут доступны следующие формы:

• Аттестационный лист;
• Заявление на подтверждение квалификации по специальности;
• Отчет о профессиональной деятельности (титульный лист).

 

 

Подведение результатов аттестации сотрудников

Процедура аттестации считается завершенной только после внесения ее результатов в базу данных. Ключевым шагом является оформление документа «Результаты аттестаций сотрудников» (раздел «Кадры» – «Аттестации»).

В созданном документе необходимо заполнить следующие поля:

• Организация;
• Приказ об аттестации (для выбора доступны созданные ранее приказы);
• На закладке «Результаты аттестации» заполнить сотрудников по кнопке «Заполнить по приказу»;
• В столбце «Результат аттестации» выбрать один из четырех доступных значений:

1. «Соответствует замещаемой должности»;
2. «Соответствует замещаемой должности при успешном получении доп. образования»;
3. «Соответствует замещаемой должности рекомендуется в кадровый резерв»;
4. «Не соответствует замещаемой должности».

• В столбце «Решение комиссии» выбрать необходимое значение (элементы справочника «Решения аттестационных комиссий» заполняются самостоятельно).

 

 

После проведения документа по кнопке «Печать» появится возможность выведения печатной формы «Протокол заседания аттестационной комиссии».

 

 

Создание собственного вида аттестации в программе 1С ЗКГУ

В 1С ЗКГУ доступна возможность создания дополнительных видов аттестации сотрудников помимо утвержденных программой перечня («Аттестация государственных и муниципальных служащих»; «Подтверждение квалификации медицинских работников»; «Установление квалификационной категории педагогических работников»).

Для создания нового вида аттестации сотрудников необходимо перейти в раздел «Настройка» – «Виды аттестаций сотрудников».

По кнопке «Создать» в открывшемся окне создания необходимо заполнить:

• Наименование аттестации;
• Тип аттестации («Подтверждение соответствия должности» или «Подтверждение квалификации по специальности»).

В зависимости от выбора типа аттестации меняется настройка вида аттестации.

Для типа «Подтверждение соответствия должности» доступны для заполнения поля:

• Проводится каждые (указывается число и период – год или месяц);
• Исключая работающих в должности менее (указывается число и период – год или месяц);
• Исключая сотрудников старше (указывается количество лет);
• Исключая сотрудников младше (указывается количество лет);
• Отбор по должности (либо отмечается галочка «Аттестовывать все должности» либо в таблице ниже подбираются определенные должности правой кнопкой мыши).

 

 

Для типа аттестации «Подтверждение квалификации по специальности» доступны для заполнения поля:

• Переключатель «Внешняя/Внутренняя» аттестация;
• Отбор по специальности (либо отмечается галочка «Аттестовывать все специальности» либо в таблице ниже подбираются определенные должности правой кнопкой мыши).

 

После сохранения созданные виды аттестации можно будет подобрать в документах «Приказ об аттестации сотрудников» и «Направление на внешнюю аттестацию».