Как настроить согласование документов в 1С:ДГУ 3.0

Согласование документов — один из ключевых бизнес-процессов в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0. Оно позволяет организовать последовательное или параллельное рассмотрение документов ответственными сотрудниками, обеспечить контроль исполнения и прозрачность процесса принятия решений.

Для того чтобы пользователи могли запускать согласование непосредственно из карточки документа, необходимо предварительно настроить обработку соответствующего вида документа. В рамках настройки определяются этапы обработки, участники процесса и правила назначения исполнителей.

В данной статье рассмотрим настройку согласования на примере вида документа «Договор поставки».

Шаг 1. Создайте новый вид документа

Перейдите в раздел:

НСИ → Виды документов

Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 2. Заполните основные параметры

В открывшейся карточке вида документа заполните основные реквизиты:

• наименование;
• необходимые параметры вида документа.

Если создается договор, установите флажок «Является договором».

После заполнения основных реквизитов переходите к настройке обработки документа.

Шаг 3. Создайте настройку обработки

Откройте вкладку «Настройки обработки».

Нажмите кнопку «Добавить настройку».

Укажите дату начала действия настройки и подтвердите создание.

После этого откроется форма настройки маршрута обработки документа.

Шаг 4. Добавьте этапы обработки

В правой части окна расположен перечень действий обработки.

Выберите необходимые действия из списка или создайте новые, нажав кнопку «+».

Каждому действию рекомендуется присвоить понятное наименование, соответствующее внутреннему бизнес-процессу организации.

Например:

• Согласование главным бухгалтером;
• Согласование юридическим отделом;
• Утверждение руководителем;
• Исполнение.

Рекомендация

Используйте понятные названия этапов. Это позволит исполнителям сразу понимать, какие действия от них требуются после получения задачи.

Шаг 5. Настройте правила обработки

После создания всех необходимых действий нажмите гиперссылку «Правила обработки документа».

Укажите дату начала действия правил.

Отметьте флажками действия, которые будут использоваться при обработке данного вида документа.

Шаг 6. Назначьте исполнителей

Для каждого действия откройте карточку двойным щелчком мыши.

Назначьте исполнителя, который будет выполнять соответствующий этап обработки.

При необходимости можно настроить различных исполнителей для каждого действия бизнес-процесса.

После заполнения всех этапов сохраните изменения.

Шаг 7. Завершите настройку

После настройки действий, исполнителей и правил обработки нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Теперь вид документа полностью подготовлен к запуску процессов согласования.

Создание документа и запуск согласования

После завершения настройки можно перейти к работе пользователей.

Создайте новый документ выбранного вида.

В данном примере используется «Договор поставки».

Заполните карточку документа:

• наименование;
• дату;
• контрагента;
• предмет договора;
• остальные необходимые реквизиты.

Прикрепление файлов

При необходимости прикрепите файл документа.

Это можно сделать двумя способами:

• кнопкой «Добавить» на вкладке «Реквизиты»;
• на вкладке «Файлы» через контекстное меню.

Оба варианта обеспечивают удобный доступ к загрузке и последующему просмотру вложений.

Перейдите на вкладку «Обработка».

Если маршрут не определяется автоматически, укажите участников согласования вручную.

Для каждого этапа можно изменить исполнителя и установить срок выполнения задачи.

После завершения настройки маршрута нажмите кнопку «Начать обработку».

Перед запуском рекомендуется открыть вкладку «Доступ» и убедиться, что все участники процесса имеют права на работу с документом.

Проверка выполнения задач

После запуска обработки система автоматически сформирует задачи исполнителям.

Чтобы проверить корректность настройки, откройте список задач одного из участников процесса.

Например, у главного бухгалтера автоматически появится задача на согласование договора.

Выполнение согласования

Исполнитель открывает полученную задачу, знакомится с документом и принимает решение.

Для согласования необходимо нажать кнопку «Согласовано».

После выполнения задачи информация автоматически обновится в карточке документа.

Контроль выполнения обработки

На вкладке «Обработка» всегда отображается текущее состояние процесса:

• какие этапы уже выполнены;
• кем согласован документ;
• какие задачи находятся в работе;
• какие этапы еще предстоит выполнить.

Это позволяет инициатору и руководителям контролировать ход согласования и своевременно реагировать на возможные задержки.

Результат

После выполнения настройки пользователи смогут запускать согласование непосредственно из карточки документа. Система автоматически сформирует задачи участникам процесса, обеспечит контроль сроков исполнения, сохранит историю прохождения документа и позволит отслеживать статус согласования на каждом этапе. Такой подход значительно упрощает организацию внутреннего документооборота, повышает прозрачность процессов и сокращает время обработки документов.