Для работы с документами, предназначенными для оформления операций через органы, осуществляющие кассовое обслуживание, удобно использовать Журнал расчетно-платежных документов.

Открыть Журнал расчетно-платежных документов можно с помощью команды Расчетно-платежные документы меню функций раздела Денежные средства.

Для отбора по организации и лицевому счету необходимо выбрать значения реквизитов:

Организация – выбирается из справочника Организации;

Лицевой счет – выбирается из справочника Лицевые счета.

Показывать остатки – после установки флага в форме журнала появляется таблица с информацией о денежных средствах на лицевых счетах организации, суммах полученных ЛБО (ассигнований), а также о суммах, зарезервированных для оплаты. Информация о денежных средствах представлена в таблице в разрезе источников средств( рис.1).

Рис. 1

Для просмотра существующих и ввода новых документов предназначена табличная часть формы журнала, которая имеет четыре закладки – Расчетно-платежные документы, Прочие документы, Выписки из лицевого счета и Документы на инкассо.

Закладка Расчетно-платежные документы предназначена для работы с документами вида:
Заявка на кассовый расход; Заявка на кассовый расход (сокращенная); Сводная заявка на кассовый расход; Заявка на наличные; Заявка на наличные (банковская карта); Запрос на аннулирование заявки; Заявка на возврат; Кассовое выбытие; Кассовое поступление; Платежное поручение.
Закладка Прочие документы предназначена для работы с документами вида: Запрос на выявление принадлежности платежа; Заявление на получение денежных чековых книжек; Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа; Уведомление об уточнении операций клиента.

Закладка Документы на инкассо предназначена для работы с документами вида: Аккредитив; Заявление на выдачу казначейского аккредитива; Заявление об акцепте, об отказе от акцепта; Инкассовое поручение; Платежное требование.

Документы всех видов списка Расчетно-платежные документы могут иметь один из статусов:

В работе;
Подготовлен;
На исполнении;
Исполнен;
Аннулирован.

Прежде чем будем рассматривать применение документов ответим на вопрос, какой документ формировать в программе «Заявка на кассовый расход» или «Кассовое выбытие»?

Итак, давайте разбираться.

С точки зрения программы это два одинаковых документа, в которых формируются одинаковые проводки.

Но! из документа "Заявка на кассовый расход" можно распечатать первичный документ Заявка на кассовый расход по форме 0531801, который нужен для казначейства.

Таким образом, если у вас настроен обмен, когда вы создаете документ в 1С: БГУ и выгружаете его в программу казначейства (СУФД, ЭБ), то в этом случае вам нужно оформлять "Заявку на кассовый расход". Если же у вас настроен обмен, когда вы наоборот выгружаете из казначейской программы в 1С, то тогда создаются "Кассовые выбытия".

Вариантов обмена может быть несколько:

Создаете "Заявку на кассовый расход" в 1С и выгружаете в программу казначейства. После получения выписки, загружаете ее в 1С и у вас проводятся "Заявки на кассовый расход" и при необходимости, создаются "Кассовые поступления".

Создаете "Заявку на кассовый расход" в 1С и выгружаете в программу казначейства. После получения выписки, ставите отметку "оплачено" и проводите документ.

Заявки оформляете в казначейской программе и тогда при импорте у вас в 1С создадутся "Кассовые выбытия"

Есть еще вариант, когда в обоих программах вы создаете документы вручную, но он более трудоемкий.

Настройка выгрузки и загрузки документов из СУФД описана ЗДЕСЬ.

Рассмотрим наиболее распространенные варианты формирования документов «Кассовое поступление» и «Кассовое выбытие» в казенных учреждениях.

1. Примеры заполнения документа «Кассовое поступление».

1.1. Возврат дебиторской задолженности прошлых лет.

Казенное учреждение наделено полномочиями администратора кассовых поступлений. На основании извещения (ф. 0504805) подведомственное учреждение, которое наделено отдельными полномочиями по начислению и учету платежей, передает информацию об ожидаемых к поступлению средствах от возврата дебиторской задолженности прошлых лет. Денежные средства зачислены на лицевой счет администратора доходов.

Для корректного отражения операций в шапке документа указываются Лицевой счет, Кор. счет (рис. 2) . На закладке Реквизиты документа указывается Сумма поступления.

Рис. 2

На закладке Расшифровка платежа указываются (рис. 3): КФО, КБК, КОСГУ.

Рис. 3

Для формирования корректной бухгалтерской записи в данном случае на закладке Бухгалтерская операция (рис. 4) следует выбрать Типовую операцию - Погашение задолженности по налогам и сборам (303.00), а также указать Счет дебета - 210.02.

Рис. 4

При проведении в документе сформируются следующие проводки (рис. 5):

Рис. 6

1.2. Возврат денежных средств из-за ошибки в платежном документе.

С лицевого счета казенного учреждения 25 августа 2024 г. перечислены денежные средства поставщику за канцелярские товары в сумме 12 000 руб. Из-за ошибки в платежном документе 28 августа 2024 г. деньги вернулись на лицевой счет учреждения.

Для корректного формирования бухгалтерской записи в шапке документа (рис. 6) указываются: лицевой счет, Кор.счет - 302.00 Расчеты по принятым обязательствам, Контрагент.

На закладке Расшифровка платежа в новой строке указываются: КФО, КБК – вид КРБ по которому был совершен платеж, КОСГУ, Сумма, Договор или иное основание возникновения обязательства.

Рис. 6

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 7) выбирается Типовая операция – Погашение дебиторской задолженности поставщиков (302.00, 206.00), а также указывается Счет дебета – 304.05.

Рис. 7

При проведении в документе сформируются следующие проводки (рис. 8):

Рис.8

1.3. Учет доходов от оказания платных услуг у администратора.

Казенное учреждение наделено полномочиями администратора доходов бюджета. Учреждение вправе вести приносящую доход деятельность по договорам, заключаемым с физическими и юридическими лицами на возмездной основе. Получена выписка из лицевого счета в казначействе.

На закладке Реквизиты документа (рис. 9) – реквизиты, необходимые для формирования печатной формы документа. Кор.счет: 205.00, 209.00 Расчеты по доходам (полученным авансам).

Рис.9

На закладке Расшифровка платежа (рис. 10) данные табличной части: Источник средств, КБК, КОСГУ, Сумма, Договор или иное основание возникновения обязательств.

Рис. 10

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 11) при заполнении документа необходимо учесть следующие моменты: Типовая операция: Поступление доходов (205 00, 209 00), Счет дебета: 210.02.

Рис. 11

В документе будут сформированы следующие бухгалтерские записи (рис.12):

Рис. 12

2. Примеры заполнения документов «Кассовое выбытие»

2.1. Оплата казенным учреждением поставщику за выполненные работы, услуги, приобретение материальных запасов или основных средств.

На закладке Реквизиты документа (рис. 13) – реквизиты, необходимые для формирования печатной формы документа. Кор.счет: 302.00 Расчеты по принятым обязательствам.

На закладке Расшифровка платежа – данные табличной части: Источник средств, КБК, КОСГУ, Сумма.

Рис. 13

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 14) при заполнении документа необходимо учесть следующие моменты: Типовая операция: Оплата поставщикам и иные платежи (206.00 , 302.00), Счет дебета: 304.05.

Рис. 14

После записи и проведения документа будут сформированы следующие бухгалтерские записи (рис.15): Рис. 15

2.2. Пример заполнения документа «Кассовое выбытие» при оплате налогов, сборов и иных платежей в бюджет.

На закладке Реквизиты документа (рис. 16) – реквизиты, необходимые для формирования печатной формы документа. Кор.счет: 303.00 Расчеты по платежам в бюджеты. Указывается налог или сбор по которому оплачивается платеж, Контрагент.

На закладке Расшифровка платежа – данные табличной части: Источник средств, КБК, КОСГУ, Сумма.

Рис. 16

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 15) при заполнении документа необходимо учесть следующие моменты: Типовая операция: Уплата налогов, сборов и иных платежей в бюджет (303.00), Счет дебета: 304.05.

Рис. 17

После записи и проведения документа будут сформированы следующие бухгалтерские записи (рис.18):

Рис.18

2.3. Пример заполнения документа «Кассовое выбытие» удержанных из заработной платы работников учреждения профсоюзных взносов.

На закладке Реквизиты документа (рис. 19) – реквизиты, необходимые для формирования печатной формы документа. Кор.счет: Прочие счета, Контрагент.

На закладке Расшифровка платежа – данные табличной части: Источник средств, КБК, КОСГУ, Сумма.

Рис 19

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 20) при заполнении документа необходимо учесть следующие моменты: Типовая операция: Перечисление удержаний из зарплаты, выплат по оплате труда, стипендий (304.03), Счет дебета: 304.05., а также указать Вид удержания.

Рис. 20

После записи и проведения документа будут сформированы следующие бухгалтерские записи (рис.21):

Рис. 21.

2.4. Пример заполнения документа «Кассовое выбытие» при выплате заработной платы на банковские карты сотрудникам.

На закладке Реквизиты документа (рис. 22) – реквизиты, необходимые для формирования печатной формы документа. Кор.счет: 302.00 Расчеты по принятым обязательствам. В поле Контрагент необходимо указать «Все сотрудники», Договор.

На закладке Расшифровка платежа – данные табличной части: Источник средств, КБК, КОСГУ, Сумма. Рис. 22

На закладке Бухгалтерская операция (рис. 23) при заполнении документа необходимо учесть следующие моменты: Типовая операция: Перечисление физическим лицам по ведомости (302.00), Счет дебета: 304.05.

Рис. 23