Ведение штатного расписания с историей изменения

Если в организации происходят частые и значительные изменения в штатном расписании, а также проводятся регулярные индексации, то целесообразно вести историю изменений в программе кадрового учета. Для этого необходимо установить флаг "Ведется история изменений штатного расписания" в настройках программы (Настройки – Кадровый учет – Настройка штатного расписания).

Обратите внимание! Если ранее штатное расписание не сохранялось с историей, при изменении настроек будет добавлен документ "Утверждение штатного расписания", который подтверждает ранее внесенные позиции.

При таком подходе штатное расписание изменяется с помощью двух основных документов:

• «Утверждение штатного расписания» – вносится один раз в месяц и предполагает изменения во всем штатном расписании организации или подразделения;
• «Изменение штатного расписания» – создается на любую дату, позволяет добавлять новые позиции, изменять или закрывать существующие как групповым, так и индивидуальным способом.

Необходимо создать новые подразделения и должности заранее в справочниках без установки даты утверждения (она будет недоступна для редактирования).

Документ «Утверждение штатного расписания» используется при первоначальном утверждении штатного расписания в программе, а также при общем изменении данных по позициям штатного расписания (по сути, замена штатного расписания на новое).

При заполнении документа следует указывать месяц, с которого штатное расписание начинает действовать, дату приказа об утверждении нового штатного расписания и перечень позиций штатного расписания.

При добавлении новой позиции в документе указывается конкретное подразделение и должность, а наименование позиции присваивается автоматически. Изменение подразделения и должности после сохранения позиции невозможно.

Для каждой позиции штатного расписания на закладке «Оплата труда» указывается оплата труда, которая будет составлять фонд оплаты труда. При выборе начисления может понадобиться заполнить значение постоянного показателя.

Дополнительно указываются данные для расчета ФОТ по вредным, северным и районным надбавкам на закладке «Оплата труда».

На вкладке «Дополнительно» также можно указать следующее:

• Статью финансирования для бухгалтерского учета;
• Условия приема на работу и характер работы сотрудника;
• Изменить трудовую функцию для определенной позиции;
• Указать класс опасности, статистические данные и уточнить работу в СЕЛЕ (при наличии соответствующих настроек);
• Уточнить количество дней отпуска в году, если это отличается от нормы по организации.

Документ «Изменение штатного расписания» может быть вызван из справочника «Штатное расписание» или раздела «Кадры». Он используется для внесения локальных изменений на любую дату месяца по нескольким позициям. Изменения могут быть добавлены или изменены по конкретной дате.

Для закрытия позиций используется соответствующая команда.

При изменении плановых начислений в позициях штатного расписания из документа «Изменение штатного расписания» можно создать документ «Изменение плановых начислений».

Откроется документ, автоматически заполненный по данным, измененным в документе «Изменение штатного расписания» и по текущей штатной расстановке сотрудников. Если данные изменения считаются индексацией, необходимо отметить галочкой «Учитывать, как индексацию заработка».

Автор статьи

Элеонора Рузыева

Старший специалист-консультант

Поcмотреть все статьи автора