Ведение штатного расписания без истории изменения

Штатное расписание — это документ организации, устанавливающий структуру предприятия, перечень должностей сотрудников, количество единиц каждой должности, размеры окладов и надбавок, общий фонд оплаты труда. Оно утверждается руководителем организации и является основанием для приема работников на работу, расчета заработной платы и контроля численности персонала.

Штатное расписание можно вести без истории изменений чаще всего тогда, когда организация впервые приступает к работе с программой. Такой подход помогает избежать возможных ошибок, связанных с неправильным оформлением предыдущих версий документа, и обеспечивает точность ведения текущего расписания.

Для того, чтобы штатное расписание велось в программе без истории изменения в настройках программы «Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания» должен быть снят флажок «Ведется история изменений штатного расписания».

Обратите внимание! Если в программе штатное расписание велось ранее с историей изменения, снимать флажок «Ведется история изменений штатного расписания» не рекомендуется во избежании возможных ошибок.

Для составления штатного расписания, для начала, необходимо создать новые подразделения и должности заранее в справочниках.

При ведении штатного расписания без истории изменения при создании подразделений и должностей появляется возможность установления даты формирования. Также появляется возможность устанавливать даты расформирования, благодаря чему ненужные позиции исчезают из общих списков, облегчая пользователям просмотр актуальной структуры, быстрый поиск и выбор активных элементов.

Создание новой позиции штатного расписания

Чтобы создать новую запись в штатном расписании, откройте раздел «Кадры - Штатное расписание» и нажмите кнопку «Создать». Откроется окно редактирования позиции («Карточка позиции»), где потребуется заполнить следующие поля:

1. Основные поля:

Организация: если в программе ведется учет нескольких организаций.

Подразделение: выберите нужное подразделение из списка.

Должность: выберите соответствующую должность из справочника.

График работы: укажите рабочий график из справочника графиков.

Количество единиц: введите количество штатных единиц (может быть дробным, если в разделе Настройка – Кадровый учет стоит галочка «Используется работа по неполной ставке»).

Наименование: формируется автоматически, исходя из указанных ранее полей.

2. Закладка «Оплата труда»:

Здесь вводятся детали оплаты труда и тарифные ставки. Например, если включены тарифные группы, выберите подходящую категорию и группу тарифов. Здесь же устанавливаются виды начислений сотрудникам на указанной должности.

3. На закладке «Дополнительно» укажите:

• статью финансирования, счет, субконто (если по позиции должны стоять отличные от используемых в организации в целом);
• трудовую функцию;
• виды отпусков, количество дней отпуска;
• особые условия трудоустройства, а также дополнительную информацию о пенсионных льготах и классе условий труда, если такая информация используется для вашей организации;
• категорию должности для отчетов ЗП-… (если сдается соответствующий отчет).

4. Закладка «Специальности»:

Доступна, если включен соответствующий режим учёта специальностей сотрудников (раздел Настройки – Кадровый учет – Ведется учет специальностей сотрудников). Здесь перечисляются необходимые квалификации для занятия должности.

После заполнения всех нужных полей сохраните позицию нажатием кнопки «Записать и закрыть».

Изменение штатного расписания

Для обновления существующих данных по позиции штатного расписания (изменения начислений, размеров показателей, количества ставок и т.д.) выполните следующее:

• Войдите в карточку нужной позиции;
• Обновите дату утверждения позиции;
• На вкладке «Оплата труда» внесите нужные изменения в начисления или их показатели;
• В поле «Кол-во штатных единиц» установите новое количество ставок и т.д.

Обратите внимание, что такие изменения не повлияют автоматически на начисления сотрудников, занимающих данные позиции. Чтобы применённые изменения начали действовать для текущих сотрудников, необходимо сформировать отдельный документ, к примеру «Изменение плановых начислений».

Автор статьи

Элеонора Рузыева

Старший специалист-консультант

Поcмотреть все статьи автора