Учет ГСМ: списание, принятие к учету топлива и талонов на топливо (топливных карт) в конфигурации 1С: БГУ 8 (ред. 2)

Введение

Основные сведения

Поступление талонов

Выдача талонов водителю/раздатчику талонов

Оформление авансовых документов

Путевые листы и таксировка путевых листов

Введение

Данная статья посвящена методологии учета горюче-смазочных материалов, а также талонов на топливо и топливных карт в конфигурации 1С: БГУ 8 (ред. 2). Информация будет разбита на несколько блоков с практическими примерами и подробным описанием действий.

Учёт ГСМ в программе 1С: БГУ 2 регулируется следующими документами:

• Инструкция №157н. В ней закреплены правила учёта горюче-смазочных материалов;
• Приказ Минфина №174н (от 16.12.2010);
• Федеральный стандарт для учреждений госсектора «Запасы» (Приказ Минфина №256н от 07.12.2018).

Порядок учёта ГСМ также может закрепляться в учётной политике организации.

 

Основные сведения

- Включение подсистемы «ГСМ»

Для ведения учета путевых листов и расчета таксировки путевых листов включаем подсистему «ГСМ»: «Администрирование» - «Настройка параметров учета» - «Специализированные подсистемы» - «Учет горюче-смазочных материалов» (см. Рис. 1 и 2)

Рис. 1 – Включение подсистемы ГСМ

Рис. 2 – Включение подсистемы ГСМ

 

 

- Включение количественного ведения учета денежных документов

В случае, если ведется количественный учет денежных документов, включаем ведение количественного учета: «Администрирование» - «Настройка параметров учета» - «Денежные средства» - «Вести количественный учет денежных документов» (см. Рис.3)

Рис. 3 – Включение количественного учета денежных документов

 

- Отличие талонов на топливо и топливных карт

            Важно помнить, что талоны на топливо – это денежные документы, учитываемые по счету 201.35 «Денежные документы», а топливные карты – это Бланки строгой отчетности, учитываемые по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности», соответственно, учитываются и используются в учете они по-разному.

Талоны условно можно разделить на два вида: количественные (литровые) и денежные. В количественных талонах указывают количество литров топлива (литровый номинал), которые можно получить на АЗС в обмен на талон. Обычно их выпускают на 10, 15, 20, 25, 30, 40 и 50 литров. При заправке на станции водителю отпускают то количество бензина, которое указано в талоне. Они оплачиваются по ценам на топливо, действующим в день их приобретения.

Одним из примеров принятия к учету топливных карт можно увидеть на рис. 4.

Рис. 4 – Движение топливных карт в бюджетном учреждении

 

Поступление талонов

После того, как талоны на топливо были оплачены – создаем поступление в фондовой кассе организации (см. Рис. 5, 6)

Рис. 5 – Касса организации

 

Рис. 6 – Создание поступления денежных документов (талонов)

 

Галка «Исполнен» должна быть проставлена, если приход действительно был, в таком случае проводки сформируются.

Если ведется учет по подразделениям, указываем подразделения. В данном примере учет по подразделениям отключен (включается в «Настройках параметров учета»).

В созданном документе заполняем все необходимые поля (см. Рис. 7, 8)

Рис. 7 – Приходный кассовый ордер (фондовый)

 

Рис. 8 – Приходный кассовый ордер (фондовый)

 

Заполняем КФО, КПС (КВР – 244), Вид денежного документа, Денежный документ, Количество (если включен учет по количеству) и общую сумму денежных документов.

Сумма заполнится автоматически, если указана Номинальная стоимость талона в Денежном документе.

Во вкладке «Бухгалтерская операция» единственная типовая операция «Поступление денежных документов от контрагентов (302)».

Строка «КПС для счета 201.35 оставляем пустой, ели существует рабочий счет. Если его нет или документ не проводится, выбираем КПС типа XXXX0000000000000. В нашем примере рабочий счет создан ранее. (см. Рис 9)

Рис. 9 – Заполнение Приходного кассового ордера (фондового)

 

«Виды денежных документов» поставляются в типовой конфигурации (с желтым кружочком), а «Денежные документы» необходимо создавать вручную как вид топлива или смазочного материала (см. Рис 10, 11).

Рис. 10 – Создание «Денежных документов»

 

Рис. 11 – Создание «Денежных документов»

 

Если талоны разного номинала (в случае количественных), то литраж указываем в названии, а номинальную стоимость – за 1 талон (см. Рис. 12, 13)

Рис. 12 – Заполнение основных данных денежного документа

 

Рис. 13 – Заполнение основных данных денежного документа

 

После добавления Видов денежных документов и Денежных документов, они «подтянуться» в приходный фондовый документ.

По итогу получаем такие записи в бух. операции (см. Рис. 14):

Рис.  14 – Бухгалтерская операция поступления талонов на топливо

 

Выдача талонов водителю/раздатчику талонов

Существует несколько способов выдачи талонов – напрямую из кассы водителю, либо через раздатчика-кассира. Выдача талонов через раздатчика-кассира должна быть отражена в Учетной политике.

1. Выдаем напрямую водителю (см. Рис. 15-21):

Рис. 15 – Создание РКО (фондового)

 

ВАЖНО! Если выдача происходит в один и тот же день с поступлением талонов – выдача должна происходить позже поступления.

 

Рис. 16 – Заполнение РКО (фондового)

 

Договор (условный) указываем с подотчетным лицом для регистрации обязательств именно с подотчетным лицом.

 

Рис. 17 – Заполнение РКО (фондового)

 

Во вкладке Расшифровка указать КПС типа XXXX00000000244.

 

Рис. 18 – Заполнение РКО (фондового)

 

Вкладка «Бухгалтерская операция» заполняется автоматически. КПС для 201.35 счета указывается, если нет рабочего счета.

Проводим документ и смотрим проводки и ОСВ по счету 208.34 (см. Рис 18-20):

 

Рис. 19 – Бух. проводки

 

Рис. 20 – ОСВ по счету 208.34

 

 

Рис. 21 – ОСВ по счету 208.34

 

2. Выдаем раздатчику-кассиру:

В таком случае из документооборота по талонам исключается водитель, талоны выдаются кассиру, а также заявку-обоснование и отчет о расходах подписывает сам кассир-раздатчик как ответственный.

Передавать талоны с кассира-раздатчика на водителя не является целесообразным, поскольку в учете возникает «лишнее» движение, влияющее на формы отчетности. По факту проведения фондового РКО талоны по количеству и сумме будут списаны с учета и перейдут в задолженность подотчетного лица по счету 208.34.

ВАЖНО! С договорами на подотчетников можно поступить следующим образом: либо создать один на всех, либо для каждого водителя/кассира создать отдельный договор. Любой из этих случаев допускается.

 

Оформление авансовых документов

Для оформления поступления ГСМ от водителя необходимы следующие документы:

• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф.0510521);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф.0504520);

 

1. Заявка-обоснование (см. Рис. 22-26)

В случае, если талоны выданы напрямую водителю, то отчитывается водитель за полученные талоны либо после каждой поездки, либо в конце каждого месяца. Сроки отчетов необходимо прописать в Учетной политике учреждения.

 

- Создание документа

 

Рис. 22 – Создание Заявки-обоснования

Рис. 23 – Создание Заявки-обоснования

 

Рис. 24 – Создание Заявки-обоснования

 

Заполняем «шапку» документа, указываем подотчетное лицо, способ выдачи средств (в нашем случае денежные документы), сумму и срок, на который выдаются талоны. Заполняем вручную документ основание (договор с подотчетным лицом) и назначение аванса.

Во вкладке «Товары, работы, услуги» вносим то количество бензина, которое он получил при заправке на АЗС в определенный период (день, месяц). Если составляете документ за месяц – вносите каждую заправку отдельной строкой. В таком случае дата документа указывается как последний день месяца.

ОКПД для разного бензина разный, обратите внимание. Сумма указывается за весь полученный бензин.

Строку «Инд. характеристика» заполняем названием ГСМ. Заполнять ее необязательно.

КПС указывается с КВР 244, КЭК – 343.

Указываем внизу формы «Основание принятия обязательств» (договор с подотчетным лицом) и «Раздел лицевого счета» (с которого происходила оплата).

 

Рис. 25 – Создание Заявки-обоснования

 

Вкладка «Дополнительно» показывает оставшуюся сумму задолженности подотчетного лица, а также ответственных лиц организации, которые будут отражены в печатных формах.

Рис. 26 – Создание Заявки-обоснования

 

Во вкладке «Бухгалтерская операция» проверяем типовую операцию, проводим документ.

В случае, если талоны выданы раздатчику, Заявка-обоснование создается аналогично.

Т.к. мы выдали денежные документы – проводок документ не формирует. Обязательства на талоны не регистрируются.

 

2. Отчет о расходах подотчетного лица (см. Рис. 27-)

 

 

Рис. 27 – Создание Отчета о расходах

 

В Отчете о расходах подотчетного лица заполняем «шапку» и вкладку «Аванс». В случае, если расходный документ не виден – убираем дату начала периода, которая подтягивается из даты создания Отчета. Выбираем нужный расходный документ.

Рис. 28 – Заполнение вкладки «Аванс»

 

Заполняем вкладку «Товары, работы, услуги». Часть информации занесена из Заявки обоснования. Нам необходимо в каждой строке заполнить контрагента, вид документа от АЗС (чек), дату и номер чека, а также в каждой строке «принятые» скопировать фактическую сумму расходов (если заправка была произведена в полном объеме). Сумма фактических и принятых расходов должна быть равна.

Рис. 29 – Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

 

Далее необходимо установить счет, на который будет приходоваться бензин (аналитику дебета). Нажимаем кнопку «Установить аналитику дебета» - «По всем строкам» (если поступает только бензин):

Рис. 30 – Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

 

Указываем счет 105.33, КПС – вида XXXX00000000000, Номенклатура – наш бензин (в нашем случае – АИ-92), ЦМО – на ком будет числиться в учете бензин (у нас это водитель).

Рис. 31 – Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

 

В строке КФО указываем – 1 (для казенных учреждений), КПС – с КВР 244, КЭК – 343.

Рис. 32 – Заполнение вкладки «Товары, работы, услуги»

 

Во вкладке дополнительно выбираем руководителей и ответственных лиц.

Рис. 30 – Заполнение вкладки «Дополнительно»

 

Вкладка «Бухгалтерская операция» заполняется автоматически.

Бензин принят на учет от подотчетного лица.

 

Путевые листы и таксировка путевых листов

Для списания ГСМ можно учесть 2 метода списания ГСМ:

- списание документом «Акт списания материалов»;

- посредством заполнения «Путевых листов» и создания на их основании «Таксировки путевых листов».

Для тех организаций, кто не ведет и не собирается в ближайшее время вести учет путевых листов в 1С (ведутся вручную), то достаточно создавать Акт списания материалов на необходимое количество ГСМ по определенным МОЛам (водителям).

Второй вариант желателен, если организация планирует (или ведет) учет путевых листов в 1С. В таком случае алгоритм списания будет следующим:

 

1. Создание «Путевого листа» (см. Рис. 31-33)

 

Создадим Путевой лист в разделе «Журнал путевых листов»

Рис. 31 – Создание Путевого листа

 

Путевые листы создаются на каждую дату, когда водитель производил выезд.

В нашем случае путевые листы созданы на каждую дату, указанную в Заявке-обосновании и на основании чеков.

 

Рис. 32 – Создание Путевого листа

 

Срок действия путевого листа – 1 день, но в некоторых случаях возможен увеличенный срок (когда смена водителя рассчитана на несколько дней).

Галка «Выдан водителю» и «Получен от водителя» ставятся по факту движения документа внутри путевого листа. Дата получения путевого листа от водителя – дата фактического получения.

Галка слева (самая крайняя) указывает на наличие созданной таксировки:

  - такая галка указывает на наличие таксировки, но таксировка не проведена;

 - такая галка сигнализирует о наличии проведенного документа таксировки.

«Вид перевозки» и «Вид сообщения» можно выбрать вручную.

Во вкладке «Горючее» указываем Вид ГСМ, сколько было заправлено, остаток и израсходовано горючего. Столбец «Расход» заполняется автоматически по формуле:

(Выдано (заправлено) + Остаток при выезде) – Остаток при возвращении = Расход (фактический)

Вкладки «Выезд» и «Возвращение» заполняются на основании данных полученного от водителя путевого листа.

Вкладка «Маршруты» заполняется маршрутами туда-обратно. При создании указываем адреса точек назначения и протяженность маршрута. Заполняем как минимум двумя строками данный раздел. В случае, если точки маршрута неизвестны – можно не указывать точки посещения, а указать только название маршрута и протяженность (обязательно!).

Рис. 33 – Заполнение вкладки «Маршруты»

 

Вкладка «Результаты» заполняется автоматически на основании данных прошлых разделов.

Вкладка «Прочее» заполняется вручную, и предназначена только для печатной формы документа, в проводках данная вкладка не участвует. Заполнять ее необязательно.

 

2. Создание «Таксировки путевого листа» (см. Рис. 34- )

 

На основании каждого путевого листа оформляется документ таксировки.

Документы таксировки путевых листов находятся по пути: «ГСМ» - «Таксировка путевых листов»

Рис. 34 – Создание Таксировки путевого листа

 

Таксировка оформляется на дату получения путевого листа от водителя.

Основная информация в таксировке подтягивается из путевого листа.

Во вкладке «Исходные данные» заполняем маршрут из путевого листа по кнопке «Заполнить» - «По списку маршрутов из путевого листа».

Сравниваем пробег с путевым листом.

 

Рис. 35 – Создание Таксировки путевого листа

Во вкладке «Расчет расхода ГСМ» нажимаем кнопку «Рассчитать нормативный расход ГСМ», данные заполнятся на основании путевого листа и вкладки «Исходные данные».

Рис. 36 – Заполнение вкладки «Расчет расхода ГСМ»

 

ВАЖНО! Без нормы расхода документ не проведется. Создание нормы см. в п.6.4.

 

 

Рис. 37 – Заполнение данных о выданных талонах

 

Проверяем корректность данных, вводим данные по талонам по гиперссылке «Ввести данные» в строке «в т.ч. по картам и талонам».

Выбираем вкладку «Заправки по талонам на топливо» и заполняем столбцы, которые заполнены на рисунке ниже и нажимаем «Сохранить».

Рис. 38 – Заполнение данных о выданных талонах

Вкладку «Списание ГСМ» заполняем в том случае, если списание топлива будете производить после каждой поездки. Оставляем пустым, если списание ГСМ происходит в конце каждого месяца.

В нашем примере ГСМ списывается в конце отчетного месяца по всем таксировкам.

Рис. 39 – Заполнение вкладки «Списание ГСМ»

 

Во вкладке «Комиссия» выбираем одну из действующих комиссий по принятию ГСМ.

Рис. 40 – Заполнение вкладки «Комиссия»

 

Во вкладке «Заключение комиссии» пишем заключение комиссии.

Вкладка «Бухгалтерская операция» заполняется автоматически.

Проводим документ. В нашем случае документ не формирует проводок, т.к. списания ГСМ не происходило.

Списывать ГСМ после каждой поездки или в конце месяца – остается на выбор организации. Оформление путевых листов и таксировки после каждой поездки – обязательно.

Рис. 40 – Заполнение таксировки вида «Сводная»

 

После составления путевых листов и таксировки в течение месяца, спишем бензин и талоны посредством Таксировки с видом таксировки «Сводный расчет расхода ГСМ по таксировкам».

Заполняем период (месяц), транспортное средство и МОЛа (водителя), и нажимаем кнопку «Заполнить список документов таксировки»

Рис. 41 – Заполнение сводного расчета ГСМ

 

Во вкладке «Расчет расхода ГСМ» нажимаем кнопку «Рассчитать сводный расход ГСМ по таксировкам», после чего будет сформирован суммарный расход ГСМ за месяц с указанием перерасхода/экономии в соответствии с нормами расхода.

Рис. 42 – Заполнение вкладки «Списание ГСМ»

 

Рис. 43 – Заполнение вкладки «Списание ГСМ»

 

Заполняем дебет счета, куда будет списываться бензин (для казенных учреждений – на расходы периода (счет 401.20), КПС – вида XXXX0000000244).

Вкладки «Комиссия», «Заключение комиссии» и «Бухгалтерская операция» заполняются аналогично прошлым таксировкам.

Проводим документ и смотрим проводки и ОСВ по счету 105.33.

Проводки в сводной таксировке и обычной таксировке одинаковы.

 

Рис. 44 – Проводки сводной таксировки

 

Рис. 45 – ОСВ по счету 105.33

 

Бензин списан. На этом операции с ГСМ заканчиваются.

Все необходимые формы для печати можно найти по кнопке в документах «Печать».