Суточные сверх нормы

Статьей 168 ТК РФ предусмотрены следующие расходы, связанные с командировкой:

• возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• выплата суточных за время нахождения в командировке;
• возмещение иных расходов, произведенных сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Трудовым законодательством величина суточных не ограничена, т.е. работодатель вправе установить их в любом размере.

Однако стоит помнить, что для целей НДФЛ и взносов на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством суточные будут освобождаться от налогообложения, только если их сумма (п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• за каждый день нахождения в командировке на территории РФ не превышает 700 руб.;
• за каждый день нахождения в заграничной командировке не превышает 2 500 руб.

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230).

Страховыми взносами на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются в полной сумме (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Для целей заполнения расчета по форме 6-НДФЛ датой фактического получения дохода считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Дата удержания налога - день фактической выплаты ближайшего дохода, с которого его можно удержать. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме. Срок перечисления налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ.

С 01.01.2021 оплата (возмещение расходов) курортного сбора сотруднику, направленному в командировку не облагается НДФЛ (изменения внесены в п. 1 ст. 217 НК РФ Федеральным законом от 23.11.2020 № 374-ФЗ).

С 09.11.2021 для дохода в виде суточных, выплаченных сверх норм, применяется код дохода для целей учета НДФЛ - 2015 (суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации) (приказ ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/844@) (ранее применялся код 4800).

 

Как облагать НДФЛ и страховыми взносами суточные и безотчетные суммы при командировках в ДНР и ЛНР?

Вопрос аудитору:

Организация направляет сотрудников в командировку в ДНР. Им выплачиваются суточные в размере 10 000 руб., а также безотчетные суммы в размере 5 000 руб. за каждый день командировки. Какой порядок удержания НДФЛ с таких сумм и уплаты взносов (в т. ч. на травматизм)?

Ответ:

При направлении работников в командировку на территорию ДНР не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в размере 8 480 руб., а безотчетные суммы в размере не более 700 руб. за каждый день командировки. При этом взносами на травматизм указанные выплаты не облагаются в размере не более 700 руб. за каждый день командировки.

Обоснуем ответ.

Возмещение расходов при командировках в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области регулируется постановлением Правительства России от 28.10.2022 № 1915.

Согласно п. 1 постановления № 1915 работникам организаций, которые направляются на территории ЛНР, ДНР, Запорожской и Херсонской областей для выполнения работ (оказания услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры, положены следующие выплаты:

• средний заработок за период командировки;
• суточные в размере 8 480 рублей за каждый день командировки;
• безотчетные суммы (их размер не ограничен).

Порядок обложения НДФЛ и взносами (в т. ч. на травматизм) сумм возмещения командировочных затрат регулируется ст. 217 и ст. 422 НК РФ, а также ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ соответственно.

Так, при направлении работников в командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• суточные в размере, установленном Актом Президента России или Правительства России,
• безотчетные суммы в размере не более 700 руб. за каждый день командировки.

Таким образом, при направлении работника в командировку на территорию ДНР суточные и безотчетные суммы можно выплачивать в любом размере. Однако для целей налогообложения в базу по НДФЛ и взносам суточные включаются в сумме, превышающей установленную нормативным актом, а безотчетные суммы – в размере свыше 700 руб.

В отношении взносов на травматизм действуют иные правила. Суточные и безотчетные суммы при командировках в ЛНР, ДНР и иные территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и (или) восстановлении объектов инфраструктуры, не облагаются взносами в размере не более 700 руб. за каждый день командировки (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Соответственно, в рассматриваемом случае работодателю необходимо поступить следующим образом:

• суточные в сумме 1 520 руб. (10 000 руб. – 8 480 руб.) за каждый день командировки облагать НДФЛ и страховыми взносами. При этом взносы на травматизм необходимо начислить с суммы суточных в размере 9 300 руб. (10 000 руб. – 700 руб.) за каждый день командировки;
• с безотчетных сумм в размере 4 300 руб. (5 000 – 700 руб.) за каждый день командировки удерживать НДФЛ, а также начислить на них страховые взносы (в т. ч. на травматизм).

См. письмо Минфина России от 03.04.2023 № 03-03-06/1/29254.

 

Получается интересная ситуация, если мы направляемся в командировку из какого-то региона Росси в ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую области, то НДФЛ не облагаются суточные в размере 8 480 рублей за каждый день командировки.

А если мы из ЛНР, ДНР, Запорожской или Херсонской области направляемся в командировку в какой-то другой регион России, то НДФЛ не облагаются суточные в размере 700 рублей за каждый день командировки.

При этом не понятно, какая сумма суточных не облагается НДФЛ, если мы направляемся в командировку по территории самих ЛНР, ДНР, Запорожской или Херсонской области.

 

Начисление командировочных (суточных) сверх норм в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3.0)

Пример:

Сотрудник ООО "ТЕКС" Рожков С. А. находился в командировке на территории РФ с 15.11.2021 по 19.11.2021 (5 дней). Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в ноябре 2021 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб. В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Доход в виде командировочных расходов (суточные), компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, составляет 1 500 руб. (5 000 руб. – 3 500 руб.).

 

Выполняются следующие действия:

 

Настройка вида начисления:

Для начисления командировочных (суточных) сверх норм должен быть создан новый вид начисления.

1. Раздел Настройка – Начисления.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Командировочные расходы сверх норм (рис. 1).
4. В поле Код укажите код вида начисления (он должен быть уникальным).
5. Флажок Начисление больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.
6. На закладке Основное:
   • в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме. Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику деньгами, но будет учтено для целей налогообложения и попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам, если данное начисление ими облагается. В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты). В поле Периодичность начисления укажите нужно ли контролировать периодичность начисления и как;
   • в разделе Расчет и показатели переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию.

 

 

 

 

7. На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию (рис. 2).

 

8. На закладке Зависимости настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний (рис. 3). В табличной части Зависимые удержания по умолчанию отражается удержание по исполнительному документу. Данный вид удержания необходимо удалить (пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

 

9. На закладке Приоритет указываются, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление (рис. 4). Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.

 

10. На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. В нашем примере используются значения, установленные программой по умолчанию (рис. 5).

 

11. На закладке Налоги, взносы, бухучет (рис. 6):

• в разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается (установлен по умолчанию) и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2015 "Суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, и превышающие 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации";
• в поле Категория дохода выберите Натуральный доход (основная налоговая база);
• в поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ можно указать, как это начисление следует включать в строки 110-113 расчета по форме 6-НДФЛ. По умолчанию доход будет включен в строки 110 и 112 расчета. Данные в строке можно изменить, если вы считаете, что этот доход должен отражаться в расчете в других строках, а не в тех, которые предлагает программа;
• в разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев;
• в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда;
• в разделе Бухгалтерский учет указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете. Т.к. в нашем примере доход в натуральной форме, в данном разделе необходимо указать способ отражения начисления в бухгалтерском учете для страховых взносов. Переключатель по умолчанию установлен в положение По настройкам сотрудника (способ отражения указывается в разделе Бухгалтерский учет зарплаты формы, вызываемой по ссылке Выплаты, учет затрат из карточки сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники)). Устанавливать переключатель в положение Как задано для начисления следует лишь тогда, когда начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников. В поле Счет, субконто выбирается значение из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете (раздел Настройка – Способ отражения зарплаты в бухучете). Если соответствующий способ отражения в справочнике отсутствует, его необходимо создать;
• в разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода выберите 2 - Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) (пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Это необходимо для правильного заполнения документа на выплату, а на основании него платежного поручения. С 01.06.2020 все организации и ИП, выплачивающие физическим лицам заработную плату и (или) иные доходы через банк или через иную кредитную организацию, обязаны указывать по этим суммам в расчетном документе специальные коды вида доходов.

 

12. На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование начисления. Оно будет выводиться в различных отчетах по начислениям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание начисления для справки.
13. Кнопка Записать и закрыть.

 

Начисление командировочных (суточных) сверх норм:

Регистрация дохода производится с помощью документа Доход в натуральной форме.

1. Раздел Зарплата – Натуральные доходы.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Месяц выберите месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц) (рис. 7).
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя.
6. В поле Счет, субконто указывается способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете (раздел Настройка – Способ отражения зарплаты в бухучете), если он не был указан для вида начисления Командировочные расходы сверх норм. В нашем примере доход в натуральной форме, поэтому способ отражения начисления в бухгалтерском учете указывается для страховых взносов.
7. В поле Вид дохода в нашем примере выберите вид начисления Командировочные расходы сверх норм (выбор производится среди начислений с назначением Доход в натуральной форме).
8. Поле Дата получения дохода заполняется автоматически текущей датой. Обратите внимание! Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере авансовый отчет утвержден в ноябре 2021 г., поэтому в поле Дата получения дохода укажите 30.11.2021.
9. В табличной части по кнопке Подбор или Добавить введите новую строку, в которой укажите:
   • в колонке Сотрудник – сотрудника, которому необходимо начислить доход;
   • в колонке Подразделение – подразделение, в котором числится сотрудник;
   • в колонке Результат – сумму дохода 1 500 руб.;
   • в колонке НДФЛ при указании суммы дохода будет автоматически произведен расчет суммы НДФЛ на дату получения дохода. Сумма НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала налогового периода с учетом ранее начисленных сумм налога и налоговых вычетов, на которые имеет право сотрудник. Удержание налога производится в день фактической выплаты ближайшего денежного дохода, с которого его можно удержать. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме;
   • в колонке Коррект. выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.
10. По ссылке Подписи поля Руководитель, Главный бухгалтер заполняются автоматически с указанием должности из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Исполнитель заполняются вначале вручную, а затем заполняются указанными в прошлых документах значениями.
11. Кнопка Провести и закрыть.

 

Окончательный расчет зарплаты за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). Расчет страховых взносов с суточных, выплаченных сверх установленных норм, производится на закладке Взносы (рис. 8). В расчетном листке командировочные расходы сверх норм отражаются в разделе Справочно.

 

При выплате зарплаты за месяц удерживается НДФЛ и с зарплаты, и с суточных сверх норм. Дата удержания налога – дата выплаты зарплаты (поле Дата выплаты) (рис. 9).

 

 

Отражение в учете НДФЛ со сверхнормативных суточных, выплаченных работнику

 

Сотрудник бюджетного учреждения ездил в командировку на 5 дней и по приезду составил Авансовый отчет.

В документе "Операция (бухгалтерская)" вводим проводку 1. Дт 401.01/212---Кт 208.02 (8 800руб.) на сумму суточных.

Но сумма суточных превышает установленный лимит, поэтому суточные сверх лимита являются доходом сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ 13%. На сумму НДФЛ также в документе "Операция (бухгалтерская)" формируем проводку 2. Дт 208.02---Кт 303.01 на сумму НДФЛ 13% (689руб.).

Подцепляем документ "Операция (бухгалтерская)" к Авансовому отчету. Однако при формировании печатной формы Авансового отчета сумма НДФЛ прибавляется к сумме суточных (9 489 руб.), и формируется неверный остаток по подотчетнику, как будто бухгалтерия должна выдать сотруднику 9 489 руб., вместо 8 111 руб. Является ли это ошибкой в программе?

Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" установлено, что возмещение расходов на выплату суточных осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

Данным постановлением также предусмотрено, что расходы, превышающие указанные размеры, возмещаются организациями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

На региональном (муниципальном) уровне размер суточных устанавливает госорган субъекта РФ (орган местного самоуправления) своим нормативным актом.

Статьей 168 Трудового кодекса РФ организациям предоставлено право самостоятельно определять размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, коллективным договором либо иным локальным нормативным актом. Однако статьей 217 НК РФ ограничен размер суточных, не подлежащих налогообложению, он составляет 700 рублей при нахождении в служебной командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей – за рубежом.

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 НК РФ в доход, подлежащий налогообложению у физического лица, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных, превышающая указанные лимиты, признается доходом физического лица и облагается налогом по ставке 13%. Выплачивая сверхнормативные суточные, организация как налоговый агент обязана удержать у работника сумму налога и перечислить ее в бюджет.

Следует отметить, что особенностью выплат работнику суточных сверх нормы является не только обязанность перечисления НДФЛ, а также страховых взносов с суммы превышения установленного необлагаемого размера суточных и, соответственно, отражение данной операции в бухгалтерском (бюджетном) учете.

Ошибка – неверный остаток по подотчетнику – возникла у вас вследствие того, что хозяйственные операции неверно отражены в учете.

Вы отражаете удержание НДФЛ записью "Дт 208.02---Кт 303.01". Но эта запись неверна.

Согласно пункту 84 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н), далее – Инструкция № 162н, по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача сумм денежных средств и денежных документов подотчетным лицам.

Таким образом, формируя запись Д-т 0.208.02, К-т 0.303.01, Вы тем самым отражаете в учете увеличение задолженности подотчетного лица, по которой оно должно представить авансовый отчет.

Согласно Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета (утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н) начисление и одновременно удержание налога на доходы физических лиц отражается следующими записями.

 

Согласно пункту 131 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н) начисление налога на доходы физических лиц бюджетным учреждением, как налоговым агентом - работодателем на основании Справки (ф. 0504833), сформированной по данным Расчетной ведомости (ф. 0301010) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401)) бюджетного учреждения, отражается по кредиту счета 030301730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830 - 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030291830).

Аналогичные положения содержатся в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.

Других записей по начислению налога на доходы физических лиц действующее законодательство для государственных (муниципальных) учреждений не предусматривает.

Таким образом, сумма налога на доходы физических лиц, исчисленная с суммы суточных, превышающих установленные Налоговым кодексом лимиты, должна отражаться по общему правилу:

Д-т 0 302 11 837, К-т 0 303 01 731.

Вы выдали работнику суточные сверх норматива. Он за них отчитался по авансовому отчету, к которому приложен расчет: (суточные по нормативу + сверх норматива), помноженные на количество дней командировки.

Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетным лицом приведены в таблице.

 

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма	Дата отражения операции
Выданы из кассы или перечислены на банковскую карту работника денежные средства на выплату суточных	0 208 12 567	0 201 34 610, 0 201 11 610, 0 201 21 610 увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 212)	8800	На дату выплаты суточных
Приняты к учету расходы по выплате суточных	0 109 X0 212, 0 401 20 212	0 208 12 667	8800	На дату утверждения авансового отчета
Удержан НДФЛ из заработной платы сотрудника (8800 - 700 х 5) х 0,13	0 302 11 837	0 303 01 731	689	На дату ближайшей выплаты в пользу работника
Начислены страховые взносы на сумму сверхнормативных суточных	0 109 X0 212, 0 401 20 212	0 303 02 731, 0 303 06 731, 0 303 07 731, 0 303 10 731		На дату ближайшей выплаты в пользу работника

 

Проводка Д-т 0 302 11 837, К-т 0 303 01 731 – это удержание из заработной платы. По авансовому отчету данные суммы проходить не должны!

Это начисление, а также начисление страховых взносов на сумму сверхнормативных суточных порождаются в программе по расчету заработной платы.

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" бухгалтерскую запись по удержанию НДФЛ из заработной платы сотрудника можно отразить документом Отражение зарплаты в учете с операцией "Удержание НДФЛ из сумм по оплате труда, денежного довольствия, компенсаций и прочих выплат" или документом Операция (бухгалтерская).