Решение о проведении инвентаризации: инструкция по составлению в программе 1С:БГУ 2

Решение о проведении инвентаризации

 

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утверждены унифицированные формы электронных первичных документов бухгалтерского учета и методические указания по их формированию и применению (приложение 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н, далее - Методические указания), в т. ч.:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) – применяется для оформления решения о проведении инвентаризации с указанием причины проведения, объектов, сроков проведения, даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация, состава инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий), ответственных лиц, в отношении которых проводится инвентаризация, мест проведения инвентаризации.
• Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) – применяется, если до начала проведения инвентаризации следует оформить изменение в решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) или его аннулировать.

С 01.01.2023 все учреждения обязаны применять электронные формы первичных документов, утвержденные Приказом № 61н. Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в установленных случаях - простой электронной подписью.

Ответственный исполнитель, подготовивший документ, подписывает решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) простой ЭП, руководитель утверждает с применением квалифицированной электронной подписи.

В случае, предусмотренном учетной политикой учреждения, решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) следует согласовать с должностными лицами. Для этого формируется электронный лист согласования и подписывается должностными лицами ЭП.

Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) направляется для ознакомления членам инвентаризационной (рабочей) комиссии, ответственным лицам, а также лицам, которые ведут бухгалтерский учет. По результатам формируется лист ознакомления. Должностные лица подписывают лист ознакомления ЭП.

Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) формируется аналогично.

 

Оформление решения о проведении инвентаризации в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения»

 

Для оформления решения о проведении инвентаризации в учреждении применяются документы раздела Учет и отчетность, подраздела Инвентаризации:

 

На основании документа «Решение о проведении инвентаризации» автоматически заполняются реквизиты в документах, сформированных в ходе проведения инвентаризации и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации). При необходимости из документа при нажатии на кнопку Печать можно сформировать печатную форму Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

Если до начала проведения инвентаризации следует оформить изменение в Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) или его аннулировать, то используется документ «Изменение решения о проведении инвентаризации». При необходимости из документа при нажатии на кнопку Печать можно сформировать печатные формы Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) и Решение о проведении инвентаризации с учетом изменений.

 

Для создания документа «Решение о проведении инвентаризации» используем кнопку Создать командной панели списка.

 

Заполнение реквизитов шапки документа

 

 

Реквизиты Организация и Дата заполняются автоматически. При необходимости их можно изменить.

Основание проведения инвентаризации следует выбрать из одноименного справочника основание (случай, цель) проведения инвентаризации, предусмотренное законодательством Российской Федерации.

В шапке документа также можно заполнить Подразделение, в котором планируется инвентаризация. Выбирается из справочника Подразделения.

 

Заполнение табличной части документа

 

 

Закладка "Объекты инвентаризации":

 

На закладке Объекты инвентаризации, нажав на кнопку Добавить в табличной части появится строка с соответствующим порядковым номером, в которой следует заполнить реквизиты:

 

Счет инвентаризации – КФО, счет учета из Плана счетов ЕСПБУ, по которым планируется проведение инвентаризации. При этом наименование счета учета заполнится автоматически.

Сотрудник – из справочника Сотрудники следует выбрать ответственное лицо или ответственное лицо группы лиц (при наличии), в отношении объектов учета по которым проводится инвентаризация.

Инвентаризация по состоянию на – дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация.

Срок проведения инвентаризации с/по – даты начала и окончания проведения инвентаризации.

Номер комиссии / Рабочей комиссии – номер инвентаризационной комиссии и номер рабочей инвентаризационной комиссии. Заполняется путем выбора нужной комиссии для проведения инвентаризации из открывающегося окна Форма выбора комиссии.

Место инвентаризации – место/подразделение учреждения, в котором проводится инвентаризация, и (или) местонахождение: адрес, место нахождения (хранения) материальных ценностей по ответственному лицу, указанному в реквизите Сотрудник.

Примечание – при необходимости, указываются сведения по способу проведения инвентаризации (сплошная, выборочная) и (или) иные дополнительные сведения.

 

По кнопке – «Заполнить» можно подобрать объекты по конкретным сотрудникам и счетам – «По остаткам НФА» или заполнить реквизиты в выделенных строках табличной части – «Групповое заполнение строк».

 

При заполнении остатков по НФА открывается окно подбора данных. С правой стороны можно произвести настройки с детализацией по КФО, Счету/группе счетов и Сотруднику/сотрудникам.

 

При заполнении наименования структурного подразделения в настройках – «Место инвентаризации» после нажатия кнопки – «Заполнить» (справа) табличной части – «Остатки» во всех позициях - «Место инвентаризации» отобразится данное значение и далее будет перенесено в документ.

 

Групповое заполнение строк позволяет внести изменения по конкретным позициям в табличную часть документа по всем или выделенным строкам.

 

Закладка "Инвентаризационные комиссии"

 

 

С помощью кнопки Добавить в табличной части закладки в строке Комиссия из справочника Комиссии (раздел Справочники – Организационная структура) следует выбрать одну из постоянно действующих комиссий учреждения для проведения инвентаризации. После выбора комиссии в табличной части заполнятся реквизиты Рабочие комиссии, Акты о составе комиссии, а также в группе реквизитов Состав комиссии, в виде таблицы выведется информация о составе комиссии: код строки, вид комиссии (постоянно действующая / временная), состав комиссии (статус члена комиссии), Ф.И.О., должность), номер рабочей инвентаризационной комиссии.

 

Закладка "Акты о проведении инвентаризации"

 

В табличной части закладки с помощью кнопки Добавить в реквизитах Наименование, Дата и Номер следует соответственно указать наименование правовых актов учреждения, которые определяют порядок проведения инвентаризации, их номера и даты.

 

Закладка "Дата подписания"

На закладке в реквизитах Дата подписи руководитель и Дата подписи ответственный следует указать даты подписания Решения о проведении инвентаризации руководителем учреждения и ответственным лицом.

 

Закладка "Лист ознакомления"

Лист ознакомления может быть заполнен, как через кнопку – «Добавить», так и через кнопку – «Заполнить»:

 

В листе ознакомления при автоматическом заполнении отображаются сотрудники из разделов 1 (Объекты инвентаризации) и 2 (Инвентаризационные комиссии) документа:

 

При использовании электронного документооборота на данной закладке проставляется признак, что сотрудник был ознакомлен с данным решением. Результаты сохраняются.

 

Закладка "Лист согласования"

В случае, предусмотренном актом субъекта учета, данный документ следует согласовать с должностными лицами. Для этого формируется электронный Лист согласования, который прилагается к ЭД Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и подписывается простыми ЭП.

На закладке Лист согласования с помощью кнопки Добавить в графе Сотрудник путем выбора из справочника «Сотрудники» следует выбрать должностные лица учреждения, с которыми требуется согласовать Решение о проведении инвентаризации. Или воспользоваться выбором из справочника «Согласующие лица»:

 

После того, как документ будет записан (сохранен без проведения) в графе Дата нужно установить дату согласования с каждым должностным лицом и сохранить результат.

 

Обратите внимание, что внизу документа «Решение о проведении инвентаризации» должен быть заполнен реквизит - Ответственный исполнитель (лицо, которое  подготовило документ) путем выбора его из справочника «Сотрудники».

 

Если электронный документ не ведется, то далее выводим печатную форму (ф. 0510439) и подписываем всеми членами комиссии.

 

Если в программе ведется электронный документооборот, то для создания электронного документа нажимаем на кнопку – «Внутр. ЭДО» – Просмотреть электронный документ. Из представленных электронных документов выбираем – Решение о проведении инвентаризации - Сформировать.

 

Далее указываем маршрут подписания (на данном этапе состояние документа – Не начат):

 

 

Если маршрут создан не был, то его можно заполнить вручную добавив подписантов:

Затем нажимаем кнопку – Выбрать и сохраняем электронный документ:

 

 

Документ переходит в статус – Требуется подписание:

 

После чего все члены комиссии должны последовательно подписать данный документ своей простой либо усиленной квалифицированной электронной подписью.

 

Дополнительные возможности:

На основании документа Решение о проведении инвентаризации можно создать документ «Изменение решения о проведении инвентаризации».