Планирование и санкционирование в казённой организации в 1С БГУ: учёт лимитов, принятие бюджетных обязательств, принятие денежных обязательств

Оглавление

1.1      Бюджетные данные

1.2      Расходные расписания

2.     Регистрация обязательств

2.1   Создание Договора

2.2   Регистрация обязательств

3.     Отчёты по санкционированию

4.     Частые ошибки в Сводных данных об исполнении бюджета ПБС

4.1      Сводные данные об исполнении обязательств ПБС

Планирование и санкционирование в казённой организации в 1С БГУ: учёт лимитов, принятие бюджетных обязательств, принятие денежных обязательств

Санкционирование – неотъемлемая часть форм отчётности 0503127, 0503128, 0503164, 0503175. В этой статье кратко пройдёмся по основным моментам, ответим на вопросы «почему лезет краснота в Сводных данных об исполнении бюджета ПБС», «как внести лимиты в 1С», «как принять денежные и бюджетные обязательства», «как создать общий договор», «как поместить договор в архив».

В разделе Планирование и санкционирование рассмотрим три основных блока:

1. 1.  Бюджетные данные

Документ Бюджетные данные используется для доведения ассигнований, лимитов и ПОФ на счёт распределителя (РБС) или получателя бюджетных средств (ПБС). Если организация является одновременно и РБС, и ПБС, документ Бюджетные данные используется для доведения ассигнований, лимитов, ПОФ на 01 лицевой счёт. Документ можно ввести как вручную, так и выгрузить из СУФД.

ВАЖНО: В 1С формируется только отчётность получателя бюджетных средств, отчёты по ГРБС и РБС в 1С не формируются и не сдаются, поэтому при желании в документе Бюджетные данные можно вести учёт как по 01, так и по 03 лс, либо только по 03 лс. Это повлияет только на счета санкционирования и журнал операций №8.

Подробно про выгрузку из СУФД можете прочитать в нашей статье «1С:БГУ - Обмен данными с системой документооборота СУФД»

Для создания документа вручную необходимо заполнить шапку документа:

- лицевой счёт

- вид бюджетных данных: КРБ

- дата документа

- организация

- ИФО (если ведётся учёт по ИФО)

Далее заполняем табличную часть:

- КБК

- КОСГУ (не обязательно, обычно формы отчётности сдаются без КОСГУ)

- сумма

ВАЖНО: если при выборе лицевого счёта не заполнился раздел лицевого счёта, проверьте настройки лицевого счёта: вкладка «Разделы лицевых счетов» должна быть заполнена.

После заполнения табличных частей переходим на вкладку Бухгалтерская операция и выбираем типовую операцию в зависимости от типа вашего учреждения: получатель (ПБС), главный распорядитель (ГРБС) и распорядитель бюджетных средств (РБС).

В зависимости от выбранной типовой операции программой автоматически будут сформированы проводки. Проводки по счетам санкционирования попадают в журнал операций №8 – Журнал по прочим операциям.

1. 1.2 Расходные расписания

Документ Расходное расписание используется для доведения себе или подведомственным учреждениям на 03 лс лимитов и ПОФ.

ВАЖНО: документ не выгружается из СУФД, его можно разнести только вручную.

Заполняем шапку документа: дату документа и дату введения в действие, ИФО при необходимости. Флажок «доведение данных себе как ПБС» позволяет выбрать лицевой счёт текущей организации, в противном случае указываем подведомственное учреждение.

Вкладки ЛБО, ПОФ заполняются аналогично документу Бюджетные данные.

Бухгалтерскую операцию выбираем в зависимости от того, кому доводим лимиты: себе или подведомственному учреждению. После заполнения всех полей проводим документ.

Бухгалтерская операция в нашем случае выглядит так:

2. Регистрация обязательств

Документ Регистрация обязательств предназначен для принятия бюджетных и денежных обязательств.

1. 1. 2.1 Создание Договора

Создание договора подробно расписано в нашей статье: Создание договора 

ВАЖНО: от вида договора зависит его отображение в разных документах. На это стоит обратить внимание, если вы не видите нужный вам договор. Актуальность в данном случае отбирает действующие договоры. Договоры, помещённые в архив, отображаться не будут. Флажок «Не показывать общие договоры» уберёт договоры без заполненного контрагента.

ВАЖНО: для вида договора Иное основание обязательства контрагента можно оставить пустым. Так создаются общие договора на зарплату, налоги, штрафы и так далее, их можно подставлять в документы вне зависимости от контрагента.

После закрытия всех операций по договору можно поместить его в архив, в таком случае он не будет показываться в списке актуальных договоров как в справочнике Договоры, так и при выборе договора в документах. Также требуется указать дату помещения договора в архив, по умолчанию устанавливается текущая дата.

Договора в архиве можно посмотреть, если в графе Актуальность выбрать «Архив (закрытые договоры)».

1. 2. 2.2 Регистрация обязательств

Документ можно создать как из раздела Планирование и санкционирование – Регистрация обязательств, так и на основании договора.

В регистрации заполняется шапка: контрагент, договор, организация, ИФО (если ведётся учёт по ИФО), лицевой счёт для принятия обязательства. Также можно заполнить сроки и сумму договора (не обязательно). Контрагент в нашем случае подсвечивается красным – это означает, что контрагент отсутствует в базе ФНС (не введён ИНН/КПП, или данные не соответствуют данным в базе ФНС).

ВАЖНО: если лицевой счёт отсутствует в поле выбора, проверьте настройки заполнения, в лицевом счёте должен быть заполнен раздел Реквизиты лицевых счетов, а также Разделы лицевых счетов.

Далее переходим на вкладку Бюджетные/Внебюджетные средства (название зависит от вида учреждения). Здесь заполняем следующие поля:

- КФО

- период плана (указывается месяц исполнения бюджетного обязательства)

- КПС, КЭК (КОСГУ)

- номенклатура (если ведётся учёт предмета договора)

- сумма

- в т.ч. безусловно (сумма денежных обязательств)

В данном случае регистрируем сумму договора – 120 000,00 и сумму аванса – 50 000,00. Для долгосрочных договоров можно также внести обязательства для периодов, следующих за текущим.

ВАЖНО: денежные обязательства также принимаются в документах поступления услуг, ОС, МЗ, отражении зарплаты в учёте. Однако при наличии проведённого документа оплаты денежные обязательства в документе поступления автоматически рассчитаны не будут. В таком случае следует принять их в Регистрации обязательств.

Далее переходим на вкладку Бухгалтерская операция. Флажок «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» устанавливается в том случае, если бюджетные данные доводятся учреждению без детализации по КОСГУ, обычно это касается лимитов. Проводка по принятию денежных обязательств формируется при заполненной сумме «в т.ч. безусловно» и установленном флажке «принять денежные обязательства».

При нажатии на иконку Дт/Кт в шапке документа можем просмотреть проводки.

3. Отчёты по санкционированию

На вкладке Планирование и санкционирование переходим в Отчеты по планированию и санкционированию. В этой статье рассмотрим Сводные данные об исполнении бюджета ПБС, Сводные данные об исполнении обязательств ПБС и Анализ состояния расчетов по договорам.

 

4. Частые ошибки в Сводных данных об исполнении бюджета ПБС

Далее рассмотрим каждую колонку данного отчёта.

Бюджетные данные: ассигнования и ЛБО – это доведённые лимиты на 03 лс документом Бюджетные данные либо Расходное расписание.

В принимаемые обязательства попадают договоры, по которым ещё не завершены конкурсные процедуры.

Принято обязательств – это сумма бюджетных обязательств, принятых по определённому КПС и КЭК. Они могут быть приняты документами Регистрация обязательств, Решение о командировании, Заявка-обоснование закупки малого объёма, Операция (бухгалтерская). С применением конкурентных способов заполняется в случае, если обязательство было принято по результатам конкурсных процедур.

Денежные обязательства принимаются в Регистрации обязательств, документах поступления, Отражении зарплаты в учёте, Операции (бухгалтерской).

Кассовое исполнение – ваш расход по 03 лс, документы Кассовое выбытие, Заявка на кассовый расход, Заявка на наличные.

ВАЖНО: в Кассовое исполнение не попадают Приходные и Расходные кассовые ордера. Если имело место снятие наличных д/с, то в отчёт потянется Заявка на наличные или Кассовое выбытие.

Следующие колонки – Неисполнено бюджетных и Неисполнено денежных обязательств – результат вычитания из Кассового исполнения Бюджетных и Денежных обязательств соответственно.

В рассматриваемом примере Бюджетных обязательств (колонка Принято обязательств) – 20 000 руб. Кассовое исполнение составляет 60 000 руб. Выплата превышает принятые обязательства на 40 000 руб., это ошибка и программа выделяет её красным цветом. В этом случае нам нужно допринять необходимые бюджетные обязательства.

Также красным цветом выделяется Неисполнено денежных обязательств на 20 000. Здесь вычитаем из Денежных обязательств в сумме 40 000 руб. Кассовое исполнение на 60 000 руб. и получаем -20 000 руб. Здесь нам нужно допринять денежные обязательства на эту сумму.

ВАЖНО: денежные обязательства должны быть равны сумме вашего кассового исполнения и кредиторской задолженности.

Рассмотрим следующий пример. В этом случае у нас Неисполнено бюджетных обязательств 65 000, это означает, что договора по этому КПС не исполнены в полном объёме. Неисполнено денежных обязательств на 20 000 говорит о кредиторской задолженности перед поставщиком на эту сумму – принято денежных обязательств (поставлено продуктов) на 80 000, а оплачено только 60 000.

Каждую строку отчёта можно развернуть по детальным записям. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на строку и выбрать Расшифровать.

Перед нами откроется выбор поля. Удобнее всего раскрывать по Договорам (обязательствам) или по Документам.

При расшифровке строки по документам, результат будет выглядеть следующим образом:

Здесь каждой строкой вынесен отдельный документ и мы можем видеть, в какие строки он попадает. В данном примере Регистрация на 5 000 руб. сторнируется и переходит из Принимаемых обязательств в принятые.

ВАЖНО: не стоит бояться красноты в расшифровке – программа итоги по каждой строке выводит отдельно, а не накопительным итогом. Смотрим на итоговую сумму и при необходимости допринимаем либо снимаем бюджетные и денежные обязательства. Есть смысл выравнивать санкционирование раз в квартал перед сдачей квартальных форм.

1. 2. 5. Сводные данные об исполнении обязательств ПБС

По своей сути этот отчёт очень похож на предыдущий, только он выводит данные с расшифровкой по договорам. Также в этом отчёте указывается процент исполнения обязательств по каждому договору На скриншоте мы видим красноту в части Неисполнено денежных обязательств. Это указывает на отсутствие денежных обязательств.

Частыми ошибками здесь может быть:

- пересортица по договорам

- пересортица по КПС и КЭК

- отсутствие бюджетных и/или денежных обязательств

В этом отчёте, аналогично предыдущему, также можно расшифровать строку по документам, чтобы увидеть, из чего состоит та или иная цифра. Чтобы увидеть весь список документов по договору, дважды нажимаем на договор и выбираем Открыть.

На вкладке Документы можно просмотреть все документы по данному договору. При желании можно задать период – будет установлен отбор и документы вне указанного периода отображаться не будут. Для этого в любом месте нажимает правой кнопкой мыши и выбираем Установить период.

При желании можно установить несколько отборов. Все отборы отображаются над списком документов.

В нашем случае по договору отсутствуют денежные обязательства, хотя документ Поступление МЗ внесён. Чтобы принять денежные обязательства в документе, на вкладке Бухгалтерская операция устанавливаем галочку Авторасчет денежного обязательства и раздел лицевого счёта.

Переходим на вкладку Денежные обязательства и нажимаем Заполнить.

ВАЖНО: если дата документа Поступление МЗ позже даты документа Кассовое выбытие/Заявка на кассовый расход, денежные обязательства автоматически не заполнятся либо заполнятся на разницу документа поступления и документа оплаты.

При принятии денежных обязательств по данному договору, КПС и КОСГУ в отчёте уходит ошибка. Аналогично правим остальные ошибки.