Отражение зарплаты в 1С: БГУ. Начисление, выплата, проверка

Оглавление

1. Бюджетный учёт

2. Выгрузка Отражения зарплаты в учёте

3. Заполнение счёта расходов, КФО и КПС

4. Выплата заработной платы

5. Проверка расчетов по зарплате, частые ошибки

5.1. Пересорт по контрагенту

5.2. Не выделили больничный при оплате

5.3. Неверный КОСГУ в Кассовом выбытии

5.4. Не закрываются расчеты по зарплате

1. Бюджетный учёт

Расходы на выплату денежного содержания (денежного вознаграждения, денежного довольствия, заработной платы) на основе договоров в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о государственной (муниципальной) службе относятся на элемент вида расходов 111 (121, 131, 141) в увязке с подстатьей 211 КОСГУ. Поскольку НДФЛ удерживается из заработной платы, он уплачивается по тем же кодам, что и зарплата.

С 2023 года согласно п. 263 Инструкции №157н предусмотрен новый счет 303 15 для ведения расчетов с бюджетом в части обязательств по уплате единого страхового тарифа (ЕСТ). Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не входят в ЕСТ. Они перечисляются на счет Социального фонда России (СФР). Начисление и уплата страховых взносов на травматизм в 2023 году проводятся по-прежнему с использованием счета 303 06.

Расходы по страховым взносам относятся на элемент вида расходов 119 (129, 139, 149) и подстатью 213 КОСГУ (п. 53.1 Порядка № 82н, п. 10.1.3 Порядка № 209н).

Расчеты по НДФЛ, страховым взносам ведутся с участниками бюджетного процесса (ФНС России, СФР), поэтому в разрядах 24 – 26 счетов аналитического учета счета 303 00 ставятся коды 731, 831 КОСГУ (пп. 15.3.1, 16.3.1 Порядка № 209н).

Документы Отражения зарплаты попадают в ж/о №6, выплаты сотрудникам отражаются соответственно в ж/о №1 «Журнал операций по счету "Касса"», либо в ж/о №2 «Журнал операций с безналичными денежными средствами». Для проверки учёта заработной платы формируется Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 302.11 (расчеты по заработной плате), группе счетов 302.60 (расчеты по социальному обеспечению), а также группе счетов 303.00 (расчеты по платежам в бюджеты).

2. Выгрузка Отражения зарплаты в учёте

Если нет возможности настроить и провести синхронизацию или по каким-то причинам нет доступа к базе ЗКГУ, то документы по начислению ЗП можно сделать в БГУ вручную. В данной статье мы расммотрим вариант с выгрузкой данных из базы 1С: ЗКГУ.

После того, как вы настроили синхронизацию между двумя базами, следующий этап – выгрузка документа Отражение зарплаты в учёте.

Чтобы создать его в ЗКГУ, переходим в раздел Зарплата – Бухучет – Отражение зарплаты в бухучете. При создании документа выбираем месяц, организацию и нажимаем Заполнить. Дату для отражения зарплаты устанавливаем последним днём месяца. Подробную инструкцию по настройке в ЗКГУ можно найти здесь.

ВАЖНО: документ содержит в себе данные по начисленной зарплате за весь месяц. Расчет аванса при синхронизации не отражается, поэтому документ Отражение зарплаты в учёте необходимо заполнять один раз в месяц.

После переходим в раздел Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных. Здесь нам необходимо выбрать документы для синхронизации. Для этого нажимаем на следующую иконку:

В данном меню нам необходимо выбрать данные для выгрузки.

В нашем случае нужно выгрузить только документ Отражение зарплаты в учёте. Для этого отменяем регистрацию всех лишних файлов, предварительно установив флажки. Чтобы выбрать документ для выгрузки, становимся на него и нажимаем Зарегистрировать – Одиночный объект, либо выбираем тоже самое, нажав правой кнопкой мыши.

Выделяем нужные нам документы (выделять можно сочетанием клавиш Ctrl+A, зажав Shift или Ctrl). Дважды кликаем на нужный документ либо нажимаем Выбрать. После выбора закрываем окно.

ВНИМАНИЕ: при выборе документа в правом нижнем углу всплывает следующее сообщение. Не зарегистрированные к отправке документы выгружены не будут.

Зарегистрированные к отправке объекты выглядят следующим образом. При необходимости можно Отменить регистрацию или Зарегистрировать изменение объекта – в этом случае будет выгружаться другой выбранный вами документ.

  

Далее возвращаемся в Настройки синхронизации данных и нажимаем Синхронизировать. В случае, если из одной базы ЗКГУ происходит выгрузка в несколько баз БГУ, проверьте префикс нужной информационной базы.

Далее переходим в БГУ, раздел Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных. Нажимаем Синхронизировать. Здесь аналогично можем проверить префикс информационной базы

3. Заполнение счёта расходов, КФО и КПС

Почему в Отражении зарплаты в учёте в БГУ не подтянулся КПС и счет учёта?

Если в Отражении зарплаты автоматически не заполнился КПС и счёт учёта, проверьте настройки Статей финансирования и Способа отражения в учёте. Статьи финансирования отвечают за заполнение КФО и КПС:

 При добавлении статей обратите внимание на дату действия настройки: по умолчанию устанавливается первое число текущего месяца и к документам до этой даты настройка применена не будет. КЭК заполняйте в случае, если для разных КЭК вам нужно использовать разный КПС – к примеру, для договоров ГПХ.

Тоже самое повторяем для взносов. Убедитесь, что ставите флажок на всю группу - настройка применяется только для отмеченных операций.

За счёт расходов отвечает настройка Способа отражения в учёте:

Указываем дату, выбираем Начисления и Взносы, указываем счёт расходов: 401.20 для казённых учреждений, в бюджетных учреждениях для КФО 2, 4, 7 может быть установлен счёт 109.ХХ согласно учётной политике.

ВАЖНО: для НДФЛ счёт указывать не нужно, он устанавливается автоматически. Для Удержаний можете указать счёт 304.03 в случае, если вы хотите использовать свои субконто (к примеру, указать вид удержания или контрагента – профсоюзную организацию).

После настройки достаточно зайти в Отражение зарплаты в учёте и нажать Заполнить – в этом случае КПС и счёт расходов заполнятся согласно вашим настройкам. Если остались пустые поля, проверьте настройки ещё раз.

Далее во всех строках проставляем контрагента и договор (договор нужен для принятия денежного обязательства, также его можно принимать в документе Регистрация обязательств):

В отдельных строках можно изменить контрагента в случае, если вам нужно вести учёт удержаний по сотрудникам. На вкладке Бухгалтерская операция ставим флажок Принять денежное обязательство и раздел лицевого счёта для проводки по денежным обязательствам. Нажимаем Провести и закрыть.

  

На этом создание документы Отражение зарплаты в учёте заканчивается. При необходимости его также можно создать вручную.

4. Выплата заработной платы

Для выплаты зарплаты создаётся (или выгружается из СУФД и Электронного бюджета) документ Кассовое выбытие.

В шапке документы указываем:

• дату выплаты
• кор.счет: 302.00 Расчеты по принятым обязательствам
• контрагент – Все сотрудники
• зарплатный договор (не обязательно)
• сумму документа

В 1С:БГУ учёт в разрезе сотрудников обычно не ведётся, и мы начисляем и выплачиваем зарплату на общего контрагента Все сотрудники.

Далее переходим на вкладку Расшифровка платежа. Здесь указываем КФО, КПС, КОСГУ и сумму. Счёт расчётов заполняется автоматически на основании кор. счета в шапке документа и КОСГУ в табличной части.

В одном кассовом выбытии может использоваться только один КПС, но несколько КОСГУ – в данном примере мы разбили Кассовое выбытие на зарплату (211 КОСГУ) и больничный (266 КОСГУ)

На вкладке Бухгалтерская операция выбираем Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00), либо Перечисление физическим лицам по ведомости (302.00) – проводки будут одинаковые. Указываем счёт кредита:

• 304.05 – если выплата прошла с лицевого счёта казённого учреждения (03 лс)
• 201.11 – если выплата прошла с лицевого счёта бюджетного и автономного учреждения (20, 21, 22, 30 и т.д.)
• 201.21 – выплата через счёт в кредитной организации

При проведении документ сформирует следующие проводки:

5. Проверка расчетов по зарплате, частые ошибки

Для проверки учёта заработной платы формируется Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 302.11 (расчеты по заработной плате), группе счетов 302.60 (расчеты по социальному обеспечению), а также группе счетов 303.00 (расчеты по платежам в бюджеты).

Оборотно-сальдовую ведомость можем найти в разделе Главное:

Рассмотрим типичные ошибки.

5.1. Пересорт по контрагенту

Здесь мы видим кредиторскую задолженность по контрагенту Все сотрудники, и дебиторскую – по контрагент ПАО Банк. В этом случае в начислении у нас стоял один контрагент, а в оплате – другой. Заходим в карточку счёта (два раза нажимаем на выделенную цифру).

Отсюда мы можем сразу попасть в нужный нам документ – для этого два раза нажимаем на Кассовое выбытие.

В документе оплаты меняем контрагента и возвращаемся к нашей оборотно-сальдовой ведомости. Здесь мы видим, что все расчёты закрылись.

5.2. Не выделили больничный при оплате

Для следующей проверки формируем общую Оборотно-сальдовую ведомость со следующим отборами:

Здесь мы видим, что начислена была зарплата и по 211, и по 266 КОСГУ, а выплачена только по 211 (переплата по зарплате и кредитосркая задолженность по больничному).

В этом случае в Кассовом выбытии разбиваем Расшифровку платежа на два КОСГУ:

Формируем Оборотно-сальдовую ведомость и видим, что сальдо на конец периода ушло.

5.3. Неверный КОСГУ в Кассовом выбытии

При формировании Оборотно-сальдовой ведомости обнаружили счёт 302.13 с КПС 111. В этом случае заходим в карточку счёта:

И исправляем ошибку в Кассовом выбытии: КПС 111 не используется с КОСГУ 213.

После изменения КОСГУ на 211 Оборотно-сальдовая ведомость формируется корректно:

5.4. Не закрываются расчеты по зарплате

Если вы заполнили Отражение зарплаты в учёте и провели Кассовое выбытие, а в Оборотно-сальдовой ведомости всё равно висит отрицательное сальдо, в этом может быть несколько причин.

В рассматриваемом случае у нас осталось сальдо в сумме НДФЛ, удержанного из зарплаты и больничного. Это связано с тем, что в Отражении зарплаты в учёте указали не начисленную, а «чистую» сумму зарплаты, за вычетом удержаний.

В строках «Начислено» и «Расходы по страхованию за счет работодателя» должна быть указана сумма «грязной», т.е. начисленной зарплаты до удержаний НДФЛ, профсоюзов и исполнительных листов. Добавляем к «чистой» зарплате сумму НДФЛ (это можно сделать с помощью встроенного калькулятора) и проводим документ.

Обороты закрываются. Это связано с тем, что начисление зарплаты проходит по кредиту счёта 302.11, а удержание – по дебету счёта 302.11.

 

Вторая ошибка – это расхождение данных с ЗКГУ. В этом случае нам поможет сверка данных с помощью отчёта Анализ счёта. Его также открываем через раздел Главное.

Анализ счёта покажет, с какими счетами корреспондирует выбранный вами счёт. Чтобы разобраться в анализе счёта, не лишним будет знание плана счетов и проводок.

В рассматриваемом случае мы видим два КПС по 302.11: 111 и 119. Использование 119 КПС является ошибкой, заходим в документ и исправляем. Далее разберёмся, что какой счёт означает и почему образовалось кредитовое сальдо.

Первое – это счёт 206.11. Здесь может быть следующая ситуация: мы начислили и выплатили зарплату по счёту 302.11, затем сотрудник вернул излишне выплаченную сумму в кассу через счёт 206.11. Этот счёт закрываем Операцией бухгалтерской на 302.11.

По счёту 303.01 проходит удержание НДФЛ – поэтому сумму 476 825,00 сравниваем с удержанным НДФЛ. Остальные удержания (профсоюзы, исполнительные листы, прочие взыскания отражаются по счёту 304.03).

Выплата через казначейство проходит по счёту 304.05. По 201.34 увидим выплату зарплаты через кассу.

По 401.20 (109.ХХ) отражается сумма начисленной на расходы (или себестоимость) заработной платы.

Далее считаем задолженность по формуле «Начислено - удержано - выплачено + возврат» и получаем 15 000,00 руб. кредиторской задолженности. Так же не забываем про счёт 302.66 – больничные сверяем аналогично.