Настройка рассылки расчетных листков

В программе 1С ЗКГУ реализована возможность рассылки произвольных отчетов из базы по электронной почте. В данной статье рассмотрим механизм создание рассылки отчетов на примере настройки наиболее популярной рассылки – рассылки расчетных листов.

Создать рассылку можно через раздел «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки», либо через необходимый отчет по кнопке «Создать рассылку отчетов».

 

 

Рассмотрим подробнее каждый раздел в карточке создания рассылки отчетов.

Шапка карточки состоит из:

• Наименование – название самой рассылки, вводится вручную;
• Входит в группу – рассылки отчетов можно группировать по произвольной иерархии, здесь выбирается группа, в которой будет содержаться данная рассылка;
• Галочка «Подготовлена» - обозначает готовность к рассылке, без этой галочки рассылка не отправится;
• Отправлять:

– Отчеты указанным получателям – данный вариант означает, что будет сформирован общий отчет и одно письмо сразу для всех получателей;

– Свой отчет для каждого получателя – данный вариант обозначает, что каждому получателю будет отправлено свое письмо с данными именно по этому получателю

– Только мне (личная рассылка автора) – данный вариант обозначает, что сформированный отчет будет отправлен только создателю данной рассылки.

• Получатели:

– Пользователи – те сотрудники, что работают в программе;

– Физические лица – все те, кто присутствует с справочнике «Физические лица».

 

! Для настройки рассылки отчета «Расчетный листок» выбираем отправлять «Свой отчет для каждого получателя», получатели – «Физические лица».

 

 

Закладка «Отчеты»

• По кнопке «Подобрать» необходимо выбрать нужный нам отчет (выбрать можно неограниченное количество отчетов);

После подбора отчета в разделе «Настройка отчета» появятся параметры настройки, которые при необходимости можно исправить. К примеру, установить период, за который будет формироваться отчет;

• По кнопке «Предварительный просмотр» можно сформировать и увидеть отчет, который будет отправлен;
• С помощью стрелочек можно поднимать или опускать отчеты в списке (если подобранно несколько отчетов);
• С помощью кнопки «Удалить» можно убрать выбранный отчет из списка.

 

 

! Для настройки рассылки отчета «Расчетный листок» подберем одноименный отчет, в разделе «Настройка отчета» автоматически будет указан период «Прошлый месяц». Необходимо отметить галочкой настройку «Сотрудник», а в значении, используя правую кнопку мыши отметить «Указать получателя рассылки».

 

 

Закладка «Расписание»

Отчеты можно отправлять автоматически по определенному расписанию, для этого нужно отметить галочкой «Выполнять по расписанию» и выбрать подходящий вариант:

• Ежедневно;
• Еженедельно – при этом необходимо выбрать дни недели;
• Ежемесячно – при этом открывается выбор месяцев;
• Произвольно – позволяет настроить свое собственное расписание;
• Также можно заполнить расписание по шаблонам, имеющимся в программе по кнопке «Заполнить по шаблону».

Если вы хотите отправлять рассылку вручную, расписание можно не заполнять, в таком случае галочка «Выполнять по расписанию» не ставится.

 

Закладка «Доставка (эл. почта)»

• Нажав на кнопку «Указать получателей» с помощью подбора выбираем сотрудников, которым будет производиться рассылка. Если потребуется исключить конкретное лицо из рассылки, нужно установить флажок в колонке «исключен»;

 

! По выбранным получателям рассылки обязательно должен быть заполнен адрес электронной почты. В случае физических лиц переходим в раздел «Кадры» – «Физические лица» – «Адреса, телефоны», в случае сотрудников переходим в раздел «Кадры» – «Сотрудники» – «Личные данные».

 

• «От» – выбираем почту, с которой будет производиться рассылка. Создание и настройка почты описана в конце статьи;
• Отчеты можно отправлять в разных форматах, перейдите по ссылке, рядом с полем «Форматы сохранения».

 

 

При активации опции «Отправить отчеты указанным получателям» на вкладке «Доставка», появляется возможность сохранения (или публикации) отправленных отчетов. Пользователю предоставляется выбор из трех вариантов:

• Сохранить в папку – отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами»;
• Сохранить в сетевой каталог – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, ftp://сервер/каталог/. Необходимо указать адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от операционной системы компьютера;
• Сохранить на FTP-ресурсе – отчеты будут сохранены на FTP-сервере. Пользователю необходимо заполнить необходимые параметры для этого.

 

 

Настроить текст сообщения рассылки мы можем в поле под темой отчета. Кнопка «Параметр» дает возможность создания ссылки, куда автоматически будут занесены данные:

• Дата рассылки – дата рассылки;
• Автор – пользователь, запустивший рассылку;
• Получатель – представление получателя рассылки (доступен только для вида рассылки «Свой отчет для каждого получателя»);
• Наименование рассылки – наименование рассылки;
• Сформированные отчеты – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены;
• Заголовок системы – заголовок информационной базы (может быть задан в разделе «Администрирование» – «Общие настройки»);
• Способ доставки – представление ресурса, на котором был опубликован отчет.

Рядом с «параметром» находятся стандартные команды форматирования текста, больше команд можно найти, нажав на «Еще».

 

 

Настроенную рассылку отчетов можно отправить вручную в любой момент времени и не зависимо от настроек расписания отправки. Для этого нужно, чтобы стояла галочка «Подготовлена», нажать на «Выполнить сейчас». После этого появиться окно с выбором получателей рассылки. При успешной отправке отчетов появиться информационное окно с надписью «Рассылка «Наименование отчета» выполнена».

 

 

Настройка почты для отправки отчетов

 

Перед началом настройки почты в 1С необходимо создать пароль для внешних приложений в самой почте.

• Настройка пароля в почте Yandex.ru:

1. Необходимо перейти в раздел «Настройки» – «Почтовые программы» и разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов.

 

2. Далее перейти в раздел «Безопасность – ссылка пароли приложений», создать пароль приложения. Созданный пароль необходимо скопировать и запомнить.

 

 

 

• Настройка пароля в почте Mail.ru:

1. Необходимо перейти в раздел «Настройки» - «Безопасность» - «Способы входа» - пароли для внешних приложений.

 

2. Создать пароль с полным доступом к почте. Созданный пароль необходимо скопировать и запомнить.

 

 Далее переходим в 1С в раздел «настройки» – «Органайзер» – «Настройки почты», нажимаем на кнопку «Создать». В открывшемся окне заполняем:

• Адрес почты;
• Пароль почты – тот, что создали для внешнего приложения в настройках безопасности;
• Отмечаем, для чего будет использоваться почта (для отправки и/или получения писем);
• Имя отправителя – краткое наименование организации.

 

 

Далее нажимаем кнопку создать. При успешной настройке появиться следующее окно.