Настройка нумерации кадровых приказов в программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения»

В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (редакция 3)» реализован механизм автономной нумерации кадровых приказов. Система предусматривает раздельную сквозную нумерацию для каждого типа кадрового документа (например, прием на работу, кадровое перемещение, прекращение трудового договора).

! Общая, единая нумерация для разных кадровых документов программно не поддерживается.

Присвоение номера производится автоматически в момент записи кадрового документа в информационную базу. При необходимости корректировки номеров, присвоенных программой, или настройки их отображения в печатных формах предусмотрен ряд регламентированных действий.

1. Управление отображением префиксов в печатных формах

По умолчанию в номере документа, хранящемся в информационной базе, могут присутствовать технические префиксы (например «ЗК») организации и информационной базы. Для исключения данных символов из печатных версий приказов необходимо выполнить следующие настройки:

• Перейдите в раздел «Настройка» – «Дополнительные настройки».

• Установите флаг (галочку) в позиции «Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов».

При активации данного параметра префиксы будут автоматически исключаться из итоговых печатных форм, не затрагивая при этом оригинальное значение номера внутри системы.

2. Ручное редактирование номера документа

Система допускает прямое вмешательство в значение номера документа. Для редактирования поля «Номер» необходимо начать ввод новых данных. Программа отобразит служебное сообщение с запросом подтверждения на изменение автоматической нумерации. После положительного ответа («Да») поле становится доступным для корректировки.

! Важное замечание о последствиях редактирования:

При последующем создании и записи новых кадровых документов нумерация будет автоматически продолжена, отталкиваясь от внесенного вручную исправления. Система присвоит следующий порядковый номер, который является производным от последнего зафиксированного (включая исправленный пользователем). Однако при этом должна быть сохранена базовая форма номера (такая как: хххх-хххххх). При отклонении от базовой формы номера, программа не будет продолжать нумерацию на следующих документах автоматически.

3. Механизм «Печатать как» (для документов «Прием», «Перевод», «Увольнение»)

В программе реализована возможность изменить отображаемый номер приказа исключительно для печатной формы, сохраняя оригинальный системный номер в базе данных. Для этого используется реквизит «Печатать как», доступный в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение».

Значение, введенное в поле «Печатать как», будет подставляться:

• В печатную форму приказа (унифицированная форма Т-1, Т-5 и др.);

• В графу «Номер документа» при формировании сведений о трудовой деятельности (в том числе для отчетности ЕФС-1, подраздел 1.1).

4. Специфика настройки для документов без поля «Печатать как»

К примеру, для документа «Отпуск» стандартное поле «Печатать как» отсутствует. Вместо него предусмотрен альтернативный механизм указания исходящего номера через реквизит «Первичный документ».

Порядок действий:

1. В форме документа «Отпуск» перейдите по гиперссылке «Первичный документ».

2. В открывшемся окне заполните поле «№», указав требуемый регистрационный номер приказа (допускается использование постфиксов, например, «15-к/отп»).

3. Указанное значение будет выводиться во всех печатных формах данного документа отпуска.

Рекомендация по оптимизации:

Для ускорения работы с большим массивом документов «Отпуск» рекомендуется вывести поле номера первичного документа непосредственно в шапку формы. Для этого нажмите «Ещё» – «Изменить форму» и с помощью мышки перенесите элемент «№» (из группы «Первичный документ») в основной состав полей шапки.

Базовая настройка формы:

Измененная форма:

При такой настройке поле с номером будет находится под датой документа.

Обратите внимание!

Прямое добавление постфиксов в системное поле «Номер» (например, «001/ЛС») может привести к сбою алгоритма автоподстановки следующего значения. Корректным способом добавления постфиксов является использование поля «Печатать как» или реквизита «Первичный документ».

Некоторые электронные распорядительные документы, а также документы-исправления формально «занимают» порядковый номер, что может создавать видимые разрывы в последовательности нумерации.

Автор статьи

Элеонора Рузыева

Старший специалист-консультант

Поcмотреть все статьи автора