Настройка графиков работы

Справочник «Графики работы» содержит перечень всех графиков работы учреждений, назначаемых сотрудникам кадровыми приказами, и предназначен для целей учета времени. Справочник называется в разделе «Настройка – Графики работы сотрудников».

Общие графики работы сотрудников настраиваются в справочнике «Графики работы».

Внешний вид графика работы представляет собой таблицу, в которой помесячно отмечены объемы рабочего времени по конкретным дням либо сменам на выбранный год, нерабочие (выходные и праздничные) дни и общее количество рабочих дней и часов в месяцах. Стандартный пятидневный график работы при 40-часовой неделе, как правило, заполняется автоматически при работе помощника начальной настройки программы.

При добавлении нового графика указывается:

1. Понятное и корректное наименование графика;
2. Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные;
3. Заполняются параметры нового графика по команде «Изменить свойства графика».

Если в программе используется один производственный календарь, то он автоматически применяется при заполнении графиков. Если же в программе используется несколько производственных календарей, то в свойствах графика необходимо будет выбрать производственный календарь.

Рассмотрим настройку свойств графиков для разных ситуаций.

Графики работы по дням недели

Пятидневные, шестидневные и подобные им графики относятся к графикам со способом заполнения по дням недели. В этом случае можно четко связать рабочее время с конкретным днем недели и запланировать количество часов работы в этот день.

Учитывать праздничные дни. Флажок по умолчанию установлен. При указании этого флажка рабочие часы в праздничные дни по производственному календарю проставляться не будут, т.е. они будут учтены как выходные. Для способов по дням недели установка такого флажка – часто используемый вариант.

Суммированный учет. Бывают ситуации, когда по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Как правило, это случается при сменных графиках. В этих случаях может использоваться введение суммированного учета рабочего времени. Флаг «Суммированный учет рабочего времени» означает, что длительность рабочей недели может быть не равна количеству дней, указанному в графике, а также, что оплата среднего заработка для командировок и в других аналогичных случаях будет осуществляться в часах, а не днях. Для способов по недели такой флаг устанавливается редко.

По умолчанию предполагается, что в графике работы будет запланировано явочное время. Однако если в конфигурации в соответствии с настройками расчета зарплаты ведется учет ночных, вечерних часов, используется перерывы для кормления детей или несколько видов планового времени, то возможно отметить флажками несколько видов рабочего времени для графика.

Обратите внимание! Рабочее время в графике складывается (а не указывается в том числе). Например, если человек работает 8 часов, из них 2 часа приходится на ночное время, то график заполняется так: Я = 6, Н = 2.

Длительность рабочей недели отсчитывается в таких графиках автоматически и вручную не изменяется, дата отсчета не используется.

Следует учесть, что график – это норма часов за месяц, которая будет использоваться для расчета оклада и другой оплаты, поэтому составление графиков должно быть всегда согласовано с расчетной группой.

Неполное рабочее время

Настройка неполного рабочего времени доступна только в том случае, если в настройках кадрового учета программы установлен флаг «Используется работа по неполной ставке». Данная настройка позволяет вести учет неполного рабочего времени, в том числе для совместителей.

Сокращенная продолжительность рабочего времени – это уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной, которую отдельным категориям сотрудников гарантирует закон (в зависимости от характера выполняемого ими труда). Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше нормальной, установленная по соглашению сторон и оплачиваемая пропорционально отработанному времени.

Графики сокращенного и неполного рабочего времени также составляются в справочнике «Графики работы». Отличия настроек для сокращенного и неполного времени:

1. Сокращенное время – выплачивается полный размер оклада, нет льготных кодов в стаже ПФР (например, 35-часовой график для инвалидов);
2. Неполное время – как правило, выплачивается оклад пропорционально отработанному времени (совместители), при этом норма рассчитывается по-другому (полному) графику.

При этом необходимо выбрать вариант неполного времени: неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя. Далее нужно также составить собственное расписание работы каждого «неполного графика».

Настройка режима неполного рабочего времени (норма берется по другому графику) также влияет на расчет оплаты по больничному листу. Если начисление сотруднику рассчитывается в размере МРОТ (при маленьком размере фактического среднедневного заработка), и сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, то в соответствии с действующим законодательством МРОТ корректируется на коэффициент неполного рабочего времени по графику.

Сменные графики работы

Сменная работа – это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Для составления графика сменной работы в программе используется способ заполнения по циклам производственной длины.

При добавлении нового графика указывается:

1. Понятное и корректное наименование графика;
2. Рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные;
3. Заполняются свойства нового графика по команде «Изменить свойства графика». Способ заполнения графика выбирается по циклам производственной длины;
4. Также в таких графиках часто используется режим суммированного учета. Если учреждение действует непрерывно, и работа осуществляется и в праздничные, флажок «При заполнении учитывать праздничные дни» снимается.

В расписании работы сменных графиков указываются рабочие и нерабочие смены с того дня, который указан, как дата отсчета. Для рабочей смены указывается порядковый номер дня, на который она выпадает, и количество часов в смене. Для нерабочей смены указывается только номер дня.

Дата отсчета – это дата, с которой начинается цикл графика. Таким образом, первый день, указанный в расписании работы как день №1, будет совпадать с этой датой.

Желательно дату начала графика указывать либо 01.01 года, в котором графика вводится, либо дату прошлого года, чтобы при необходимости можно было получить среднее за год количество часов в месяце по этому графику.

Длительность рабочей недели – это норма по производственному календарю, на который следует ориентироваться, составляя графики суммированного учета. По умолчанию количество часов равно 40, и может быть изменено вручную.

Поскольку в учреждении одни работники приступают к работе в первую смену, а другие в это время отдыхают, сменные графики необходимо создавать для каждой группы таких работников отдельно.

Если работа осуществляется в ночное и/или вечернее время, это также можно запланировать в сменном графике работы.

Следует учесть, что иногда смена может приходиться на разные календарные сутки. В этом случае необходимо решить, как вносить эту информацию в расписание работы.

Рабочие часы проставляются по факту в каждый день. Если смена приходится на двое календарных суток, то заполняются два номера дня. Например, работа в смену 24 часа с 8 до 8 утра может заполняться так:

После настройки любого графика нужно обязательно ежегодно проводить заполнение его календаря по кнопке «Заполнить». При изменениях в производственном календаре, в том числе при ежегодном его заполнении, графики необходимо перезаполнить.

В некоторых учреждениях существуют особенности учета графиков работы сотрудников. Например:

1. Сотрудники могут работать по индивидуальным графикам, отличающимся от графиков остальных сотрудников. Использовать в таких ситуациях справочник «Графики работы» становится неэффективно;
2. Сотрудники могут работать по скользящим графикам работы, когда выходные дни в графике становятся известны лишь под конец месяца. Использовать в таких ситуациях справочник «Графики работы» также не удобно;
3. Графики работ сотрудников могут часто изменяться, что может привести к резкому увеличению количества кадровых перемещений и снизить эффективность работы отдела кадров;
4. График сотрудников может быть уточнен только на какой-либо конкретный период в связи с особенностями работы в этот период.

Для решения перечисленных проблем в конфигурации существует возможность с помощью специальных документов регистрировать индивидуальные графики работы сотрудников. Эти графики будут «подменять» основной график на тот месяц, на который они составлены (т.е. мы переопределяем норму времени). Данное действие производится с помощью документа «Индивидуальные графики».

Доступ к документу осуществляется из раздела «Зарплата – Индивидуальные графики».

Документ предназначен для корректировки нормы рабочего времени для конкретных сотрудников учреждения на указанный месяц.

В документе указывается расчетный период (месяц), в котором производится ввод индивидуальных графиков. Причем можно создать график, как за текущий, так и за прошлый период.

В документе заполняется сотрудник либо список сотрудников, для которых создается индивидуальный график. Автоматически при этом проставляется тот график, который был указан при приеме на работу, который затем корректируется пользователем.

Важно! Главное не путать назначение документов «Индивидуальные графики» и «Табель учета рабочего времени». «Индивидуальные графики» переопределяют норму времени, они заменяют основной общий график на указанный в документе период. «Табель учета рабочего времени» регистрируют фактически отработанное время.

Автор статьи

Евгения Бочарова

Методист-консультант

Поcмотреть все статьи автора