Материальная помощь при рождении ребенка

Работодатель может добровольно выплачивать своим сотрудникам денежные средства при рождении ребенка, болезни, смерти родственников или просто к юбилею. Это называется материальная помощь. Условия, виды и размеры помощи можно вписать в положение о материальной помощи, положение об оплате труда или один из разделов коллективного договора. В этой статье мы рассмотрим начисление на примере материальной помощи в связи с рождением ребенка, и разберемся, нужно ли облагать ее НДФЛ и страховыми взносами.

Вначале нужно выполнить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел «Настройка» и выберем пункт «Расчет зарплаты», затем «Настройка состава начислений и удержаний». В списке настроек должна быть установлена галочка напротив пункта «Выплачивается материальная помощь сотрудникам» и, при необходимости, «Материальная помощь при предоставлении отпуска».

 В плане видов начислений (раздел «Настройка» – «Начисления») будет доступен вид начисления «Материальная помощь при рождении ребенка», который настроен и готов к использованию (при необходимости его настройки можно уточнить). На закладке «Налоги, взносы, бухучет» уточняется налогообложение материальной помощи в связи с рождением ребенка.

Начисление материальной помощи при рождении ребенка производится с помощью документа «Материальная помощь» (раздел «Зарплата» – «Материальная помощь»).

1. В поле «Месяц начисления» необходимо выбрать месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц).
2. В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа. Дата документа отражается в печатной форме приказа о выплате материальной помощи.
3. Поле «Номер» не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа.
4. В поле «Организация» по умолчанию указывается учреждение, установленное в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, то необходимо выбрать то, в которой работает сотрудник.
5. В поле «Счет, субконто» необходимо указать способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок из справочника «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете», если он не был указан для вида начисления «Материальная помощь при рождении ребенка». Также, при необходимости, можно задать распределение по статьям, поставив соответствующий флажок.
6. В поле «Вид матпомощи» необходимо выбрать из предложенного перечня «Материальная помощь при рождении ребенка».
7. В поле «Основание выплаты» необходимо указать основание выплаты, которое отразится в печатной форме приказа о выплате материальной помощи.
8. В табличную часть документа необходимо ввести новую строку по кнопке «Подбор» или «Добавить», в которой необходимо указать:
   • в колонке «Сотрудник» – сотрудника, которому выплачивается материальная помощь в связи с рождением ребенка
   • колонка «Подразделение» автоматически заполняется подразделением, в котором работает сотрудник
   • в колонке «Результат» – сумму материальной помощи
   • в колонке «Код вычета» автоматически устанавливается код вычета, предусмотренный для этого вида дохода, – 508
   • в колонке «Количество детей» – количество детей, в связи с рождением которых, предоставляется материальная помощь.
   • в колонке «Вычет другому родителю» – сумму материальной помощи в связи с рождением ребенка, если она выплачивалась другому родителю
   • в колонке «Сумма вычета» автоматически указывается сумма вычета по доходу с учетом количества детей и суммы материальной помощи другому родителю Максимальная сумма вычета по этому виду дохода составляет 50 000 руб. на каждого ребенка.
9. В поле «Выплата» необходимо указать, когда планируется выплатить материальную помощь – «С зарплатой», «С авансом» или «В межрасчетный период». По умолчанию устанавливается «С зарплатой».
10. В поле «Дата выплаты» необходимо указать планируемую дату выплаты материальной помощи, которая автоматически заполняется в зависимости от выбранного значения в поле «Выплата». При необходимости дату выплаты можно изменить вручную.

Из документа «Материальная помощь» по кнопке «Выплатить» (если в поле «Выплата» указывается способ выплаты «В межрасчетный период») можно сразу создать документ на выплату материальной помощи «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк», «Ведомость выплаты через раздатчика», «Ведомость перечислений на счета». При нажатии на кнопку «Выплатить» открывается окно «Выплата начисленной зарплаты». В табличной части автоматически отображается ведомость, созданная по документу «Материальная помощь», которую можно открыть, посмотреть и при необходимости отредактировать. По кнопке «Провести и закрыть» можно сразу зарегистрировать оплату ведомости.