Корректировка табеля учета рабочего времени за прошлый период

Корректировка табеля учёта рабочего времени за прошлый период – процедура вынужденная, но регулярно возникающая в практике любого бухгалтера и кадровика. Ошибки в учёте, опоздавшие больничные, внезапно выяснившиеся прогулы требуют внесения изменений в уже сданный табель.

Классическая ситуация: сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Ждать выяснения обстоятельств и сдавать табель позже нельзя, так как согласно статье 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. В таком случае в табеле проставляется код неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств), а позже, когда сотрудник объяснит причину отсутствия, данные нужно скорректировать.

Корректирующий табель учета рабочего времени – это отдельный документ, который создается для внесения изменений в уже заполненный и сданный основной табель. Он может быть оформлен как на одного конкретного сотрудника, так и на весь персонал сразу, если ошибка была системной.

Главные отличия корректирующего документа от первичного:

• Обозначение в шапке: В корректирующем табеле обязательно делается пометка «Корректирующий» (или «Исправление»);
• Нумерация: В отличие от основного табеля, который может не иметь порядкового номера, корректирующие документы всегда имеют уникальный идентификационный и порядковый номер.

Корректировка табеля в 1С:ЗКГУ

В программе 1С:ЗКГУ существует важное правило: документ «Табель» имеет приоритет перед другими документами учета времени (отпусками, больничными). Если вы ввели табель, а затем вносите изменения, их нужно отражать именно через механизм исправления табеля, иначе зарплата рассчитается неверно.

Пример 1. В марте сотруднику ошибочно проставили явку (код «Я»), хотя он находился на больничном с 26 по 31 марта. Ошибка обнаружена в апреле.

Решение:

1. Перейдите в раздел «Зарплата» – «Табели».
2. Найдите табель за март, в котором допущена ошибка.

3. Нажмите кнопку «Исправить» (в нижней части документа).

4. Система создаст новый документ – корректирующий табель. Датой документа лучше указать текущую дату (дату обнаружения ошибки), а месяцем начисления оставить март (или указать его как период корректировки).

5. В созданном документе найдите сотрудника. Чтобы обновить данные по нему, нажмите правой кнопкой мыши на его строке и выберите «Перезаполнить сотрудника». Программа подтянет данные из введенного больничного листа, и код «Я» автоматически заменится на «Б».

! Других сотрудников из документа удалять не нужно. Если по ним изменений нет, при проведении документ не внесет лишних данных в базу.

После проведения корректирующего табеля, при начислении зарплаты за август (или месяц обнаружения ошибки) программа автоматически сделает перерасчет. В документе «Начисление зарплаты и взносов» появится вкладка «Доначисления, перерасчеты», где будет отражена сторнированная оплата за март (если в Расчете зарплаты не включена настройка «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом»).

Пример 2. В ноябре выяснилось, что сотрудник в конце октября (26 и 27 числа) работал сверхурочно, а 28 октября отсутствовал на курсах повышения квалификации. Изначально в табеле эти дни были отмечены как рабочие.

Решение:

1. Ввести в систему документы-отклонения текущей датой (в ноябре):

• «Отсутствие с сохранением оплаты» (на 28 октября).

• «Работа сверхурочно» (на 26 и 27 октября, указав количество часов).

2. Зайти в журнал табелей, найти табель за Октябрь.

3. Нажать «Исправить».

4. В новом документе перезаполнить сотрудника (как в примере выше).

5. Провести документ.

При расчете зарплаты за ноябрь программа увидит, что изменились данные закрытого периода (октября). Она отменит начисления за октябрь и создаст новое начисление (за фактически отработанные дни, плюс доплату за работу сверхурочно).

Автор статьи

Элеонора Рузыева

Старший специалист-консультант

Поcмотреть все статьи автора