Хранение истории изменения объектов

Сохранение истории изменений объектов в 1С играет важную роль в контроле и анализе корректировок данных. Вот ключевые преимущества этой возможности:

• Контроль изменений – система фиксирует, кто, когда и какие изменения внёс, что особенно полезно при возникновении спорных ситуаций;
• Возможность «отката» – при необходимости можно восстановить данные до предыдущего состояния;
• Анализ изменений – позволяет сравнивать несколько версий объекта.

Функция особенно полезна на этапе внедрения 1С, когда объём данных ещё невелик, а пользователи часто допускают ошибки.

Чтобы включить хранение истории изменений и настроить её параметры необходимо перейти в раздел Администрирование – История изменений, отметить галочкой «Хранить историю изменений» и пройти по ссылке «Настроить».

В «Настройках хранения истории изменений» необходимо решить, как будут храниться версии справочников, документов, планов видов расчета. Кнопку «Установить, когда сохранять версии» удобно использовать для настройки группы объектов, однако более рационально задавать параметры индивидуально для каждого объекта в списке.

Доступны следующие варианты:

• Никогда – история изменений объекта не сохраняется;
• При записи – каждый раз при создании или изменении справочника либо документа в систему добавляется новая версия;
• При проведении (для документов) – применяется исключительно к документам, для которых предусмотрено проведение. Первая версия сохраняется только после первого проведения, а последующие – при каждом сохранении уже проведённого документа. Такой подход предотвращает накопление лишней информации;
• По умолчанию – используется рекомендованная схема: для справочников история не ведётся, для документов версии создаются при проведении.

Далее необходимо «Установить срок хранения версии» по одноименной кнопке удобно настраивать для группы объектов, но также эта настройка доступна в таблице для каждого объекта в отдельности.

Доступны следующие варианты:

• За последнюю неделю;
• За последний месяц;
• За последние три месяца;
• За последние шесть месяцев;

• За последний год;
• Бессрочно.

В разделе Очистка устаревших версий – Всего устаревших версий отображается количество и общий размер устаревших версий, хранящихся в системе. Для их удаления достаточно нажать кнопку «Очистить».

Если требуется, чтобы удаление устаревших версий происходило автоматически, нужно активировать соответствующий переключатель и перейти по ссылке «Настроить расписание».

В дальнейшем, чтобы проверять количество и объем хранимых версий объектов из настроек хранения истории изменений можно выводить одноименный отчет.

Выглядит он следующим образом:

Ознакомиться с историей можно непосредственно в самих объектах (справочниках и документах), используя кнопку «Перейти к истории изменений», расположенную в заголовке документа.

В «Истории изменений» видно какие пользователи и в какое время вносили изменения.

Также доступны такие функции как:

• Открыть версию – посмотреть отчет о том, какие данные существовали в выбранной версии;

• Сравнить – получить отчет об отличиях выбранных версий. Для этого нужно выделить необходимы для сравнения версии с помощью клавиши Ctrl и нажать на кнопку «Сравнить»;

• Перейти на версию – позволяет вернуть документу выбранную версию, к примеру, если были неправильно внесены изменения и необходимо все вернуть обратно. В таком случае, мы выбираем нужную для восстановления версию, нажимаем на «Перейти на версию», после этого появится комментарий «Выполнен переход к версии от …».

Автор статьи

Элеонора Рузыева

Старший специалист-консультант

Поcмотреть все статьи автора