Карточка физического лица и карточка сотрудника

Сотрудник - это лицо заключившее с учреждением один конкретный договор. Поскольку с одним и тем же человеком может заключаться несколько договоров, то на каждый трудовой договор в программе создается отдельный сотрудник. При этом личные данные человека для каждого договора одинаковы, и в программе вносятся они один раз – в справочник «Физические лица».

Таким образом, получается, что физическое лицо в справочнике «Физические лица» - это сам человек, а связанный с ним сотрудник в справочнике «Сотрудники» - это договор с данным человеком.

В справочнике Физические лица (Кадры – См. также – Физические лица) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.

В поле «Полное имя» указывается отображается фамилия имя и отчество физического лица.

В форме указываются следующие данные о физическом лице:

• дата рождения;
• пол;
• место рождения;
• сведения о гражданстве;
• регистрационные номера ИНН и СНИЛС;
• сведения о документе, удостоверяющем личность;
• контактная информация физического лица ( вкладка «адреса и телефоны»).

По ссылке «Страхование» можно указать статус застрахованного лица а также сведения об инвалидности. Данная функция необходима для верного исчисления страховых взносов.

По ссылке «Образование, квалификация» отображаются документы о получении образования(дипломы, сертификаты).

По ссылке «Справки» отображаются список произвольных входящих справок этого человека.

По ссылке «Семья» отображается состояние в браке а также состав семьи.

По ссылке «Трудовая деятельность» отображаются сведения о стаже физического лица.

• Общий стаж – по этому виду стажа учитывается суммарная продолжительность работы по трудовому договору, иной общественно полезной деятельности
• Непрерывный стаж – это продолжительность последней (без перерыва) работы в учреждении, а в случаях, предусмотренных законодательством, также и предыдущей работы или иной деятельности. В соответствии с ранее действовавшим законодательством непрерывный стаж применялся при исчислении размера пособия по временной нетрудоспособности. Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ, установившим новый порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, установлено, что размер пособия зависит от страхового стажа, а не от непрерывного стажа
• Стаж на надбавку за выслугу лет – стаж работы, дающий право на надбавку за выслугу лет, учет этого вида стажа ведется, если в учреждении выплачивается надбавка за выслугу лет
• Страховой стаж для оплаты больничных листов – страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности. Подсчет страхового стажа производится по Правилам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91
• Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов (с 2010 года) – "расширенный" страховой стаж с учетом нестраховых периодов, учет этого вида стажа ведется только для сотрудников, имеющих такие нестраховые периоды, необходим для определения суммы дополнительных расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, связанных с зачетом в страховой стаж застрахованного лица нестраховых периодов, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету ФСС РФ. Периоды прохождения военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 "О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей", которые с 01.01.2010 г. засчитываются в страховой стаж
• Общий научно-педагогический стаж работы – суммарная продолжительность трудовой деятельности в научных и образовательных учреждениях, учет этого стажа ведется для научных, научно-педагогических сотрудников
• Педагогический стаж – суммарная продолжительность трудовой деятельности в образовательных учреждениях на должностях, связанных с учебным процессом, учет этого стажа ведется для научных, научно-педагогических сотрудников
• Медицинский стаж - суммарная продолжительность работы в учреждениях здравоохранения на должностях медицинского персонала.

Ввод сведений о стажах сотрудника осуществляется в форме Трудовая деятельность, вызываемой по ссылке Трудовая деятельность из формы редактирования данных Физического лица (раздел Кадры - Физические лица).

Сведения о стажах вводятся в табличную часть Сведения о стажах. Для того чтобы ввести данные об определенном виде стажа, необходимо перейти по ссылке с нужным видом стажа и в форме выбрать метод исчисления стажа: по трудовой книжке или с момента приема на работу.

Если выбран метод по трудовой книжке, то нужно указать:

• дату отсчета стажа
• стаж в годах, месяцах, днях

Если выбран метод на момент приема на работу, то стаж подсчитывается автоматически на текущую дату.

В справочнике Сотрудники (Кадры — Сотрудники) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам.

Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.

Основная информация а также личные данные подтягиваются из карточки физического лица. Раздел «Текущее место работы» где отображается вид договора, должность, подразделение, вид занятости, количество ставок, оклад, ФОТ, график подтягивается из приема на работу. Вручную данные ячейки не заполняются.

По ссылке личные данные отображаются:

• Место рождения;
• Гражданство;
• Документ, удостоверяющий личность;
• Адреса, телефоны.

По ссылке «Налог на доходы» можно внести заявление на вычеты а также статус налогоплательщика.

По ссылке кадровые документы отображаются все кадровые документы сотрудника за период работы (прием, переводы, отпуска, больничные, командировки, увольнение и т.д).

По ссылке «Начисления и удержания» отображаются все начисления и удержания за период работы сотрудника а также фонд оплаты труда.

По ссылке «Отсутствия» отображаются остатки отпуска а также данные по отсутствиям за период работы:

По ссылке «Выплата зарплата» можно настроить способ выплаты зарплаты сотруднику (через кассу, перечисление на счет, в рамках зарплатного проекта)

В карточке сотрудника по ссылке «Настройки бухучета» можно увидеть назначенный способ бухучета основного заработка, других начислений и его историю.

По ссылке «Прямые выплаты ФСС» можно настроить способ перечисления пособия сотруднику:

При создании карточки сотрудника, автоматически создается карточка физического лица.

Поля, которые заполняются в карточке физического лица также можно заполнить в карточке сотрудника.

Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники.

Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.

Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники, связанный с тем же самым физическим лицом.

Важно понимать, что в справочнике физические лица для одного сотрудника может быть только одна запись вне зависимости от того сколько карточек в сотрудниках!

Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица, то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем, где предлагается выбрать тот же это человек или другой:

Если мы принимаем человека однофамильца, в таком случае мы выбираем «Нет, это-другой человек» и заводим новую карточку сотрудника.

Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники. Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника.

Автор статьи

Алёна Кассай

Методист-консультант

Поcмотреть все статьи автора