Как посмотреть историю изменений документов в 1С:ДГУ 3.0

При совместной работе с документами нередко возникает необходимость определить, кто и когда внес изменения в карточку документа. Например, требуется выяснить, какой пользователь изменил реквизиты договора, скорректировал сумму, изменил исполнителя или дату документа.

Для решения подобных задач в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 предусмотрен механизм версионирования объектов. Он автоматически сохраняет историю изменений документа и позволяет:

• определить пользователя, внесшего изменения;
• увидеть дату и время изменения;
• сравнить различные версии документа;
• при необходимости перейти к одной из предыдущих версий документа.

Шаг 1. Включите версионирование объектов

Перед использованием истории изменений необходимо включить механизм версионирования.

Для этого перейдите:

Настройка → Общие настройки

Установите флажок «Версионирование объектов».  

После этого нажмите ссылку «Настроить» и укажите:

• для каких объектов необходимо вести историю изменений;
• при каких условиях создавать новые версии;
• срок хранения версий объектов.

Массовая настройка параметров версионирования

Для ускорения настройки воспользуйтесь кнопками:

• «Установить, когда сохранять версии» — позволяет задать единые условия создания версий сразу для нескольких объектов.
• «Установить срок хранения» — позволяет одновременно установить срок хранения версий для группы объектов.

Перед применением команды выделите нужный раздел:

📁 Справочники
📄 Документы
🔄 Бизнес-процессы

После нажатия соответствующей кнопки выбранные параметры будут автоматически применены ко всем объектам выбранного раздела.

💡 Совет

Используйте массовую настройку, если для всех объектов одного раздела необходимо установить одинаковые правила версионирования. Это значительно сокращает время настройки и исключает необходимость изменять параметры каждого объекта отдельно.

⚠️ Важно

Версионирование объектов и версионирование файлов — это разные механизмы системы.

Версионирование объектов сохраняет историю изменений реквизитов карточки документа.

Версионирование файлов отслеживает изменения прикрепленных файлов.

Изменения вложенных файлов не отображаются в истории версий карточки документа. Для их контроля необходимо использовать механизм версионирования файлов.

Шаг 2. Откройте историю изменений документа

Откройте карточку документа, историю изменений которого необходимо просмотреть.

В верхней части формы нажмите кнопку «Еще» и в открывшемся меню выберите команду «История изменений».

После открытия окна отобразится список всех сохраненных версий документа. Для каждой версии доступна следующая информация:

• 👤 автор, внесший изменения;
• 📅 дата и время создания версии;
• 📝 описание внесенных изменений.

При необходимости можно открыть любую сохраненную версию документа, перейти к ней или выполнить сравнение нескольких версий между собой для детального анализа изменений.

Шаг 3. Сравните версии документа

Для просмотра отличий выделите нужные версии документа и нажмите кнопку «Отчет по изменениям».

Система сформирует отчет, в котором будут отображены все измененные реквизиты, что позволяет быстро определить, какие данные были изменены между выбранными версиями.

После выбора версий и формирования отчета система отобразит подробную информацию обо всех изменениях, внесенных в документ. В отчете можно увидеть:

·  дату и время создания каждой версии;

·  пользователя, внесшего изменения;

·  перечень измененных реквизитов и табличных частей;

·  значения реквизитов в каждой из сравниваемых версий, что позволяет определить, какие данные были изменены.

Для удобства анализа все изменения выделяются цветом, что позволяет быстро определить, какие сведения были добавлены, изменены или удалены в каждой версии документа.

Шаг 4. Вернитесь к предыдущей версии

При необходимости можно открыть любую сохраненную версию документа.

Для этого в окне «История изменений» выделите нужную версию, затем нажмите кнопку «Перейти на версию», расположенную на панели команд.

После этого станет доступно содержимое выбранной версии документа.

Заключение

Механизм версионирования объектов в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 позволяет контролировать все изменения, внесенные в документы, и значительно упрощает анализ действий пользователей.

С помощью истории изменений можно:

• 👤 определить, кто внес изменения в документ;
• 📅 узнать, когда были выполнены изменения;
• 🔍 сравнить различные версии документа;
• 🛡️ повысить прозрачность работы сотрудников и сократить количество спорных ситуаций.

💡 Совет

Рекомендуется включить версионирование для документов, имеющих важное значение для деятельности организации. Это позволит в любой момент восстановить историю изменений, быстро найти причину возникших ошибок и обеспечить контроль работы пользователей.