Как исправить ошибки технологического анализа в 1С?

Оглавление

💡 Технологический анализ как инструмент ВФК

💡 Общие рекомендации по исправлению ошибок тех. анализа

💡 Гайд по исправлению ошибок тех. анализа

💡 Примеры ошибок

1)       Ошибка «Сумма денежных обязательств больше суммы принятых обязательств/Сумма принятых обязательств больше суммы ЛБО/ассигнований»

2)      Ошибка «КПС недопустимого вида»

3)       Ошибка «Некорректная корреспонденция»

4)       Ошибка об отрицательном остатке по номенклатуре товаров

5)       Ошибка «Отрицательный кредитовый остаток»

6)       Ошибка «Устаревшие счета»

7)       Ошибка «Инвентарные номера»

8)      Ошибка в Регистрах учета НФА

 

 

Ошибки технологического анализа в «1С: БГУ» исправляются через коррекцию данных в соответствующих документах и настройках программы. Перед исправлением ошибок рекомендуется сделать копию базы, так как изменения могут повлиять на учёт. 

Для начала давайте познакомимся с этим функционалом и посмотрим, где он находится и для чего предназначен!

Технологический анализ выполняет функцию внутреннего финансового контроля (ВФК) бухгалтерского учета

Внутренний финансовый контроль должен проводиться в каждом учреждении. Качественный внутренний финансовый контроль – залог правильного ведения бюджетного учета и, как следствие, достоверного составления отчетности.

Под внутренним финансовым контролем подразумевается контроль внутри самого учреждения, а не контроль одного учреждения в отношении другого. ВФК должен проводиться непрерывно в деятельности любого учреждения, в ходе формирования любого юридически значимого документа и (или) совершения операций, действий, направленных на выполнение уставных функций и полномочий (письмо Минфина России от 03.12.2019 № 02-02-05/93929). Основной задачей ВФК является налаживание отражения хозяйственных фактов в учете таким образом, чтобы исключить возникновение недостатков, нарушений или ошибок.

Основные направления ВФК, как правило, определяются учреждением самостоятельно в зависимости от поставленных перед ним задач. ВФК может начинаться с проверки первичных документов и регистров бухучета и заканчиваться анализом достоверности бюджетной (бухгалтерской) отчетности.

💡 Технологический анализ как инструмент ВФК

 

Для анализа данных в программе 1С: БГУ 2.0 можно использовать не только разнообразные отчеты, но и воспользоваться инструментом Технологический анализ. Этот сервис предназначен для автоматической проверки текущего состояния бухгалтерского учета с целью выявления технических бухгалтерских ошибок, которые могут повлиять на правильность формирования регламентированной отчетности.

Технологический анализ проверит наличие отрицательных остатков на счетах, выявит корреспонденции, не согласующиеся с корректными корреспонденциями счетов, проверит превышение принятия обязательств над доведенными ЛБО (ассигнованиями), утвержденными сметными (плановыми) назначениями, покажет некорректность отражения данных по регистрам учета и т. д. По результатам проверки формируется протокол ошибок, позволяющий перейти от строки с выявленной ошибкой к неверной бухгалтерской записи и исправить ее.

 

Важно! Технологический анализ – это вспомогательный инструмент, который сам по себе ошибки не исправляет, но помогает их обнаружить.

 

Технологический анализ находится в разделе Учет и отчетность. Можно найти в программе через поиск.

💡 Общие рекомендации по исправлению ошибок тех. анализа

 

1. Проанализировать ошибки. Напомним, сервис «Технологический анализ» не исправляет ошибки, но помогает их выявить. Для устранения недочётов используются и другие инструменты проверки, например, оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, другие отчеты. 
2. Открыть документ или справочник, в котором допущена ошибка. Это можно сделать, дважды кликнув на строку с ошибочными сведениями. 
3. Скорректировать данные. Например, исправить некорректную корреспонденцию счетов или исправить отрицательный остаток по номенклатуре товаров. 
4. Закрыть (перепровести или перезаписать) документ. 
5. Снова сформировать отчёт «Технологический анализ» — ошибка должна исчезнуть. 

Иногда ошибки можно не исправлять, если есть уверенность в корректности данных. Например, ошибки, связанные с аналитикой (КЭК, КБК), можно игнорировать, если их корректность подтверждена вышестоящими органами. 

💡 Гайд по исправлению ошибок тех. анализа

 

Технологический анализ находится в разделе "Учет и отчетность" - "Технологический анализ" (см. 1 скрин)

Чтобы провести тех. анализ выберите организацию, по которой хотите провести тех. анализ. В поле важность выберите характер информации, которая будет выводиться в результате анализа, это может быть: ошибка, предупреждение, важная информация, информация, полезный совет. Для исправления ошибок советуем выбирать значение только "Ошибка", чтобы не запутаться.

 

Далее нажмите на кнопку "Ещё" и нажми на команду "Выполнить проверку". А чтобы добавить данную команду в форму тех анализа можно нажать на «Команда выполнения на форме»

 

 

После нажатия кнопки "Выполнить проверку" у вас откроется поле для выбора периода. Там установите любой подходящий период.

 

 

После этих действий начнется анализ и все найденные ошибки будут выведены в список по разделам:

• Исполнение бюджета/плана ФХД
• Использование бюджетных классификаторов
• Использование счетов и субконто
• Настройки плана счетов
• Остатки и обороты по счетам
• Учет нефинансовых активов

 

Дальше покажем, как исправлять самые частые ошибки тех. анализа!

💡 Примеры ошибок

 

1. Ошибка «Сумма денежных обязательств больше суммы принятых обязательств/Сумма принятых обязательств больше суммы ЛБО/ассигнований»

 

 

Ошибки или предупреждения в разделе «Исполнение бюджета/плана ФХД» свидетельствуют о возможных проблемах в контроле или планировании бюджета.

Они указывают на несоответствие между запланированными и фактическими расходами или доходами. Анализ таких ошибок помогает выявить причины отклонений, скорректировать записи и обеспечить более точное и своевременное исполнение плана.

Решение ошибок: удобнее всего сформировать отчет "Сводные данные об исполнении обязательств ПБС"(для казённых учреждений) или Сводные данные об исполнении плана ФХД (для бюджетных учреждений) и обращаем внимание на правило:

Для КУ: ЛБО> БО> ДО> Кассовое исполнение

Для БУ: План> Принятые обязательства> Денежные обязательств> Исполнение

Сформировав отчет проверьте правила, написанные выше. Не может быть такого, чтобы было кассовое исполнение, но при этом не приняты денежные или бюджетные обязательства, или приняты обязательства, но не выделены лимиты или не запланирован расход.

 

  2)      Ошибка «КПС недопустимого вида»

В случае обнаружения такой ошибки нужно проверить вашу учетную политику и использование КПС. Также можно двойным нажатием открыть ошибку и программа окажет вам в какой именно операции произошла ошибка.

Если вы казённое учреждение, то вид КПС должен быть: КРБ, КДБ, КИФ, гКБК.

Если вы бюджетное учреждение, то вид КПС должен быть: КРБ для АУ и БУ, КДБ для АУ и БУ, КИФ для АУ и БУ, гКБК для АУ и Б.

Также ошибка может быть связана с тем, что с расходным счетом вы использовали доходный КПС, например для счета 401.10 использовали КПС вида КРБ или наоборот для счета 401.20 использовали КПС вида КДБ. В таком случае вы можете открыть документ где произошла ошибка и исправить (выбрать правильный) КПС.

 

3. Ошибка «Некорректная корреспонденция».

Для начала следует проверить корреспонденцию счетов и убедиться, что проводка составлена верно и по правилам инструкций. Если вы проверили проводку и знаете, что она правильная, то можно не обращать внимание на предупреждение в тех. анализе или устранить её. Чтобы устранить ошибку, нужно внести правильную проводку в регистр сведений «Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учёта».

В данном регистре введите счет дебета и кредита, сохраните запись. Ошибка в тех. анализе уйдет.

 

4. Ошибка об отрицательном остатке по номенклатуре товаров.

 

В случае возникновения такой ошибки лучше всего сформировать ОСВ по счету по которому есть отрицательный остаток, например, по счету 105.36, также включите группировку по ЦМО и по КПС, чтобы проверить пересортицу.

Возможно, было списано больше товаров, чем есть по факту. В этом случае необходимо внести исправление в строчку с ошибкой в документе «Бухгалтерская операция».

Также можете добавить отбор по конкретной номенклатуре и посмотреть её движение в текущем периоде, чтобы выяснить в какой момент произошла ошибка.

 

5. Ошибка «Отрицательный кредитовый остаток»

 

 

Для того чтобы исправить ошибки такого характера – достаточно сформировать ОСВ по счету, включить всю необходимую аналитику: КПС, контрагент, договор, КФО, ИФО и тд. И проанализировать почему по счету образовался отрицательный остаток. Возможно, вы отразили оплату по одному КПС, а начисление по другому КПС или же просто забыли отразить оплату.

 

6. Ошибка «Устаревшие счета»

Ошибки могут звучать как «обнаружен остаток на начало периода по устаревшему счету».

 

Данная ошибка связана с тем, что периодически в единый план счетов вносятся правки и некоторые счета становятся не актуальны, соответственно, их уже нельзя использовать в проводках. Чаще всего на замену им нужно использовать новый аналогичный счет.

Устаревший счет:

Актуальный счет:

 

Чтобы исправить данную ошибку нужно двойным нажатием кликнуть по ошибку и выбрать команду «Открыть помощник переноса остатков по устаревшим счетам»

 

 

Далее в помощнике нужно установить значение для субконто 2 «Виды расчетов СПЛ» и нажать на кнопку «Перенести остатки».

 

 

После выполнения этих действий ошибка уйдет. Подробнее про устаревшие счета по ССЫЛКЕ

 

7. Ошибка «Инвентарные номера»

Ошибка звучит так: «по объекту в регистрах учета имеются записи с заполненным и незаполненным инвентарным номером.

 

Чтобы её исправить – два раза нажмите на ошибку и откройте Помощник корректировки инвентарного номера в регистрах.

В расшифровке вы увидите, где инвентарный номер заполнен, а где он отсутствует.

В поле «инвентарный номер» установите значение и нажмите на кнопку «Корректировать». После выполнения этих действий ошибка уйдет.

 

 

8. Ошибка в Регистрах учета НФА.

Ошибка может звучать так: различаются данные бухгалтерского учета и регистра.

 

 Два раза нажмите на ошибку и у вас откроется расшифровка ошибки, где вы увидите в каком поле отсутствуют данные.

 

 

Для исправление данной ошибки можно воспользоваться корректировкой Заполнение регистров ОС. Корректировка находится в разделе Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – Заполнение регистров ОС.

Данной корректировкой можно пользоваться, если вы уверенный пользователь 1С! Лучше написать в вашу сопровождающую компанию для корректного исправления ошибки.