Изменение штатного расписания

Порядок изменения штатного расписания зависит от того, установлен или снят флажок Ведется история изменений штатного расписания в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - ссылка Настройка штатного расписания).

Если история изменений штатного расписания не ведется (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят):

• новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание;
• изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются;
• закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания установлен):

• штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;
• ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны;
• все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания;
• можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения;
• можно произвести в организации индексацию заработка на штатном расписании с помощью документа Изменение штатного расписания по кнопке Заполнить показатели.

Изменения штатного расписания без сохранения истории

Сведения о позициях штатного расписания редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флажок Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флажок и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок (как в примере), то нужно войти в действующую карточку данной позиции, изменить дату в поле Позиция утверждена, и на закладке Оплата труда в табличной части изменить начисления (или размеры показателей начислений), а в поле Количество штатных единиц изменить количество ставок. Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, необходимо войти в действующую карточку данной позиции, установить флажок в поле Закрыта и больше не используется и указать дату закрытия штатной позиции.

Изменения штатного расписания с сохранением истории

При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В журнале Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, Утвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание. 

Для отражения существенных изменений предназначен документ Утверждение штатного расписания (раздел Кадры - Изменения штатного расписания - кнопка Создать - Утверждение штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание - Штатное расписание) нужно нажать на ссылку Утвердить новое штатное расписание. При этом откроется документ Утверждение штатного расписания, автоматически заполненный всеми действующими позициями штатного расписания.

В поле Месяц нужно указать месяц, начиная с которого будет действовать новое штатное расписание.

В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку Добавить позицию и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, разряда (категории), количества ставок, состава начислений, графика работы.

Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку Еще - Закрыть выбранные позиции.

Для изменения начисления (размера показателей начислений) и (или) количества ставок в новом штатном расписании для действующей позиции необходимо выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией, затем двойным щелчком мыши откройте карточку позиции и внесите в нее изменения.

Для внесения "локальных" изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ Изменение штатного расписания (раздел Кадры - Штатное расписание - Изменения штатного расписания - кнопка Создать - Изменение штатного расписания). Его удобно использовать для учреждений со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В отличие от документа Утверждение штатного расписания этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение штатного расписания не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.

В справочнике Штатное расписание по ссылке Изменить текущее штатное расписание открывается документ Изменение штатного расписания. По кнопке Добавить позицию вводятся новые позиции штатного расписания, при этом необходимо заполнить карточку Позиция штатного расписания (указать подразделение, должность, количество ставок, состав и размер начислений, график работы и т.д.).

Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, то нужно нажать на кнопку Закрыть позицию, после чего появится справочник Штатное расписание, в котором надо выбрать нужную штатную позицию.

Для изменения позиции штатного расписания нужно нажать на кнопку Изменить позицию, после чего появится справочник Штатное расписание, в котором надо выбрать нужную штатную позицию. Затем необходимо зайти в карточку позиции и изменить необходимые показатели.