Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств

Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств

Для инвентаризации денежных средств на лицевых счетах в органе Федерального казначейства или в кредитной организации, нужно проверить остатки на счетах 201.00 (сверяем их с выписками из лицевых и банковских счетов). А так же, если в бухучете числятся остатки на счетах 201.03 по средствам в пути, сверяем их с данными подтверждающих документов — с банковскими квитанциями, квитанциями почтового отделения, копиями сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам, слипами (чеки платежных терминалов) и т.п.

Итоги инвентаризации денежных средств на счетах отображаются в Инвентаризационной описи (ф.0504082 - соответствует приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н или ф.0510464 - соответствует приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н). В ней указываются: наименование банка, номера счетов, остатки средств. К началу инвентаризации данные о наличии денежных средств должны быть сверены с выписками из лицевых (банковских) счетов.

В программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» для инвентаризации предназначены документы «Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств», которые располагаются в разделе «Учет и отчетность» - Инвентаризация:

Минфин расширил состав унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых государственными и муниципальными учреждениями. Подготовлены и утверждены поправки, которые вводят новые формы, в числе которых:

• Инвентаризационная опись на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
• Инвентаризационная ведомость наличных денежных средств (ф. 0510467);
• Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468).

Согласно приказу от 30.10.2023 № 174н, новые формы нужно применять при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2025 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой организации. Для отдельных организаций (Централизованные бухгалтерии) указанные нормы вступают в силу с 1 января 2024 года.

1. Рассмотрим заполнение документа «Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082)» в программе «1С: БГУ» ред.2

Документ предназначен для оформления результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Центрального банка Российской Федерации и в кредитных организациях. Также возможна инвентаризация остатков денежных средств на счетах в органах казначейства.

Инвентаризация остатков денежных средств производится на дату оформления документа по данным счетов из группы 201.00 «Денежные средства учреждения»:

• 201.11 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
• 201.13 «Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути»;
• 201.21 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации»;
• 201.22 «Денежные средства учреждения, размещенные на депозиты в кредитной организации»;
• 201.23 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации в пути»;
• 201.26 «Аккредитивы на счетах учреждения в кредитной организации»;
• 201.27 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации».

После заполнения и записи документа можно сформировать печатную форму Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (форма по ОКУД 0504082).

Работа со списком документов 

Список документов вида Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств можно открыть с помощью команды Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств меню функций раздела Учет и отчетность.

Создание нового документа 

Для ввода нового документа можно нажать на кнопку Создать командной панели списка Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств.

Заполнение реквизитов шапки документа

В шапке документа необходимо заполнить реквизиты Организация и Дата, указать Инвентаризация по состоянию на.  

Также можно настроить отбор по реквизитам КФО и Подразделение.

Закладка «Остатки денежных средств» 

Для заполнения табличной части на закладке Остатки денежных средств следует нажать на кнопку Заполнить по данным учета командной панели табличной части этой закладки. 

В результате таблица на закладке будет заполнена остатками на соответствующих счетах учета. 

Закладка «Настройки заполнения»

Закладка Настройки заполнения позволяет настроить отбор данных, которые попадут в документ при автозаполнении. 

Для облегчения настройки списка счетов учета предусмотрен переключатель Тип лицевого счета, позволяющий выбрать одно из трех допустимых значений: Казначейский, Банковский или Любой. 

После выбора значения Казначейский или Банковский флаги в списке будут установлены только у счетов, которые соответствуют выбранному значению.

Для значения Любой флаги будут установлены в списке у всех счетов учета.

 

Помимо отбора по ИФО и КФО, в документе предусмотрена также возможность отбора по счетам учета денежных средств. 

При создании нового документа табличная часть Счета учета автоматически заполняется значениями по умолчанию. 

Полученный список счетов в дальнейшем можно отредактировать, удаляя существующие или добавляя счета. 

Для восстановления полного, по умолчанию, списка счетов учета денежных средств предназначена кнопка Заполнить по умолчанию командной панели табличной части Счета учета.

При заполнении таблицы остатков денежных средств по данным учета анализируются остатки только по тем счетам, у которых установлен флаг Участвует.

Если в процессе автозаполнения программа обнаружит остаток денежных средств на каком-либо счете из указанного списка, и при этом учет по этому счету ведется в разрезе субконто Разделы лицевых счетов, то программа заполнит все поля в строке по данному счету: Сумма, Лицевой счет, Раздел лицевого счета, Реквизиты лицевого счета, Кассовый орган и Номер лицевого счета.

Если в процессе автозаполнения программа обнаружит остаток денежных средств на счете 201.22 или 201.26, на которых не ведется учет в разрезе субконто Разделы лицевых счетов, то программа заполнит только поле Сумма. При этом поля, связанные с разделом лицевого счета, заполнены не будут.

В данной ситуации бухгалтеру следует самостоятельно вручную указать Кассовый орган и Номер лицевого счета.

Внимание!
Если после заполнения документа в настройки отбора были внесены изменения, то документ следует перезаполнить. В противном случае данные расчетов не будут соответствовать значениям установленных отборов.

Настройка печати

После установки флага Печатать отбор в печатной форме инвентаризационной описи будут указаны условия отбора.

Внимание!
Флаг - Печатать отбор бухгалтер может использовать только ограниченно, для обеспечения удобства своей работы. При подготовке печатной формы Инвентаризационной описи остатков на счетах учета денежных средств для руководства или для внешних пользователей флаг Печатать отбор следует снять, поскольку данная возможность в форме по ОКУД 0504082 не предусмотрена. 

Закладка «Комиссия»

Если в учреждении уже создана комиссия с необходимыми обязанностями, то ее можно выбрать из справочника Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий.

После выбора комиссии реквизиты номер и дата Приказа о назначении комиссии, Председатель комиссии и Члены комиссии будут заполнены автоматически.

При необходимости реквизиты на закладке можно заполнить вручную. Для этого в группе реквизитов Приказ о назначении комиссии следует указать номер и дату соответствующего приказа.

Группа Председатель комиссии включает реквизиты Должность, Фамилия, Имя и Отчество.

Для заполнения реквизитов можно выбрать необходимого сотрудника из справочника Сотрудники или заполнить поля вручную.

Информация о должности, фамилии, имени и отчестве каждого члена комиссии вводится в табличную часть закладки.

Для удобного заполнения документа предназначена кнопка Подобрать, нажатие на которую позволяет вызвать форму подбора справочника Сотрудники.

В группе Сведения о проводимой инвентаризации заполняются реквизиты, необходимые для заполнения соответствующих полей печатной формы: Приказ №, дата (от), Период проведения с и по, Причина и Место проведения.

В группе реквизитов Дата подписания описи указываются даты подписания инвентаризационной описи ответственным лицом и комиссией.

Закладка «Заключение комиссии»

Реквизиты Объяснение причин расхождений и Заключение комиссии заполняются вручную информацией о причинах расхождений и заключением комиссии для отражения в печатной форме инвентаризационной описи.

 

2. В приоритете документ – «Инвентаризационная опись на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)». Рассмотрим его заполнение в программе «1С: БГУ» ред.2

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2, далее – БГУ2, для формирования Инвентаризационной описи остатков (ф. 0510464) применяется документ «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)» (раздел Учет и отчетность – Инвентаризация). Документ формируется ответственным исполнителем бухгалтерской службы по коду счета, месту (подразделению) проведения инвентаризации на основании документа Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) не позднее дня начала инвентаризации.

Инвентаризация остатков денежных средств производится на конец предыдущего дня от даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация, заполненной в шапке документа в реквизите По состоянию на.

Раздел 1 заполняется по остаткам на счетах группы 201.00 «Денежные средства учреждения»:

• 201.11 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
• 201.13 «Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути»;
• 201.21 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации»;
• 201.22 «Денежные средства учреждения, размещенные на депозиты в кредитной организации»;
• 201.23 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации в пути»;
• 201.26 «Денежные средства учреждения на специальных счетах в кредитной организации»;
• 201.27 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте и драгоценных металлах на счетах в кредитной организации».

Например, если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то реквизит По состоянию на будет заполнен датой 01.01.2024, а остатки по счетам 201.00 будут взяты на конец дня 31.12.2023.

Для ввода нового документа можно нажать на кнопку Создать командной панели списка:

Заполнение реквизитов документа

Реквизиты Организация и Дата заполняются автоматически. При необходимости их можно изменить.

Подразделение – подразделение, в котором проводится инвентаризация. Выбирается из справочника «Подразделения».

ИФО – источник финансового обеспечения, выбирается из одноименного справочника (если учет ведётся в разрезе источника финансового обеспечения).

Далее необходимо в шапке документа указать Решение о проведении инвентаризации – выбрать из списка документ Решение о проведении инвентаризации, в соответствии с которым проводится инвентаризация на счетах 201.00.

О том как составить Решение о проведении инвентаризации вы можете посмотреть в нашей статье.

В открывшемся окне Выбор данных из Решения с учетом изменений необходимо отметить строку, по которой следует заполнить документ описи и нажать на кнопку Выбрать строки.

После этого будет автоматически заполнена закладка Комиссия составом инвентаризационной комиссии, а также реквизиты в шапке документа Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464), в группе реквизитов Сведения об инвентаризации из Решения:

• По состоянию на – дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, в формате "ДД.ММ.ГГГГ";
• Номер комиссии – номер инвентаризационной комиссии;
• Счет – код счета, по которому проводится инвентаризация;
• Период проведения с/по – даты начала и окончания инвентаризации в формате "ДД.ММ.ГГГГ";
• Место проведения – адрес или место проведения инвентаризации.

Редактирование вышеперечисленных реквизитов в документе описи не предусмотрено, так как они зафиксированы документом «Решении о проведении инвентаризации», выбранном в шапке документа.

Так же в документе в соответствующих реквизитах следует заполнить ответственного исполнителя бухгалтерской службы и ответственного исполнителя инвентаризационной комиссии.

Ответственным исполнителем бухгалтерской службы формируется и подписывается простой электронной подписью (ЭП) расписка, являющаяся неотъемлемым приложением Инвентаризационной описи остатков (ф. 0510464), о том, что к началу инвентаризации все денежные средства подтверждены банковскими выписками, выписками из лицевых счетов, открытых в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ (муниципальных образований).

Для формирования документа Расписка инвентаризации следует записать документ Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464) по кнопке «Записать» и нажать на гиперссылку «Создать расписку» в шапке документа. При этом откроется окно созданного документа Расписка инвентаризации, который необходимо сохранить и провести.

При необходимости можно сформировать печатную форму расписки:

Важно. Заполнение расписки ответственным исполнителем бухгалтерской службы является обязательным условием для продолжения заполнения описи, поэтому только после проведения документа Расписка инвентаризации становится возможным заполнение закладок Раздел 1, Раздел 2 и Раздел 3 документа Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464).

Заполнение закладки «Раздел 1»

Раздел 1 «Сведения об остатках на счетах учета денежных средств», согласно п.64.106 Методических указаний, заполняется ответственным исполнителем бухгалтерской службы на закладке Раздел 1 по кнопке «Заполнить по данным учета». Документ описи будет заполнен остатками по счетам 201.10, 201.20 на конец предыдущего дня от даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация, указанной в шапке документа в реквизите По состоянию на.

В результате автозаполнения в табличной части закладки Раздел 1 будут заполнены реквизиты:

• N – код строки;
• Кассовый орган и Лицевой счет – наименование и номер счета подразделения Центрального банка РФ, кредитной организации, территориального органа Федерального казначейства, лицевого счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства, финансовых органах субъекта РФ (муниципального образования);
• Валюта лицевого счета – наименование валюты по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ);
• Сумма по учету, в валюте – сумма по данным бухгалтерского (бюджетного) учета в валюте (в рублях, в иностранной валюте) в соответствии с ОКВ;
• Сумма по учету, в рублях – сумма по данным бухгалтерского (бюджетного) учета в рублях. Заполняется только, если реквизит Валюта лицевого счета заполнен наименованием иностранной валюты в соответствии с ОКВ, например, в евро (EUR). При заполнении реквизита Валюта лицевого счета значением по ОКВ в российских рублях (RUB) реквизит Сумма по учету, в рублях не заполняется;
• Дата выписки – дата последней банковской выписки на дату инвентаризации по соответствующему счету, открытому в подразделении Центрального банка РФ, кредитной организации, или выписки из лицевого счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ (муниципальных образований), в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Заполняется автоматически, в случае если в учреждении настроен автоматический обмен выписками с банком/казначейством. При необходимости, дату можно заполнить или скорректировать вручную;
• Сумма по выписке, в валюте – сумма в валюте учета (в рублях, в иностранной валюте) в соответствии с выпиской по соответствующему счету. При необходимости, сумму можно скорректировать вручную.

 

Раздел 1 подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы простой ЭП.

Заполнение закладки «Раздел 2»

Раздел 2 «Результат инвентаризации», согласно п.64.107 Методических указаний, заполняется ответственным исполнителем инвентаризационной комиссии на закладке Раздел 2 по кнопке  Заполнить по данным раздела 1.

В результате автозаполнения в табличной части закладки Раздел 2 будут заполнены реквизиты:

• N – код строки, соответствующий коду строки (зачение графы N) закладки Раздел 1, по которому имеется отклонение суммы;
• Кассовый орган и Лицевой счет – наименование и номер счета подразделения Центрального банка РФ, кредитной организации, территориального органа Федерального казначейства, лицевого счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства, финансовых органах субъекта РФ (муниципального образования), соответствующие показателям реквизитов Кассовый орган и Лицевой счет закладки Раздел 1;
• Валюта лицевого счета – наименование валюты по классификатору валют (ОКВ), соответствующее показателю реквизита Валюта лицевого счета закладки Раздел 1;
• Сумма отклонений, в валюте – сумма отклонений учетных данных, указанных в реквизите Сумма по учету, в валюте закладки Раздел 1 и суммы, указанной в реквизите Сумма по выписке, в валюте закладки Раздел 1;
• Курс – курс пересчета валюты в валюту учета на дату инвентаризации, заполняется автоматически из справочника Валюты.При необходимости, курс можно указать или скорректировать вручную;
• Сумма отклонений, в рублях – сумма, указанная в реквизите Сумма отклонений, в валюте, умноженная на курс пересчета валюты в валюту учета, указанную в реквизите Курс. При необходимости, сумму отклонений можно указать или скорректировать вручную.

В случае если в результате инвентаризации не выявлены отклонения, в графах 1 - 8 Раздела 2 ЭД «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)» отражаются нули.

Заполнение закладки «Раздел 3»

Раздел 3 «Заключение инвентаризационной комиссии», согласно п.64.108 Методических указаний,  заполняется ответственным исполнителем инвентаризационной комиссии на закладке Раздел 3 по кнопке Заполнить по данным раздела 2.

Табличная часть закладки Раздел 3 автозаполняется одноименными реквизитами: Кассовый орган, Лицевой счет, Валюта лицевого счета, Сумма отклонений, в валюте, Сумма отклонений, в рублях, заполненными в табличной части на закладке Раздел 2 и корректировке не подлежит.

Колонку - Заключение комиссии следует заполнить заключением комиссии по каждой строке.

В случае если по итогам инвентаризации отклонения не установлены, то заключение инвентаризационной комиссии заполнится значением «Отклонения не выявлены. Принять результаты инвентаризации: остатки на счетах учета денежных средств по учетным данным соответствуют данным банковских выписок (выписок из лицевых счетов)» из справочника Заключения комиссии по инвентаризационным описям.

Если же по итогам инвентаризации есть отклонения, то заключение комиссии можно написать произвольным текстом в реквизите Заключение комиссии, либо предварительно создать элемент в справочнике Заключения комиссии по инвентаризационным описям, а затем выбрать его.

В случае если отклонения установлены и объясняются наличием банковских выписок, своевременно не предоставленных для отражения в бухгалтерском учете, такие документы прилагаются ответственным исполнителем инвентаризационной комиссии к заключению комиссии.

Для того чтобы присоединить скан-копии данных документов к документу описи, на панели навигации документа описи следует перейти по гиперссылке Присоединенные Файлы и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить - Файл с компьютера.

Чтобы в Приложении отражалось наименование документа, следует перейти в присоединенные файлы, нажать на правую кнопку мыши и выбрать команду Открыть карточку, в поле «Описание» заполнить наименование файла. Также в карточку файла можно перейти при нажатии на строку «наименование документа» строки «Приложение» при просмотре ЭД или печатной формы.

Приложенные таким способом файлы отразятся в печатной форме Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464) в качестве приложений к Разделу 3.

Раздел 3 подписывается членами инвентаризационной комиссии простой ЭП, председателем инвентаризационной комиссии – ЭЦП (квалифицированной электронной подписью).

В случае если в результате инвентаризации не выявлены отклонения, в графах 1 - 7 Раздела 3 ЭД «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)» отражаются нули.

Закладка «Комиссия»

Закладка Комиссия в результате выбора в шапке документа Решение о проведении инвентаризации заполняется автоматически членами инвентаризационной комиссии. После этого в таблице можно отметить отсутствующих членов комиссии и указать причину их отсутствия.

В случаях если в документе «Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)» назначены рабочие инвентаризационные комиссии, предварительно заполненные из справочника Комиссии, в котором для членов рабочих комиссий, выступающих в качестве уполномоченных лиц, установлены флажки «Уполномоченное председателем лицо», то на закладке Комиссия документа «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)» в качестве подписантов заполняются только председатель и уполномоченные лица каждой рабочей комиссии. 

После заполнения и записи документа можно сформировать печатную форму Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464).

Если в результате инвентаризации не выявлены отклонения, в графах 1 - 8 Раздела 2 и 1-7 Раздела 3 ЭД «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)» отражаются нули, в гр. 8 «Заключение комиссии по результатам инвентаризации» Раздела 3 формируется текст «Отклонения не выявлены. Принять результаты инвентаризации: остатки на счетах учета денежных средств по учетным данным соответствуют данным банковских выписок (выписок из лицевых счетов)».