Инвентаризация материальных запасов в 1С:БГУ

Инвентаризация материальных запасов

Документ предназначен для отражения результата инвентаризации товарно-материальных ценностей, учет которых ведется как на балансовых, так и забалансовых счетах. Инвентаризация проводится на дату оформления документа.

Для создания документа используем кнопку – Создать:

Документ поддерживает инвентаризацию товарно-материальных ценностей на следующих счетах учета:

• 105 «Материальные запасы»;
• 106.00 «Вложения в нефинансовые активы»;
• 02 «Материальные ценности на хранении»;
• 02.4 «Материальные ценности, не признанные активом»;
• 02.6 «Материальные запасы, составляющие казну, не признанные активом»;
• 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»;
• 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»;
• 12 «Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками»;
• 13.2 «Экспериментальные устройства (МЗ)»;
• 22.2 «МЗ, полученные по централизованному снабжению»;
• 23 «Периодические издания для пользования»;
• 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)»;
• 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование»;
• 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

В случае обнаружения расхождений между учетными и фактическими данными, предусмотрено автоматическое создание корректирующих документов по поступлению выявленных излишков материалов и, соответственно, по списанию недостач.
 

Заполнение реквизитов шапки документа:

Реквизиты Организация и Дата заполняются автоматически. При необходимости их можно изменить. 

Подразделение – структурное подразделение организации. Выбирается из справочника «Подразделения».

Документ «Решение о проведении инвентаризации» – выбирается из списка документов вида Решение о проведении инвентаризации с отбором по счету и/или сотруднику:

Обратите внимание на даты в Решении о проведении инвентаризации:

Инвентаризация по состоянию на – указывается дата, на которую проводится инвентаризация.

Группа счетов – группа счетов, по которым будет проводиться инвентаризация, выбирается из всплывающего окна:

Счет – один из субсчетов, выбранной перед этим группы счетов. Выбирается из фрагмента Плана счетов ЕПСБУ, может принимать как значение конкретного счета, так и группы, что будет влиять на отбор при заполнении табличной части документа:

Ответственное лицо — материально ответственное лицо или центр материальной ответственности. При выборе МОЛ будет выполнена инвентаризация всех МЗ, которые числятся за указанным материально ответственным лицом и находятся на всех складах организации. В случае выбора ЦМО будет выполнена инвентаризация по одному ЦМО, то есть по одному сотруднику и только по одному месту хранения.

Тип данных, Сотрудник или Центр материальной ответственности, следует выбрать в форме Выбор типа данных, которую можно открыть с помощью кнопки Выбрать, расположенной в поле реквизита МОЛ. Выбор конкретного значения реквизита выполняется в соответствующем справочнике «Сотрудники» или «Центры материальной ответственности», который откроется после выбора типа данных. 

Так же Ответственное лицо может иметь значение – Контрагенты, при выборе группы счетов: 25, 26 или 27.02 и выбирается из справочника «Контрагенты»

Заполнение реквизитов на закладке «Материалы»

Для заполнения табличной части на закладке Материалы рекомендуется использовать возможность автозаполнения по данным учета. Автозаполнение по данным учета происходит после нажатия на кнопку Заполнить командной панели табличной части этой закладки и выбора в меню пункта По данным бух. учета. Далее следует записать документ с помощью кнопки Записать объект командной панели формы документа. 

В результате колонки Номенклатура, Цена, а также колонки По данным учета (Количество и Сумма) табличной части будут заполнены.
Далее следует записать документ с помощью кнопки Записать объект командной панели формы документа. Для формирования печатной формы следует нажать на кнопку Печать и выбрать в меню пункт Инвентаризационная опись по объектам НФА. Напечатанную ведомость следует передать инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации.
Данные о фактическом наличии для каждой номенклатурной позиции, полученные по результатам работы инвентаризационной комиссии, следует ввести в колонку По факту (Количество) табличной части. Для облегчения ввода фактических данных можно автоматически заполнить колонку По факту (Количество) данными учета, воспользовавшись кнопкой Заполнить командной панели табличной части и выбора в меню пункта Фактическое наличие по данным бух.учета, а затем скорректировать их и привести в соответствие фактическим, полученным в результате инвентаризации.

При обнаружении излишков номенклатуры, которая по данным учета отсутствует, следует ввести новую строку, указать номенклатуру, ее цену и количество по факту.

Данные в полях колонок Недостача (Количество и Сумма) и Излишек (Количество и Сумма) рассчитываются автоматически в результате сравнения количества и суммы каждой позиции номенклатуры по данным учета и по факту.

Поля колонок Статус объекта, Целевая функция актива и Не соответствует критериям актива заполняются вручную.

Автоматически можно заполнить или внести изменения в табличную часть документа с помощью кнопки Заполнить – Групповое заполнение строк. Для этого нужно выделить в табличной части строки, в которых необходимо заполнить реквизиты (например: КПС и КФО) выбранными значениями и нажать на кнопку Заполнить выбранные строки. В результате реквизиты КПС и КФО в группе строк будут заполнены.

Закладка «Списание недостач»

Заполнение табличной части Списание недостач в программе автоматизировано. После автоматического распределения недостач данные в табличной части можно редактировать вручную.

Если недостача отсутствует, то на экран выводится информационное окно:

В противном случае поле - Списание недостач, будет заполнено:

Информация о недостачах вводится в табличную часть Списание недостач, которая содержит реквизиты ЦМО, КПС, КФО, Счет, Номенклатура, Ед. измерения и Количество.

Списание материалов, недостача которых была выявлена в результате инвентаризации, выполняется с помощью документа Акт списания материалов, который формируется на основании данного документа – Инвентаризация материалов.

Закладка «Оприходование излишков»

Заполнение табличной части Оприходование излишков в программе автоматизировано.
После автоматического распределения излишков данные в табличной части можно редактировать вручную.

Если излишки отсутствуют, то на экран выводится информационное окно:

В противном случае поле – Оприходование излишков, будет заполнено:

Информация об излишках вводится в табличную часть Оприходование излишков, которая содержит реквизиты ЦМО, КПС, КФО, Счет, Номенклатура, Ед. измерения, Количество, Цена и Сумма.

Для группового заполнения реквизитов КПС и КФО в нескольких строках следует воспользоваться Групповым заполнением строк.

Оприходование материалов, излишек которых был выявлен в результате инвентаризации, выполняется с помощью документов вида Поступление материалов.

Закладка «Настройки»

На данной закладке объединены реквизиты, значения которых будут использованы для отбора данных при автоматическом заполнении документа по данным бухгалтерского учета:

• КФО – код вида финансового обеспечения. Выбирается из списка.
• КПС – классификационный признак счета затрат. Выбирается из справочника КПС.
• Тип цен – тип цены, который будет использован при расчете стоимости материальных запасов. По умолчанию имеет значение, при котором расчет стоимости МЗ будет выполнен на основании балансовой стоимости материалов на дату проведения инвентаризации. Кроме того, в качестве значения реквизита можно выбрать тип цены из справочника Типы цен номенклатуры. В этом случае стоимость МЗ будет рассчитываться исходя из значения цены указанного типа, установленного для элемента номенклатуры.
• Не заполнять цену – флажок, после установки которого колонка Цена в таблице на закладке Материалы не будет заполняться автоматически после нажатия на кнопку Заполнить (По данным бухгалтерского учета). Соответственно, в данном случае также не будет заполнена графа 5 "цена (оценочная стоимость), руб." по данным фактического наличия (состояния) в печатной форме инвентаризационной описи.

На некоторых счетах по учету МЗ помимо учета в разрезах Номенклатура и ЦМО ведется учет также в разрезе Договоры (счета 02 и 22.2) и в разрезе Основные средства (счет 09). Поэтому при выборе в качестве значения реквизита Группа счетов учета значения 02 "Материальные ценности на хранении" или 22.2 "МЗ, полученные по централизованному снабжению" будет доступен для заполнения дополнительный реквизит Договор, а после выбора счета 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" доступен дополнительный реквизит Основное средство.

Закладка «Комиссия»

Если в учреждении уже создана комиссия с необходимыми обязанностями, то ее можно выбрать из справочника Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий.

После выбора комиссии реквизиты номер и дата Приказа о назначении комиссии, Председатель комиссии и Члены комиссии будут заполнены автоматически.

При необходимости реквизиты на закладке можно заполнить вручную. Для этого в группе реквизитов Приказ о назначении комиссии следует указать номер и дату соответствующего приказа.

Группа Председатель комиссии включает реквизиты Должность, Фамилия, Имя и Отчество.

Для заполнения реквизитов можно выбрать необходимого сотрудника из справочника Сотрудники или заполнить поля вручную.

Информация о должности, фамилии, имени и отчестве каждого члена комиссии вводится в табличную часть закладки.

Для удобного заполнения документа предназначена кнопка Подобрать, нажатие на которую позволяет вызвать форму подбора справочника Сотрудники.

В группе Сведения о проводимой инвентаризации заполняются реквизиты, необходимые для заполнения соответствующих полей печатной формы: Приказ №, дата (от), Период проведения с и по, Причина и Место проведения.

В группе реквизитов Дата подписания описи указываются даты подписания инвентаризационной описи ответственным лицом и комиссией.

Закладка «Заключение комиссии»

Реквизиты Объяснение причин расхождений и Заключение комиссии заполняются вручную информацией о причинах расхождений и заключением комиссии для отражения в печатной форме инвентаризационной описи.

К печати доступна инвентаризационная опись - ф.0504087 и другие формы:

Автор статьи

Наталья Артамонова

Методист-консультант

Поcмотреть все статьи автора