График отпусков и переносы отпусков по графику

Обычно сотрудникам организации предоставляют отпуска в соответствии с графиком, который составляется ежегодно на следующий календарный год. Он обязателен как для работодателя, так и для сотрудника.

В графике отпусков указываются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей (для этого нужно запросить информацию о датах отпуска по основному месту работы), а также отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике.

В график отпусков следует вносить всех сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на день утверждения графика, включая сотрудников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (согласно письму Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321).

Рассмотрим составление документа «График отпусков» (Кадры – Графики, переносы отпусков) в программе 1С ЗКГУ.

Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы Т-7.

В таблице перечислены ежегодные отпуска, которые требуется запланировать. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка, в которой указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Таблица заполняется по кнопке «Подбор» или «Заполнить», а также есть возможность заполнить таблицу данными, загрузив их из файла.

Если в настройках кадрового учета (Настройка - Кадровый учет) установить флажок «Использовать общий период отпуска в документах», то появится кнопка «Периоды отпусков». При использовании этой кнопки в документе «График отпусков» откроется специальная форма «Ввод общего периода отпуска». В этой форме можно указать общий период отпуска, а программа (если сотрудник имеет право на несколько видов отпусков) сама анализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подбирает их в документе «График отпусков».

Непосредственно из графика можно оформить документы «Отпуск» в соответствии с запланированными условиями. Для этого перейдите по ссылке «Оформить отпуск» из строки таблицы, чтобы оформить указанный в этой строке отпуск.

Чтобы проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков, можно перейти по ссылке «Контроль остатков отпусков»:

Комментарий «Не найдено остатков отпуска» - сотруднику не назначен вид отпуска;
Комментарий «По данным учета остаток дней отпуска на … больше» - фактический остаток отпуска сотрудника превышает количества дней, которое назначают в документе «График отпусков»;
Комментарий «Предоставляется отпуск на … больше, чем осталось по данным учета» - фактический остаток отпуска сотрудника меньше количества дней, которое назначают в документе «График отпусков».

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7.

Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, и по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными. По ссылке «Подписи» открываются поля «Руководитель» и «Руководитель кадровой службы». При смене подписи, программа предлагает выбрать один из трех пунктов:

«Да, теперь …», т.е. теперь все документы будет подписывать выбранный человек;
«Да, теперь …, но только для документа …», т.е. только выбранный человек будет подписывать только текущий вид документа;
«Нет, не запоминать», т.е. выбранный человек будет подписывать текущий документ только в этот раз, и при формировании нового документа все вернется к базовым настройкам.

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском, перейдя по ссылке «Оформить перенос».

Перенос отпуска также можно оформить по кнопке «Создать» из справочника «Графики и переносы отпусков». Создается точно такой же документ, что и в документе «График отпусков»:

«Вид отпуска» - вид запланированного отпуска, который нужно перенести;
«Дата начала» - дата начала отпуска, который запланирован в документе «График отпусков» по данному сотруднику;

В табличной форме указываются новые даты, на которые переноситься отпуск. Если перенос по инициативе сотрудника, то отмечаем это соответствующей галочкой.