Анализ задолженности и начислений по итогам месяца в программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения»

В программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ЗКГУ) редакции 3 реализован функциональный блок аналитических отчетов, позволяющих осуществлять контроль расчетов с персоналом. Корректное закрытие месяца невозможно без сверки показателей задолженности, структуры начислений и удержаний.

 

Ниже приведен обзор ключевых отчетов, позволяющих провести комплексный анализ задолженности и начислений по итогам отчетного месяца.

 

1. Отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат»

 

Для первичной оценки итоговой суммы начисленной заработной платы, а также объема произведенных удержаний (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы и иные) в разрезе видов расчетов предназначен отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

 

Расположен отчет в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате».

 

 

Программа поддерживает механизм «расшифровки» (детализации) показателей. Двойной щелчок левой клавишей мыши по интересующей сумме позволяет перейти к расшифровке:

 

 

• Расшифровка по сотруднику: показывает персональный состав начислений для конкретного сотрудника (в разбивке по местам работы, т.е. суммы отдельно по основному месту работы и совместительству).

 

 

 

 

• Расшифровка по физическому лицу: детализирует выбранное значение по физическому лицу (в целом по человеку, показывает сумму по всем местам работы).

 

 

• Расшифровка по регистратору: позволяет установить, каким именно первичным документом (например, «Начисление зарплаты и взносов», «Больничный лист» или «Отпуск») была сформирована та или иная сумма.

 

 

 

2. Анализ зарплаты по сотрудникам

 

Наиболее информативным инструментом для контроля сальдо взаиморасчетов на начало и конец месяца, а также для оценки динамики выплат является группа отчетов «Анализ зарплаты по сотрудникам». В зависимости от поставленной цели можно выбрать один из предустановленных вариантов, доступных в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»:

 

• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период): Предназначен для получения сводной информации о «входном» и «выходящем» остатке задолженности учреждения перед сотрудниками (или сотрудников перед учреждением) без разбивки по месяцам внутри периода. Отчет наглядно демонстрирует, насколько закрыт долг за месяц с учетом ранее имевшейся переплаты или недоплаты.

 

 

• Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно): Предоставляет данные в динамике, позволяя проследить, как формировалось сальдо расчетов последовательно за каждый месяц выбранного интервала.

 

 

• Анализ зарплаты по сотрудникам по источникам финансирования: Критически важный отчет для государственных (муниципальных) учреждений, работающих с несколькими источниками финансового обеспечения (субсидии на госзадание, приносящая доход деятельность и др.). Отчет позволяет исключить ошибки межвидовой кредиторской задолженности, контролируя расчеты строго в разрезе кодов видов финансового обеспечения.

 

 

При формировании данных отчетов рекомендуется устанавливать флаги детализации:

 

• «Выводить отчет по сотрудникам» – для перехода от обобщенных данных по подразделениям к персональному анализу.
• «Разворачивать по начислениям и удержаниям» – для анализа составляющих итоговых начислений и анализа сальдо (из каких начислений сложился долг учреждения).

 

3. Отчет «Задолженность по зарплате»

 

В отличие от представленных выше отчетов, данный отчет учитывает суммы в разрезе месяца выплаты и месяца начисления, а не по датам фактического перечисления денежных средств на карточки или в кассу.

Отчет находится в разделе «Выплаты» – «Отчеты по выплатам».

В отчете наглядно отражаются:

• Задолженность учреждения перед сотрудниками на начало и конец периода;
• Суммы, начисленные за период;
• Суммы, выплаченные за период.

 

 

4. Анализ НДФЛ

 

Корректность отражения налога на доходы физических лиц (НДФЛ) напрямую влияет на достоверность данных о задолженности, так как исчисленный налог уменьшает сумму, подлежащую выплате сотруднику «на руки».

 

Для проверки НФДЛ в целом по организации в разрезе месяцев получения дохода можно воспользоваться отчетом «Анализ НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам»).

Отчет позволяет выводить детальные записи с помощью функций в шапке отчета:

• Суммы до/с превышения;
• По сотрудникам;
• Возврат налога;
• Вычеты по кодам;
• Зачет авансовых платежей.

 

 

При необходимости проверки НДФЛ по конкретному сотруднику в настройках отчета присутствует возможность выбора сотрудников по кнопке «Подбор».

 

 

Также проверить НДФЛ по одному сотруднику можно воспользовавшись отчетом «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам»).

В шапке данного отчета выбирается период, сотрудник. Отчет формируется в разбивке по месяцам, документам-основаниям. Выводится отдельная колонка «Осталось удержать».

 

 

Важно помнить! Все отчеты по НДФЛ выводят информацию по правилам налогового учета, в котором доход признается по датам фактического получения (выплаты).